Компания «ГЭНДАЛЬФ» завершила внедрение программы «Скан-Архив» в ООО «Энергия» (Пролетарск).
Это один из крупнейших производителей зерна в Ростовской области. ООО «Энергия» на рынке с 1995 года, зерновые культуры компания поставляет в разные регионы России. Основные направления работы «Энергии» - растениеводство и животноводство, транспортная логистика, производство хлебобулочных изделий, выращивание пшеницы, ячменя, кукурузы, подсолнечника, риса, сои. В штате компании больше 300 сотрудников.
Многообразие и масштаб работы «Энергии» отразились на количестве документов, которое в месяц увеличивается примерно на 1 тысячу. Бумажных реестров в компании не вели, а сами документы хранили в большом архивном помещении, где один их поиск занимал по несколько часов. Сложности с хранением и поиском мешали подготовке к проверкам контролирующих органов: каждый пакет нужных бумаг приходилось искать вручную, делать ксерокопии, отправлять и потом возвращать на места оригиналы. Поэтому в бухгалтерии «Энергии» начали подбирать программу, которая решила бы накопившиеся трудности. Такой программой стал «Скан-Архив» - разработка компании «ГЭНДАЛЬФ» для создания электронного архива документов.
В бухгалтерии «Энергии» работает 12 человек, и прежде запросы документов из архива отнимали у сотрудников много времени. Установка «Скан-Архива» дала ощутимые результаты: теперь все документы сканируются и заносятся в базу сразу при поступлении. Кроме того, этим процессом занимается всего 1 человек и тратит на него около недели в течение каждых 3 месяцев. Электронный архив помогает и в подготовке к проверкам, и в работе с контрагентами: доступ к документам есть в любой момент, надо только распечатывать скан-копии и отправлять по нужному запросу.
Рассказывает главный бухгалтер ООО «Энергия» Ольга Куценко:
- Пока в «Скан-Архиве» треть наших текущих документов, потому что мы переводим туда только счета покупок, товарные и товарно-транспортные накладные. С документами по продажам пока не начинали работать. Но программа уже показывает заметные результаты: хранить, находить и предоставлять по запросам документы стало в разы проще и быстрее. Как главный бухгалтер, я программой довольна.
