Управление организационными изменениями: Что это такое и как это сделать

Управление организационными изменениями – это важнейший процесс, который помогает компаниям преодолевать переходные периоды и адаптироваться к новым условиям. По мере развития организации часто сталкиваются с необходимостью внедрения изменений, которые могут существенно повлиять на их деятельность, культуру и общий успех.

В этой статье мы рассмотрим все тонкости эффективного управления организационными изменениями, а также предложим идеи и стратегии, которые помогут вашей организации процветать во времена перемен.

Что такое управление организационными изменениями?

Управление организационными изменениями – это структурированный подход, используемый для обеспечения плавного и успешного внедрения изменений в организации.

Этот процесс включает в себя управление изменениями путем подготовки, поддержки и помощи отдельным сотрудникам и командам в принятии новых методов, технологий или стратегий, которые соответствуют финансовым задачам организации.

Что вызывает организационные изменения?

Организационные изменения могут быть вызваны различными факторами, как внутренними, так и внешними. К внешним факторам относятся изменения на рынке, например появление новых конкурентов или изменение предпочтений клиентов, а также технологический прогресс, изменения в законодательстве или экономические условия. Внутренние факторы, с другой стороны, могут включать смену руководства, необходимость повышения эффективности или производительности, а также стремление адаптироваться к меняющимся потребностям или ожиданиям сотрудников.

Еще одна распространенная причина организационных изменений – необходимость реагировать на кризисные ситуации, такие как стихийное бедствие, утечка данных или глобальная пандемия. В этих случаях организации должны действовать быстро, чтобы адаптироваться к новым условиям и обеспечить непрерывность бизнеса.

Независимо от причины, организационные изменения – это необходимый и постоянный процесс, который помогает организациям оставаться конкурентоспособными и реагировать на постоянно меняющуюся бизнес-среду.

Важность управления организационными изменениями

Понимание важности эффективного управления организационными изменениями необходимо для любой организации, стремящейся к успеху. Вот некоторые ключевые моменты, на которые следует обратить внимание:

• Адаптивность: Организации, которые эффективно управляют изменениями, лучше адаптируются к изменениям на рынке и внутренним проблемам.
• Вовлеченность сотрудников: Хорошо реализованная стратегия управления организационными изменениями способствует вовлечению и принятию сотрудников, снижая сопротивление изменениям.
• Непрерывность бизнеса: Эффективное управление изменениями обеспечивает бесперебойное функционирование бизнес-процессов во время переходных периодов.
• Конкурентное преимущество: Организации, которые принимают изменения, могут использовать их для получения конкурентного преимущества перед своими соперниками.

Трансформационные изменения против постепенных изменений

Когда речь идет об организационных изменениях, существует два основных подхода: трансформационные изменения и постепенные изменения. Трансформационные изменения предполагают значительный сдвиг в стратегии, структуре или культуре организации, часто приводящий к полной перестройке ее работы.

Этот тип изменений обычно обусловлен внешними факторами, такими как рыночные потрясения или технологические достижения, и может оказать глубокое и значительное влияние на будущее организации.

Напротив, инкрементные изменения – это более постепенный и итеративный подход к управлению изменениями. Он предполагает внесение небольших, постоянных улучшений в существующие процессы и системы, а не реализацию одного масштабного изменения. Инкрементные изменения часто используются для адаптации к меняющимся рыночным условиям или для повышения эффективности и производительности с течением времени.

Хотя и трансформационные, и инкрементные изменения имеют свои преимущества, выбор подхода зависит от конкретных потребностей и целей организации.

В некоторых случаях для достижения желаемых результатов может потребоваться сочетание обоих подходов.

Процесс эффективного управления организационными изменениями

Систематический подход к управлению организационными изменениями может повысить вероятность успешного результата. Процесс управления изменениями обычно включает в себя три основных этапа: подготовку, внедрение и последующую реализацию.

1. Этап подготовки

На этапе подготовки организации закладывают основу для изменений. Это включает в себя:

• Определение необходимости изменений: Понимание того, почему изменения необходимы и каких целей они должны достичь.
• Привлечение ключевых заинтересованных сторон: Привлечение руководителей, менеджеров и сотрудников для сбора информации и формирования поддержки инициативы изменений.
• Оценка текущих процессов: Оценка существующих рабочих процессов и выявление областей, требующих улучшения.

2. Этап внедрения

На этапе внедрения происходят реальные изменения. Основные виды деятельности включают:

• Информирование об изменениях: Четкое донесение причин изменений и их преимуществ до всех сотрудников.
• Обучение и поддержка: Предоставление необходимого обучения и ресурсов, чтобы помочь сотрудникам адаптироваться к новым процессам или технологиям.
• Мониторинг прогресса: Отслеживание процесса внедрения, чтобы выявить любые проблемы или области, требующие корректировки.

3. Контрольный этап

Этап последующих действий обеспечивает устойчивость изменений во времени. Он включает в себя:

• Оценка результатов: Оценка того, достигли ли изменения намеченных целей, и выявление извлеченных уроков.
• Отмечать успехи: Признание и поощрение отдельных сотрудников и команд, которые внесли вклад в успешное внедрение изменений.
• Непрерывное совершенствование: Использование обратной связи для совершенствования процессов и подготовки к будущим изменениям.

