Некоторые говорят, что «Совещание хорошая замена работе». Кто-то их любит, кто нет. Совещание должно приводить к разрешению какого-то вопроса просто исходя определения самого слова. Его плюс в том, что можно рассмотреть какой-то вопрос с разных сторон и достаточно быстро прийти к взвешенному решению.
Давайте рассмотрим, как можно провести совещание эффективно.
Первое, необходимо заранее уведомить всех участников, чтобы они могли спланировать свой день. Иначе кто-то будет мысленно отсутствовать, размышляя над каким-то важным вопросом.
Второе, должна быть повестка совещания, в которую включены вопросы для обсуждения. Без нее совещание может превратиться в балаган, либо кто-то придет неподготовленным. В обоих случаях эффективность значительно снизится. Повестка дня также рассылается участникам заблаговременно.
Третье, должен быть составлен и заранее направлен участникам совещания пакет документов, если таковые будут рассматриваться в рамках обсуждения вопросов и выработки решений. Без этого эффективность может быть значительно снижена, так как участники придут не подготовленными.
Четвертое, должен соблюдаться регламент проведения совещания, с которым должны быть ознакомлены все присутствующие. Он может включать очередность рассмотрения вопросов, порядок заслушивания мнений, порядок голосования за то или иное решение, правила поведения касательно пользования мобильным телефоном, замены участника и другие.
Пятое, участники, по возможности, не должны использовать сложную терминологию, относящуюся к своим профессиональным областям.
Шестое, председательствующий должен самостоятельно или путем голосования принимать решения по каждому необходимому вопросу. Обязательно необходимо назначить ответственного за реализацию принятого решения, срок исполнения и соисполнителей, если это необходимо.
Седьмое, ответственный должен вести протокол совещания, хорошо, если он обладает навыками стенографии, если нет, то допускается ведение аудиозаписи. Ответственный, по просьбе председательствующего, заносит принятые решения в протокол совещания.
Восьмое, протокол должен быть оформлен требуемым образом и направлен для исполнения. Обязательно должен быть контроль исполнение принятых решений.
Интересное замечание по поводу собрания сделал философ Л. Рон Хаббард: «Цель собрания персонала заключается в том, чтобы выработать у команды дух взаимного сотрудничества, а также скоординированность действий. Это показывает прямую зависимость между величиной их премиальных и производством – и тем самым дает возможность контролировать свой доход».
Эти простые правила помогут повысить эффективность проведения совещаний.
Автор: Евгений Верухин, бизнес-аналитик
