Крупный поставщик автотоваров «Транзит-Ойл» внедрил «Скан-Архив»

Компания «ГЭНДАЛЬФ» установила программу для создания электронного архива документов в ООО «Транзит-Ойл».

«Транзит-Ойл» – крупнейший оптово-розничный поставщик автотоваров в Республике Татарстан, Чувашия и Самарской области. Это официальный дилер 17 известных брендов, среди которых – ЛУКОЙЛ, MANN-FILTER, NGK, Motul, Сoolstream и многие другие. В «Транзит-Ойл» в постоянном наличии более 6 800 наименований продукции, которая поставляется оптовым клиентам индустриального сегмента, в парки техники, небольшие торговые точки и крупные торговые сети, сети АЗС и сервисные центры. По данным 2019 года, у компании 3 600 активных клиентов. У компании есть собственная сеть розничных автомагазинов и свой интернет-магазин. Главный офис «Транзит-Ойл» находится в Казани, филиалы – в набережных Челнах, Самаре и Чебоксарах, с общим для всех документооборотом.

Только за полгода через бухгалтерию компании прошло больше 35 000 документов. Бумажный архив за последние 5 лет работы хранится в небольшом помещении площадью около 30 м2. До внедрения программы «Скан-Архив» поиск, обработка и сканирование документов по запросу контрагентов или налоговой могли занимать до 3-4 дней.

Контроль документооборота имел ряд недостатков. При проверке путевых листов оператор вручную делал отметку о наличии или отсутствии каждого документа. По любому запросу оригиналы документов выдавались на руки, создавались скан-копии, приходилось постоянно контролировать возврат оригиналов. Затраты времени операторов и невозможность срочно предоставить по запросу необходимые документы сильно тормозили работу оператора и бухгалтерии. Чтобы облегчить и ускорить рабочие процессы, решили установить программу «Скан-Архив». Эта разработка компании «ГЭНДАЛЬФ» предназначена для контроля и учета документов в электронном архиве и стала решением накопившихся задач.

Программу установили в июле 2018 года. За это время работа оператора заметно упростилась. Время обработки документов сократилось почти в 3 раза, а подготовку к налоговым проверкам максимально автоматизировали. Процесс выдачи и сканирования документов по отдельным запросам изменился: теперь отметки о наличии документов проставляются автоматически и скан-копии документов хранятся непосредственно в базе «1С:Предприятие». Все входящие и исходящие документы подгружаются в базу практически сразу после их поступления или проверки путевого листа.

Сейчас в «Скан-Архиве» работает один человек. Для компании очень важны оперативность документооборота и контроль возврата документов, а внедрение программы решило эти задачи.

Рассказывает оператор отдела логистики ООО «Транзит-Ойл» Екатерина Крылова:

- У программы очень простой интерфейс, с ним удобно работать. Организован поиск документов из необходимых журналов вручную в случае, если документы не распознаются или распознаются некорректно. С мая этого года к исходящему потоку документов мы добавили входящие – распознавание документов о поступлениях и возврате. А благодаря техподдержке мы устранили мелкие неполадки при распознавании входящих документов.