Эффективный и бесплатный сервис для подписания документов с помощью ЭЦП — https://dobyto.ru/sign/
Оформление служебных записок входит в функционал системы кадрового документооборота (КЭДО). Обычно их подают руководители отделов и специалисты среднего звена. В служебных записках руководителю сообщают о каких-либо фактах и ситуациях, которые нужно принять к сведению. Также на основании документа вы можете принимать кадровые решения, назначать расследование или другие мероприятия.
Статус служебной записки
В целом, этот документ обычно носит информационный характер. В его содержании можно: изложить свою позицию по определенном вопросу, предложить вариант решения проблемы;
описать ситуацию, которая возникла на уровне подразделения или при выполнении какой-либо задачи;
ответить на запрос руководителя в пределах своей компетенции;
попросить о принятии кадрового решения (например, при возникновении спора). Вы можете заранее описать круг вопросов, по которым будут оформляться служебные записки. Это упростит работу на будущее. Также можно подготовить примерные шаблоны записок, исходя из цели их оформления. Как вариант, вы можете использовать и систему докладных. Этот документ является аналогом служебных записок.
Подача и рассмотрение служебных записок в КЭДО
Оформляя служебную записку, ваши подчиненные будут действовать на основании общей инструкции. В сервисе ЭДО процесс идет так: работа ведется в личном кабинете (там можно найти подходящий шаблон или оформить документ «с нуля»);
подписать служебную записку можно УНЭП или простой подписью (зависит от статуса и полномочий специалиста);
после подписания документ регистрируется в системе, поступает на рассмотрение уполномоченному лицу;
если требуется реакция или решение по сути вопроса, оформляется соответствующий документ (например, приказ о начале расследования);
после завершения делопроизводства документ загружается в архив. Подробно опишите, кто и в каких случаях обязан рассматривать служебную записку. Иначе вы столкнетесь с ситуациями, когда загруженный документ будет долго «висеть» в системе без подготовки ответа.
Если на основании служебной записки принимается кадровое решение, на нее можно ссылаться: в приказах по личному составу;
в протоколах и актах служебного расследования;
в личных делах сотрудников;
в других внутренних документах, по мере необходимости. Иногда приходится иметь дело с коллективными служебными записками. Например, начальники нескольких отделов могут выдвинуть общее предложение по оптимизации работы или об общей проблеме. На записку можно дать единый ответ, указав получателями каждого и заявителей. Увидеть обратную связь можно в своем личном кабинете КЭДО.
Предлагаем уже сейчас перейти на КЭДО, чтобы упростить делопроизводство и взаимодействие в вашей компании! Подключайтесь к сервисам «Добыто»: телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.
