Как доказать договорные отношения в Севастополе, если договора нет

За последние несколько десятилетий достижения научно-технической сферы бурно изменили жизнь современного человека. Появились новые средства общения, средства записи, хранения, воспроизведения информации. Данные достижения не могли остаться не интегрированными в социально-экономическую сферу и соответственно не повлиять на правовую надстройку. В противном случае стабильность гражданского оборота была бы нарушена отсутствием правового регулирования вновь возникших общественных отношений.

Таким образом, действующим законодательством Российской Федерации допускается оформление сторонами гражданских правоотношений сделок с использованием факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи, т.е. электронного обмена документов, что закреплено в статьях 71, 160, 434 Гражданского кодекса РФ, согласно с которыми «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Из указанного следует, что законодательством РФ предоставляется возможность использования факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде) в качестве вещественных доказательств, в том числе в судебном процессе в случае возникновения спора.

Анализ судебной практики в части приобщения факсимильных копий документов и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде) в качестве доказательств, позволяет сделать следующие выводы:

1. Факсимильные копии документов и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде) расцениваются судом как доказательства по делу при условии наличия в договоре/соглашении пункта, в соответствии с которым данные копии имеют статус оригиналов.

2. Скриншоты экранов, распечатки электронных почтовых отправлений не являются надлежащим и бесспорным доказательством в суде.

3. Копии писем, полученные по средствам электронной почты, являются доказательством в суде, при условии, если другая сторона не предоставит суду не тождественные между собой копии и если возможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

4. Электронные документы и документы, переданные посредством факсимильной связи являются доказательствами при условии, что порядок обмена документами через факсимильное устройство связи или через сеть «Интернет» предусмотрен заключенным между сторонами контрактом.

Таким образом, можно выделить три вида документов (помимо оригиналов), подтверждающих факт заключения и исполнения соответствующих договоров:

- копии документов, переданных с использованием факса;

- копии документов, переданных в сканированном виде с использованием сети «Интернет»;

- скриншоты экранов, распечатки электронных почтовых отправлений (уведомлений об отправлении электронного письма).

Между тем, в целях защиты своих прав при ведении предпринимательской деятельности, процесс заключения и исполнения соответствующих договоров должен сопровождаться обменом исключительно оригиналов документов.

Однако, при заключении и исполнении договоров путем обмена факсимильными копиями документов либо электронными документами и в целях минимизации рисков, рекомендуем следующее:

1. в тексте основного договора:

- предусмотреть возможность передачи документов по факсу или электронной почте;

- установить таким документам статус оригиналов;

- конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами.

2. Организовать ведение журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, переданной и полученной посредством факсимильной связи и электронной связи.

3. Проекты документов, передаваемых контрагенту для согласования, направлять без подписи уполномоченного лица.

4. В соответствии с налоговым законодательством и законодательством о бухгалтерском учете, первичная документация, оформляемая в ходе исполнения соответствующего договора, должна быть представлена только в виде оригинальных документов.

5. Текст основного договора, дополнительные соглашения к договору, а также соглашение о расторжении договора должны быть представлены в оригиналах.

Порядок обмена электронными документами, а также «факсовыми копиями» документов должен быть обязательно согласован Сторонами и закреплен в Договоре. От грамотных формулировок данных условий, зависит возможность использования «не оригинальных» документов при урегулировании споров между сторонами.

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, в этом случае признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

На самом деле даже копия договора при определенных условиях может иметь значение в суде. В особенности, когда другая сторона не может предоставить иной текст договора и совершила по нему конклюдентные действия, а также упоминала его в переписке.

Конклюдентными действиями, то есть, действиями, не в форме устного или письменного волеизъявления, а поведением, принято считать, в частности:

внесение аванса;

• начало производства работ после получения проекта договора;
• оформление товарно-транспортных накладных;
• передача технического задания и проектной документации;
• поставка товара, выполнение работ, оказание услуг;
• фактическое принятие товаров, работ и услуг и (или) их оплата.
• конклюдентным действием также считается молчание при условии, что оно предусмотрено законом, обычаем делового оборота либо вытекает из прежних отношений сторон (п. 2 ст. 438 ГК РФ).

Максимально обезопасить себя или свое предприятие при заключении подобных договоров возможно частичной предоплатой со ссылкой на договор.

Если совершены действия, прямо выражающие ответчика волю установить правоотношения по совершению сделки, т.е. были совершены действия по выполнению условий договора, например, принятие товара или услуг, у суда есть основания руководствоваться при разрешении спора ст.ст. 433, 434, 435, 438 ГК РФ и оценить сканированную копию договора в качестве допустимого доказательства.

Кроме того, правоотношение и намерение к исполнению обязанностей и по устному или сканированной копии договора можно:

• накладными (если договор поставки),
• актами выполненных работ (если договор об оказании услуг) со ссылкой на договор, направленными второй стороне,
• актами приёма-передачи имущества или оказания услуг, что подтвердит тот факт, что имущество получено, услуги оказаны, работы выполнены,
• финансовыми документами, подтверждающими оплату поставки именно того товара, получение которого подтверждает акт (накладная).

Так, если денежные средства передаются после получения имущества, то в расходном кассовом ордере в качестве основания платежа должно быть указано, что денежные средства перечислены за товары, переданные по конкретному акту.

В случае если товары передаются после оплаты, то в накладной должно быть указано, что она составлена к конкретному платёжному поручению.

Присутствие такой перекрёстной ссылки будет свидетельствовать о том, что документы оформляют передачу имущества и выплату средств, и позволит суду при наличии спора основании указанных письменных доказательств, как связанных между собой документов, квалифицировать сделку именно так, как предполагали стороны при её заключении.

Безусловно, наилучшим вариантом является получение подлинника договора. Но известно, что многие умышленно или по случайности забывают переслать подлинник договора. Поэтому в таких случаях необходимо скрупулезно указывать в своей переписке номер, дату, пункты договора, на которые ссылаетесь, а также обозначать в назначении платежа заказчика все его реквизиты.

То есть, формально тот факт, что договор не заключён в письменной форме, не повлечёт за собой санкций. Договор не становится недействительным из-за нарушения требований к его форме. Кроме того, как указано выше, закон даёт возможность доказывать наличие договорённостей иными документами (п.1 ст. 162 ГК РФ).

Следует обратить внимание, что в отдельных случаях закон прямо предусматривает особый порядок заключения договор, при котором обмен письмами не будет являться достаточным доказательством.

В частности, если:

• предусмотрен обязательный нотариальный порядок удостоверения сделки (п. 1 ст. 161 ГК РФ);
• предусмотрена обязательная государственная регистрация договора;
• предусмотрен обязательный порядок проведения торгов для заключения договора;
• стороны заранее оговорили, что договор будет заключен только путем подписания единого документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ);
• в силу закона договор может быть заключен только путем подписания единого документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ).

Это договоры продажи недвижимости, продажи предприятия, аренды здания или сооружения, аренды предприятия, договор страхования. Суды в таких случаях, как правило, исходят из того, что представленные в доказательство документы не отвечают требованию закона к форме договора. В отношении остальных видов договоров основной риск и сложность при использовании электронной переписки состоит в том, чтобы доказать факт отправления письма именно контрагентом, а не кем-то другим.

К указанному, наилучшим способом является предупреждение рисков путем обмена оригиналами документов с помощью почтового отправления, поскольку такие доказательства, как «иные» документы, кроме подлинников договоров или их факсимильных копий все же могут иметь следствием безвозвратную утрату имущества.