В сервисе кадрового ЭДО HRlink появился модуль для работы с самой ресурсозатратной для специалистов категорией документов — локальными нормативными актами (ЛНА). Благодаря ему сроки ознакомления сотрудников с документами можно сократить с нескольких месяцев до 2-3 дней. Модуль не только уменьшает нагрузку на кадровых специалистов, но и позволяет избегать штрафов за просроченное подписание ЛНА.
Основная сложность в оформлении ЛНА — их массовость. Ознакомиться и подписать акты должны все сотрудники компании. Кадровые специалисты, особенно в компаниях с численностью от 100 человек, тратят много времени и сил на работу с ними: приходится постоянно актуализировать информацию о том, кто из сотрудников еще не подписал документы. Если же сотрудник переходит на новую должность, пакет бумаг нужно собрать и заверить заново. При этом несоблюдение сроков подписания ЛНА грозит компании штрафом.
Модуль ЛНА в сервисе HRlink позволяет работать удаленно со всеми массовыми документами в сфере HR, включая правила внутреннего трудового распорядка, положения о работе с персональными данными и об оплате труда, должностные инструкции, договоры коллективной материальной ответственности, приказы и многие другие. Прямо в сервисе HRlink можно оформлять, отправлять сотрудникам и подписывать файлы с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), учетной записи на портале госуслуг (УНЭП ЕСИА) или через мобильное приложение «Госключ».
Кадровые специалисты могут узнать в режиме реального времени, кто уже видел документ, а кто еще нет. К каждому ЛНА формируется лист ознакомления, где зафиксированы даты отправки, просмотра и подписания документа сотрудниками. Лист ознакомления можно выгрузить в формате Excel.
Кроме того, в системе можно настроить гибкие маршруты согласования ЛНА, состоящие из нескольких этапов и участников, или фильтры для выборочной отправки документов. Рутинные процессы сводятся к минимуму, а кадровые специалисты получают возможность знакомить сотрудников с массовыми документами за 2-3 дня вместо нескольких месяцев.
«Оформление ЛНА — один из самых трудо- и ресурсозатратных процессов в сфере HR. Нередко кадровые специалисты вынуждены буквально бегать от сотрудника к сотруднику, чтобы получить все подписи. Если же команда территориально распределенная, приходится отправлять бумаги почтой и курьерской доставкой. Это дорого и долго — далеко не всегда удается вписаться во временные рамки подписания, установленные законодательством. Мы хотели упростить задачу для кадровых отделов и снизить риски штрафов для компаний — именно поэтому в HRlink появился новый модуль для ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами», — комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.
Сейчас модуль работает в тестовом режиме, но уже с начала 2023 года функциональность будет доступна клиентам HRlink бесплатно.
Справка:
HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.
