Las reuniones son parte esencial de la vida empresarial, pero muchas veces se vuelven tediosas e improductivas. En América Latina, el 40% de las reuniones son improductivas, por lo que hay millones de dólares desperdiciados en encuentros sin sentido, duraciones largas y falta de organización y toma de decisiones.
Jeff Bezos, fundador de Amazon, ha compartido 4 reglas para garantizar que cada reunión sea efectiva y valiosa.
Estas reglas se centran en maximizar la productividad y minimizar el tiempo desperdiciado, lo que resulta en equipos más eficientes y enfocados. A continuación, una explicación detallada de cada regla:
"Si dos pizzas no son suficientes para alimentar a todos los presentes, hay demasiadas personas en la reunión.", afirma Bezos. La idea es mantener las reuniones pequeñas para asegurar que solo estén presentes quienes realmente puedan aportar al tema.
Esto no solo facilita la toma de decisiones, sino que también evita discusiones innecesarias y mantiene el enfoque en los puntos críticos.
En las reuniones de Amazon, siempre hay una silla vacía que representa al cliente. Esto sirve como recordatorio constante de que las decisiones deben tomar en cuenta los intereses y necesidades del cliente.
El equipo se pregunta: ¿Qué valor le estamos dando al cliente? ¿Qué podemos mejorar? ¿Cómo impactan las decisiones que tomamos en la relación y experiencia con los clientes? Esta práctica garantiza que el cliente siempre esté en el centro de las decisiones.
Bezos eliminó el uso de PowerPoint en las reuniones. En su lugar, se distribuyen documentos de Word de hasta 6 páginas como máximo, 48 horas antes de la reunión.
Esto permite a los asistentes leer, pensar y preparar sus aportes con antelación, promoviendo discusiones más significativas y productivas. El objetivo es enfocarse en la calidad de la información, no en su presentación visual.
Al comienzo de cada reunión, se dedican cinco minutos como un tiempo determinado para leer en silencio el documento previamente distribuido. Esta simple acción permite que todos los participantes tengan un entendimiento común del tema antes de empezar la discusión.
El silencio previo es clave para nivelar el conocimiento y permitir una discusión más informada y centrada.
Aplicar estas cuatro reglas puede transformar la manera en que tu equipo maneja las reuniones, haciendo que sean más productivas y enfocadas en resultados.
