Гибкость и адаптивность компании определяется и способностью доставить грузы оперативно и вовремя и умением моментально находить самые разные решения для клиентов. Сэкономить время сотрудников при выполнении рутинных задач помогает автоматизация процессов, благодаря чему они могут использовать высвободившиеся часы на выполнение ключевых задач. Как автоматизировать логистическую компанию, почему в этом вопросе важна мотивация коллектива и почему оптимизация способствует увеличению прибыли, рассказывает генеральный директор ГК «Маршал», основатель онлайн-академии логистики Михаил Белоусов.
Во многих логистических компаниях сотрудники объединяют в себе сразу несколько функций. Например, менеджер по продажам, логист, диспетчер, специалист по документообороту и так далее. Предполагается, что он отработает и по холодным продажам, и счет клиенту выставит.
Казалось бы, зачем изменять схему, если компания работает? Затем, чтобы каждый отдельный сотрудник был закреплен за одним направлением. Этот подход позволяет ему сосредотачивать силы, прицельно работать с целями и задачами, углублять знания в своей области и становиться экспертом.
Поэтому первое, что необходимо сделать, — это разграничить функционал, а затем оцифровать бизнес-процессы.
Например, в нашей компании должности разведены. Каждый конкретный специалист занимается строго той областью, где он обладает экспертными знаниями. А значит, не распыляется на десятки разных рабочих процессов. Это позволяет ему намного быстрее достигать результатов.
Внедрение цифровых программ позволяет не только экономить время, но и организовать рабочий процесс, выстроить задачи и дедлайны. Кроме того, сотрудникам не нужно делать дополнительные клики, — ручную работу за них выполнит программа.
Даже за один год логистическая компания может оцифровать большинство процессов. Но сначала запишите все шаги на дорожную карту: внедрение ERP-системы, новых сервисов, миграция на другой софт. И ежемесячно сверяйтесь, что уже сделано, а что предстоит.
Например, в «Маршал» четырехступенчатая структура продаж: менеджеры по продажам, клиентские менеджеры, логисты и диспетчеры. Большую часть работы мы автоматизировали. Речь идет о таких процессах, как:
Интеграция сторонних ресурсов сокращает временные затраты. Пример: настройка с ATI.SU позволяет добавить реквизиты контрагента и контакты сотрудников в несколько кликов — нужно просто ввести ИНН и запустить бизнес-процесс.
Запросы тоже можно автоматически выставлять на площадках ATI.SU при помощи интеграции API: логисту останется отрабатывать входящие звонки перевозчиков и оформлять документацию. Конверсия закрытия заявок в «Маршал» таким образом выросла на 10-15% в зависимости от сложности направления, объема грузов, количества перевозчиков и других факторов.
Логистическая компания работает с различными сервисами («Битрикс-24», ATI.SU, сайт страховой). Сотрудникам приходится переключаться с одной платформы на другую. При этом такие действия можно исключить, создав единую экосистему. Она позволит коллегам работать «в одном окне», без переключения вкладок, сайтов и так далее.
Водите дополнительные методы поощрения. Сотрудники могут получать в компании процент на каждом этапе продаж от стоимости перевозки. Для разных категорий специалистов может быть разная система мотивации. Но именно автоматизация процессов помогает им увеличивать число сделок, соответственно, свои доходы.
Например, в «Маршал» сформировали из автоматизации корпоративную культуру. Сотрудники не только оперативно обучаются работе с новыми программами, но и дают рекомендации. Также мы объясняем, почему софт важен, чем полезен и как меняет внутренние процессы.
Когда цифровизация бизнеса оставляет больше времени сотрудникам на их ключевую работу, продуктивность увеличивается. Они знают свои задачи, ценят свое время, появляется стимул взаимодействовать с большим числом клиентов, привлекать новых перевозчиков. Улучшается и коммуникация.
По подсчетам ГК «Маршал», после полноценного внедрения механизмов автоматизации, компания увеличивает оборот в три раза. Бизнес-процессы идут быстрее, а значит будете наравне или даже оперативнее конкурентов.
Переход на автоматизацию — недешевый процесс. Но это необходимое вложение в будущее компании, ее развитие и долгосрочное присутствие на рынке.
Цифровые инструменты расширяют штат, так как бизнес масштабируется. Увеличивается оборот, маржа, число заявок, конверсия их закрытия.
Я рекомендую автоматизировать компанию как можно раньше, поскольку с увеличением персонала, объемов работы, сложнее оцифровать процессы и мотивировать коллектив. Например, начинать можно с CRM — уже это научить зарабатывать.
А создание собственной системы автоматизации и интеграции с внешними платформами и сервисами, поможет вашему бизнесу расти быстрее. При этом каждый сотрудник должен понимать и видеть, что такие процессы выгодны не только владельцу бизнеса, но и ему.
ГК «Маршал» — федеральная транспортно-экспедиционная компания, которая специализируется на проектной логистике и негабаритных перевозках на территории России и ближнего зарубежья. Работает на российском логистическом рынке с 2017 года.
