Как правильно формировать электронные чеки — рассказывает LIFE PAY
Согласно 54-ФЗ, бизнес может выдавать клиентам как печатные, так и электронные чеки. Как правильно формировать и когда допустимо их использовать — рассказывают эксперты LIFE PAY. Что такое электронный чек?
Электронный чек — также же кассовый документ, как и привычный всем бумажный, только в цифровом виде. Он также позволяет покупателю делать возвраты и налоговые вычеты, как и бумажный чек. Он может предоставляться по требованию клиентов в любых торговых точках.
Согласно п. 1.1.2 54-ФЗ, предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу для проведения платежей и выдачи бумажных или электронных чеков.
Бумажные чек можно заменить электронным, если его можно отправить покупателю по одному из следующих каналов:
- через SMS;
- в мессенджер (VK, Viber, WhatsApp), привязанный к номеру телефона;
- по электронной почте.
ВАЖНО! Самое главное условие, при котором может быть отправлен электронный чек, — клиент должен указать номер телефона или электронную почту перед совершением платежа, иначе это противоречит 54-ФЗ.
Чек отправляется клиенту лицом, осуществляющим платеж, то есть кассиром или платежным агентом.
Этот процесс также может быть автоматизирован с помощью сервисов ОФД (Оператора фискальных данных), с которым заключен договор. Для оплавки чеков в SMS, необходимо приобрести пакет сообщений. Отправка чеков по электронной почте осуществляется бесплатно.
Чем электронные чеки отличаются от бумажных?
Электронные чеки имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, но различия все же есть.
- Кассир распечатывает чек независимо от того, нужен он клиенту или нет. Электронный чек действителен, если клиент согласен получить его вместо бумажного.
- Обязательно нужно запросить контактные данные. Для печатного чека в них нет необходимости. Для отправки электронного чека клиент должен сообщить номер телефона или адрес электронной почты, на который он хочет получить чек в момент оплаты.
Поскольку номера мобильных телефонов и адреса электронной почты являются персональными данными, существуют определенные правила их сбора и обработки:
— Объясните получателю, для чего используются эти данные: подробности можно найти в статьях 5 и 6 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных";
— Вы не можете использовать данные в иных целях в соответствии с Письмом Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П 11-15054-ОГ.
- Долговечность. Бумажные чеки достаточно быстро приходят в негодность, а электронные можно в любой момент просмотреть на смартфоне или в приложении ФНС "Мои чеки онлайн".
- Существует ограничение по времени выдачи чека. Если бумажный чек должен быть выдан сразу после оплаты, то электронный согласно 192-ФЗ должен быть отправлен:
1. не позднее следующего дня после оплаты
2. в момент получения получателем посылки от курьера в случае интернет-продаж
Что должно быть в электронном чеке?
Чтобы электронный чек имел юридическую силу, он должен содержать обязательные сведения. Их перечень указан в статье 54-ФЗ 4.7 и в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662.
Набор сведений отличается в зависимости от способа получения чека: по почте или в SMS.
SMS на номер телефона
SMS-версия электронного чека имеет ограниченное количество символов, поэтому законодательство разрешает указывать лишь основную информацию:
- Наименование документа
- Дата и время покупки
- Итоговая сумма
- Регистрационный номер кассового аппарата
- Фискальный признак
- Ссылка на полную версию на сайте ОФД.
В мессенджеры
Чеки в мессенджерах отправляются в виде изображения, PDF-файла или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. Ссылка ведет на страницу с полной электронной версией квитанции.
Важно! не удалять такие чеки, чтобы была возможность вернуть товар.
На электронную почту
- Письмо с чеком более подробно, в отличие от SMS-версии
- Общие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Порядковый номер смены
- Дата, время и адрес магазина/офиса
- Название организации или индивидуального предпринимателя
- Признак расчета
- Наименование товара, работы или услуги
- Ставка НДС
- Стоимость единицы товара
- Скидка
- Итоговая сумма;
- Способ оплаты - наличная или безналичная оплата;
- Регистрационный номер кассового аппарата;
- Номер фискального накопителя;
- Фискальный признак документа;
- Сайт для проверки подлинности чека;
- Номер фискального документа;
- Должность и ФИО кассира
- ИНН организации или индивидуального предпринимателя
- QR-код размером не менее 2 x 2.
