Кадровый документооборот представляет собой действия по оформлению, обработке, хранению, учету и уничтожению нормативных актов, связанных с деятельностью сотрудников предприятия. Он включает в себя все документы компании, в которые входят трудовые договоры, приказы о приеме на работу, об увольнении, отпусках и другие.
Для чего нужен кадровый документооборот
Кроме понимания, что такое кадровый документооборот, важно знать, для чего он необходим в каждой компании. Правильно построенная работа с бумагами является важной частью кадровой работы на предприятии. Документооборот позволяет:
- оптимизировать работу кадровой службы за счет автоматизации процессов документооборота;
- обеспечить своевременное и качественное составление документов;
- снизить риски нарушения трудового законодательства, ошибок в документах и судебных исках;
- обеспечить сохранность документов, необходимых для юридических и налоговых целей;
- оптимизировать управление штатом и снизить затраты на кадровое администрирование.
Кадровый электронный документооборот
В последние годы все больше предприятий переходят на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Эта система позволяет автоматизировать все процессы управления персоналом, от подготовки и подписания документов до их хранения и уничтожения.
Для компаний существуют также и иные плюсы КЭДО:
- Ускорение процесса документооборота. Электронные документы создаются, обрабатываются и подписываются намного быстрее, чем бумажные.
- Уменьшение затрат. КЭДО позволяет сэкономить на бумаге, расходных материалах и почтовых расходах.
- Повышение безопасности и конфиденциальности данных. Электронные документы защищены от несанкционированного доступа, потери и повреждения.
- Удобство и доступность. КЭДО позволяет обмениваться файлами в любое время и из любого места.
- Соответствие требованиям действующего законодательства. Применение КЭДО помогает соблюдать требования законодательства в отношении хранения и уничтожения кадровых документов.
Как внедрить КЭДО
Внедрение КЭДО – это комплексная работа, для которой необходима тщательная подготовка. Чтобы внедрить электронный кадровый документооборот, необходимо:
- Выбрать и внедрить необходимое ПО.
- Обучить персонал работе с нововведениями.
- Составить и подписать внутренние документы, регламентирующие порядок использования КЭДО.
- Обеспечить безопасность и сохранность электронных кадровых документов.
Внедрение КЭДО является неотъемлемой частью современного HR-управления, обеспечивая компаниям конкурентное преимущество, улучшенную эффективность и соблюдение законодательства. Используя инновационные технологии в управлении персоналом, предприятия могут достичь новых высот в развитии своего бизнеса.
Запись Что такое кадровый документооборот впервые появилась Полит-грамота.