Инструменты управления организационными изменениями

Для облегчения процесса управления организационными изменениями использование правильных инструментов – это дополнительный аспект, который необходимо учитывать на трех его этапах: подготовка, внедрение и последующие действия.

• Инструменты анализа: Оценка влияния изменений на различные сферы деятельности организации (матрица влияния), определение заинтересованных сторон и проведение SWOT-анализа, в котором рассматриваются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы, связанные с преобразованиями.
• Инструменты анализа организационной культуры: Документирование текущего и будущего состояния после преобразований с помощью серии опросов вовлеченных лиц.
• Инструменты коммуникации: Использование единой платформы в организации для распространения информации о причинах и новых задачах, связанных с процессом.
• Инструменты обучения: Семинары и встречи послужат местом для сотрудников, которым необходимо получить знания для адаптации к изменениям. Эти места также будут полезны для сбора отзывов о процедуре.
• Инструменты планирования: Создание плана с указанием целей, задач, ресурсов и сроков.
• Инструменты управления сопротивлением: Опросы и анкеты будут использоваться для выявления опасений и отношения сотрудников к изменениям.
• Инструменты мониторинга: Использование заранее определенных KPI для оценки успешности процесса и внесения необходимых улучшений.

Привлечение сотрудников к участию в инициативах по изменению организации

Получение одобрения со стороны всей организации, включая руководство, высший менеджмент, руководителей и сотрудников, имеет решающее значение для успеха любой инициативы по изменению. Вот несколько стратегий эффективного вовлечения сотрудников:

1. Привлекайте сотрудников на ранних этапах

Вовлечение сотрудников в процесс изменений с самого начала способствует формированию чувства ответственности и приверженности. Этого можно достичь с помощью:

• Сессии обратной связи: Сбор мнений о предлагаемых изменениях для рассмотрения проблем и предложений.
• Пилотные программы: Тестирование изменений на небольшой группе сотрудников перед полным внедрением.

2. Общайтесь открыто

Открытое и честное общение помогает укрепить доверие и уменьшить неопределенность. К ключевым практикам относятся:

• Регулярные обновления: Информирование сотрудников о ходе реализации инициатив по изменению.
• Решение проблем: Предоставление сотрудникам возможности высказать свои опасения и получить своевременный ответ.

3. Предоставление обучения и ресурсов

Предоставление обучения и ресурсов гарантирует, что сотрудники будут готовы к изменениям. Это может включать в себя:

• семинары: Проведение тренингов для ознакомления сотрудников с новыми процессами или технологиями.
• Ресурсы поддержки: Предоставление доступа к онлайн-ресурсам или группам поддержки для оказания помощи сотрудникам во время перехода.

4. Измерение успеха в управлении организационными изменениями

Чтобы определить эффективность инициатив по изменению, организациям следует установить ключевые показатели эффективности (KPI). Вот некоторые общие KPI, которые следует учитывать:

5. Опросы удовлетворенности сотрудников

Проведение опросов поможет оценить отношение сотрудников к процессу изменений и выявить области, требующие улучшения.

6. Показатели эффективности

Отслеживание показателей эффективности позволяет определить, привели ли изменения к желаемым результатам, таким как повышение производительности или удовлетворенности клиентов.

7. Показатели внедрения

Измерение скорости, с которой руководители и сотрудники организации внедряют новые процессы или технологии, может свидетельствовать об успехе инициатив по изменению.

Какова роль менеджера в управлении организационными изменениями?

Руководители играют важнейшую роль в успехе инициатив по изменению организации. Как лидеры, они отвечают за донесение до сотрудников концепции изменений, вовлечение их в работу и предоставление необходимых ресурсов и поддержки для обеспечения плавного перехода.

Одна из ключевых обязанностей руководителей в управлении организационными изменениями – создать ощущение срочности необходимости перемен. Для этого необходимо четко сформулировать причины изменений, потенциальные выгоды и последствия отказа от них. Способствуя общему пониманию важности перемен, руководители могут заручиться поддержкой и приверженностью сотрудников.

Еще один важный аспект роли руководителя – обеспечение постоянной поддержки и руководства для сотрудников на протяжении всего процесса изменений. Это может включать в себя предоставление обучения и ресурсов, решение проблем и вопросов, а также празднование успехов на этом пути. Проявляя сочувствие и понимание, руководители могут помочь сотрудникам справиться с эмоциональными проблемами, которые часто возникают в связи с переменами.

Наконец, руководители должны быть готовы адаптировать свой собственный стиль руководства и подход, чтобы поддержать инициативу перемен. Это может включать в себя более гибкий подход, сотрудничество и открытость к новым идеям или более директивный подход, когда это необходимо. Моделируя поведение и отношение, которые они хотят видеть в своих командах, руководители могут вселить уверенность и приверженность процессу перемен.

Оригинал статьи

Если вы уже погружены в процесс организационных изменений или только планируете их, приглашаем вас принять участие в бизнес-игре «2020 — Организационные изменения». Эта уникальная игровая симуляция поможет вам найти ответы на самые актуальные вопросы, связанные с эффективной и успешной трансформацией бизнеса. Вы сможете отработать на практике различные стратегии изменений, оценить их потенциальные результаты и избежать распространенных ошибок.