Обязательные реквизиты для электронного чека — это:
- Номер телефона или электронной почты покупателя;
- номер версии ФФД;
- Код формы фискального документа;
- Система налогообложения
Если в продаже задействован платежный агент, необходимо указать следующие данные:
- Сумма вознаграждения агента;
- Номера телефонов агента, поставщика и оператора, принимающего платеж
Сотрудники в спешке вводят неправильную сумму на кассе? Ваша прибыль уходит на оплату штрафов от налоговой, менторов для обучения и выплату зарплаты сотрудникам, хотя они не выполняют свои непосредственные обязанности
LIFE PAY предлагает автоматизировать процесс формирования чеков
Никаких лишних действий — фискализация происходит сразу после приема оплаты. Обезопасьте себя от ошибок и лишних трат — подключите Облачную кассу LIFE PAY
QR-коды на чеках
QR-коды — это двухмерные коды в виде квадрата 2 Х 2 см, которые кодируют следующие данные:
- Время и дата платежа
- Номер фискального документа
- Признак расчета
- Общая сумма
- Номер ФН
- Фискальный признак документа.
Покупатель может проверить эту информацию, отсканировав код на чеке.
QR-коды — это возможность добавить к чеку дополнительную информацию, например, веб-сайт магазина или информацию о скидках.
Электронные чеки для маркированных товаров
Для правильной фискализации оплаты маркированных товаров, помимо вышеперечисленных данных, чек должен содержать:
- Код товара;
- GTIN
- Серийный номер.
- Символ маркировки [М].
ВАЖНО. Эти данные не обязательны для печатной версии
Могу ли я отправлять электронные чеки вместо бумажных?
Предприятия розничной торговли обязаны выдавать чеки своим покупателям в любом случае. По умолчанию это бумажный документ, формируемый онлайн-кассой. Он может быть отправлен и в электронном виде при соблюдении условий ст. 54-ФЗ 1.2.
Когда вместо бумажных можно выдавать электронные
- по просьбе клиента (в противном случае выдается бумажный чек);
- если клиент до оплаты предоставил номер телефона или адрес электронной почты;
- у продавца есть техническая возможность передать информацию в электронном виде.
Предприниматель не обязан проверять подлинность контактных данных покупателя. Поэтому продавец не несет ответственности, если покупатель указал неверный номер телефона или адрес электронной почты.
Юридическая сила электронных квитанций
О равенстве юридической силы электронных и бумажных чеков говорится в письме Минфина от 12.10.2017 № 03-01-15/66784.
По закону электронные чеки приравниваются к кассовым чекам на бумаге, если совпадает следующая информация:
- регистрационный номер кассы
- сумма оплаты, ее дата и время
- фискальный признак документа
- ссылка на скачивание чека
Об этом говорится в абзаце 4 пункта 1.2 статьи 54-ФЗ.
Получатели могут проверить подлинность электронных квитанций по QR-коду или реквизитам с помощью приложения "Проверка кассовых чеков налоговой службой РФ" или на сайте ОФД.
Когда нельзя использовать электронные чеки
Если кассовый аппарат работает в обычном режиме, он может формировать электронные чеки. В автономном режиме (то есть без интернета) печать бумажных чеков является обязательным требованием, предусмотренным статьями 54-ФЗ 1.2 и 2.7.
Во всех случаях, когда невозможно сформировать электронный чек, печать обычного является обязательной.
Испытываете сложность в получении и обработке информации о платежах и чеках из разных систем и личных кабинетов? Так бывает, если данные о продажах не связаны с фискальными данными. Точный и грамотный учет занимает время, а при ошибках — штрафы от налоговой
Не отправляете клиентам чеки?
С 1 января 2023 отменен мораторий на проверку бизнеса. Надзорные ведомства долго ждали этого момента. Поэтому рекомендуем вам соблюдать кассовое законодательство во избежание ответственности.
Продукты LIFE PAY помогают полностью управлять продажами, фискализировать оплату и формировать чеки для клиентов