출근부터 퇴근까지 쉴 틈 없이 업무를 처리해야 하는 직장인들에게 시간 관리란 필수이자 능력이다.
빠듯한 업무시간 내에 모든 일을 처리해야 하는 직장인들의 업무 생산성을 높여주는 시간 관리 비법에는 정리의 노하우를 빼놓을 수 없다. 책상 위나 업무환경이 깔끔하게 정리 정돈되어야 필요한 것을 쉽게 찾고, 중요도를 쉽게 각인할 수 있다. 꼭 봐야 하는 것, 자료로 모아둘 것, 자주 사용하는 것 등 중요도에 따라 서류를 정리하고 프로젝트별로 구획을 정해 자료를 배치해야 한다. 컴퓨터 안의 폴더 정리 역시 마찬가지다.
‘월요병’이란 말이 생겨났듯이 직장인에게 월요일이란 피곤하고 지루하며, 주말 동안 쌓인 과중한 업무로 소득 없이 숨이 막히는 날이기도 하다. 화요일은 월요일에 미처 못한 업무 처리에 하루를 쏟고, 수요일이 되어서야 비로소 활력을 찾고 새로운 업무에 집중할 수 있다. 그러다 다시 금요일이 되면 들뜬 마음으로 여유가 생기게 되는데, 이런 요일별 업무 리듬을 잘 파악해 중요도에 따른 업무 스케줄을 짜는 것이 효율적이다.
업무를 빠르고 정확하게 처리하기 위해서는 업무 처리 속도를 높이는 것과 함께 업무량을 줄이는 것이 포인트다. 손이 빠르고 집중력이 좋아 아무리 빨리 업무를 처리해도 업무량이 지나치다면 업무 시간은 절대 줄어들 수가 없다. 여기저기서 부탁하는 업무를 모두 받아들이지 말고, 해내기 힘들다고 판단되면 과감히 거절하자. 거절이 힘들어 받아들인다면 결국 모든 일이 흐트러질 게 뻔하다. 당장 처리해야 할 업무량을 정확히 설명한 후 ‘NO’라고 말할 수 있는 능력이 필요하다.
오늘 할 일도 겨우 마쳤는데, 내일 할 일까지 미리 하며 야근을 자처하지 말자. 내일 할 일은 내일 해야만 하는 일이기도 하다. 미리 하면 내일의 상황에 따라 두 배, 세 배 일을 반복해야 할 수도 있다. 스스로 끊임없이 일에 쫓기는 일 중독 상태에 빠트릴 필요는 없다. 하루 업무가 조금 빨리 끝났다면 책상 정리나 스트레칭 등을 통해 업무로 쌓인 피로를 풀고, 내일을 위한 워밍업을 하는 것이 훨씬 더 현명하다.
누구에게나 똑같이 주어진 시간을 더 효과적으로 사용하고 싶다면 일의 우선순위를 정해야 한다. 기준에 따라 일의 중요도와 긴급도를 파악해 일을 하나씩 해 나가는 방법은 시간 관리를 어떻게 하는지조차 막막할 때 유용하게 활용할 수 있다. 일반적으로 일의 우선순위는 마감일, 다른 부서와 협력 업무, 관계자가 많이 얽힌 일 순으로 정하는 것이 좋다.
오늘 하루도 정말 숨 쉴 틈 없이 바빴다고 생각하지만, 막상 되돌아보면 쓸데없이 흘려보낸 시간이 어디에든 분명히 존재한다. 문서를 찾기 위해 애썼던 시간, 보고서 컨펌을 기다린 시간, 다른 팀원들로부터 업무가 넘어오는 데 걸린 시간 등이 그 시간이다. 이런 자투리 시간을 활용하면 다른 일을 더 에너지 넘치게 해낼 수 있다. 이 시간조차 치열하게 일하라는 것이 아니라 머리를 식히기 위해 요령껏 휴식하고 운동하며, 개인적 일 처리 등을 하라는 것이다. 쉴 시간이 어디 있냐며 불멘 소리만 하지 말고, 버려진 시간을 다시 돌아보자.
많은 직장인들의 문제점으로 지적되고 있는 것 중 하나가 업무 시간에 설렁설렁 일을 하고, 자연스럽게 야근을 하는 것이다. 이는 회사나 개인에게 시간과 비용, 체력 낭비를 하게 하는 악습관이다. 이렇게 되면 자기 생활도 가질 수 없이 스트레스만 쌓여 간다. 업무별로 스스로 마감 시간을 정해두고 그 안에 일을 모두 처리하려 애쓰자. 마감기한보다 여유 있게 정해두면 자신은 물론, 모두에게 이롭다. 긴장감으로 집중력도 높일 수 있으며 칼퇴근의 기쁨도 누릴 수 있다.
