«Быть компетентным, означает быть способным контролировать и управлять тем, что есть в окружении, и самим окружением», - философ Л. Рон Хаббард.
С 2007 я лично описал порядка тысячи процессов в небольших, средних и крупных корпорациях. Разработал собственную методику их описания и оптимизации, обучил ряд бизнес-аналитиков. Один из моих учеников до сих пор занимается реорганизацией крупного промышленного холдинга.
Итак, вы хотите улучшить результаты компании и намерились упростить, ускорить исполнения бизнес-процессов или уменьшить их себестоимость. Отличная идея.
Поделюсь несколькими советами по ускорению процессов, сокращению возможности совершения сотрудниками ошибок, что ведет к улучшению экономических показателей.
Первое, ищите части процессов, где сотрудники совершают ошибки. Хорошо вникните, в чем там дело. Придумайте чек-лист (контрольный список), следуя которому можно делать работу правильно. Добейтесь, чтобы сотрудники сверялись с этим списком и не допускали оплошностей, настаивайте, чтобы они ставили свою подпись. Это персонифицирует ответственность. Я наблюдал, как переводчики пользовались чек-листами, когда проверяли качество переведенного текста, сверяясь с его пунктами. Это простой и практичный способ снизить потери времени на переделки.
Второе, находите и устраняйте дублирование функций. Бывает так, что один и тот же отчет готовят сотрудники разных отделов. Например, руководители различного уровня запрашивают определенные отчеты, суть их одна и также, но вот форма разная. Это удваивает, утраивает работу. В этом случае целесообразнее договориться о единой форме отчета, которая устроит всех.
Третье, вы можете обнаружить отчеты или другие документы, которые никому не нужны. Иногда сотрудники делают их просто для себя или потому что предшественник делал их и вроде как это исторически сложилась. Сокращайте бесполезную работу.
Четвертое, ускорьте исполнение процесса, внеся полезные изменения. Например, сократите количество лиц, участвующих в согласовании договоров в зависимости от стоимости закупаемых товаров или услуг. Нецелесообразно пропускать договор на покупку какой-нибудь канцелярки ценой 10 тысяч рублей через 7 заместителей генерального директора. Пользуйтесь типовыми формами договоров и упрощенной процедурой согласования. Добейтесь, чтобы совещания проходили согласно повестке, а участники приходили на них подготовленными. Пусть кто-то выступит модератором и не позволит превратить совещание в балаган. Просите участников не использовать профессиональный сленг, если собрались представители разных функциональных направлений. Чтобы убрать желание использовать совещание как альтернативу работе вы можете показывать участникам себестоимость его проведения, которая будет обновляться каждые 10 секунд исходя из ставки аренды помещения и размера зарплат участников.
Подытожим, устраняйте ошибки путем внедрения чек-листов, сокращайте бесполезную работу по подготовке одних и тех же отчетов сотрудниками разных отделов, сокращайте количество согласующих лиц, если стоимость договора копеечная, проводите совещания быстро и продуктивно согласно его повестки, пусть участники готовятся заранее. Следите, чтобы оно не превратилось в балаган, демонстрируйте участникам себестоимость проведения совещания, чтобы у них не было желание посидеть подольше.
Есть еще сотни способов оптимизации процессов, однако часто бывает достаточно использования здравого смысла. Итоговая себестоимость и разумный контроль рисков только помогут в этом.
Автор: Евгений Верухин, бизнес-архитектор
