ИТ-интегратор «Первый бит» автоматизировал процессы управленческого учета, бюджетирования и казначейства для группы компаний White Group, ведущего девелопера и застройщика в регионах Урала.
White Group реализует проекты по строительству многоквартирных домов с 2016 года. Для автоматизации учета в холдинге использовали комплексное отраслевое решение «БИТ.Строительство». Однако, топ-менеджменту группы компаний не хватало возможности оперативно получать данные о состоянии своего бизнеса и выполнению бюджетных планов, чтобы принимать верные решения «в моменте».
Весь учет в White Group носил отложенный характер, обычно присущий регламентированной отчетности. Из-за этого управленческие решения принимались с опозданием, что негативно влияло на финансовые результаты.
Чтобы решить обнаруженные проблемы, руководство ГК White Group обратилось в челябинский офис ИТ-интегратора «Первый Бит» с запросом на оптимизацию процессов бюджетирования. Команда Первого Бита предложила реализовать необходимый функционал при помощи модуля «БИТ.Строительство/Управленческий учет».
«БИТ.Строительство/Управленческий учет» представляет собой специальную версию системы для управления финансами бизнеса «БИТ.ФИНАНС», адаптированную для строительных компаний, использующих в свой работе отраслевые учетные системы «БИТ.Строительство». Продуктовые линейки «БИТ.Строительство» и «БИТ.ФИНАНС» разработаны и поддерживаются компанией «Первый Бит».
Использование модуля «БИТ.Строительство/Управленческий учет» вместо внешнего решения позволило White Group исключить необходимость двойного ввода информации и обеспечить формирование бюджетной отчетности в режиме онлайн.
До проекта в компании использовались разнообразные формы типа бюджета движения денежных средств и комбинированные формы. Это вело к методологическим затруднениям, не позволяющим быстро давать исчерпывающую информацию по эффективности и результативности различных объектов управления: объектов производства, функций заказчика-застройщика (включая технический контроль), а также подразделений, занимающихся обеспечением и управлением бизнесом.
В ходе проекта специалисты ИТ-интегратора разработали для White Group финансовую структуру, помогли вычленить бюджет доходов и расходов. Команде удалось полностью отказаться от комбинированных бюджетных форм. Они были разделены на кассовый метод и метод начисления, плановые и фактические данные на уровне бюджетной политики компании. Спроектированы формы бюджета движения денежных средств (БДДС), с возможностью использования части показателей в бюджете доходов и расходов (БДР).
Команда проекта определила пять видов центров финансовой ответственности (ЦФО) в White Group: центр консолидации (для учета прибыли по группе); центры прибыли для каждого комплекса объектов; центр затрат по функциям заказчика-застройщика; центр затрат по функциям технического заказчика; центры затрат по функциям обеспечения и управления бизнесом. Для каждого ЦФО разработан состав показателей для использования в автоматизированной бюджетной системе.
«Благодаря профессионализму сотрудников Челябинского филиала Первого Бита, теперь мы можем автоматически формировать операционные бюджеты и постоянно контролировать их исполнение. Помимо этого, внедрение подсистемы «Казначейство» позволило нам избавиться от кассовых разрывов и автоматизировать весь цикл жизни заявок на расходование денежных средств», – рассказала Елена Самойлова, финансовый директор группы компаний White Group.
Помимо основных задач проекта, специалисты Первого Бита смогли в три раза ускорить среднее время согласования проектов договоров при помощи подсистемы «Договоры и закупки». Также был реализован автоматический сбор данных для контроля поступлений по эскроу-счетам путем трансляции данных из регламентированного учета, управленческого учета и оборотов по бюджетам.
Основные этапы проекта по автоматизации управленческого учета и бюджетирования для ГК White Group заняли чуть больше одного календарного года. Девелопер перешел на новую бюджетную модель, и у руководства появилась возможность оперативно контролировать финансовые показатели как всей группы компаний, так и отдельных объектов и организаций.
Также челябинский офис «Первого Бита» избавил застройщика от кассовых разрывов, помог в несколько раз ускорить процессы согласования договоров и упорядочил утверждение заявок на расходование денежных средств.
