На архивном хранении в филиале ППК «Роскадастр» по Тюменской области находится более 2,8 млн реестровых дел.
Филиал ППК «Роскадастр» по Тюменской области уже несколько лет занимается переводом в электронный вид накопленного бумажного фонда. На 1 декабря 2024 года доля оцифрованных документов составила 83% (2 380 334 дела).
Перевод бумажных документов, помещенных в реестровые дела, в электронную форму осуществляется путем сканирования. При этом создаются электронные образы документов, полностью воспроизводящие информацию подлинного бумажного документа. Полученный образ документа заверен электронной подписью специалиста архива и имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ.
Помимо сканирования оцифровка документов включает в себя перекомплектование реестровых дел и последующую загрузку электронных документов в систему архивного хранения.
«Перевод в электронный вид бумажных документов исключает риски утраты и порчи документов, а также облегчает доступ к архивным материалам. Электронный архивный фонд реестровых дел хранится бессрочно и не подлежит утилизации», – комментирует начальник отдела ведения архивов и фондов Оксана Бронская.
Электронный архив реестровых дел также имеет огромное значение в повышении качества предоставляемых услуг.
Федеральным законом предусмотрен такой способ получения документов из Единого государственного реестра недвижимости (далее – ЕГРН) как предоставление сведений в виде копий документов. Иногда происходит так, что правообладатель по какой-то причине утрачивает документы на свой объект недвижимости, тогда запрос о предоставлении копии документа является выходом из ситуации.
Зачастую отдельные документы, хранящиеся в реестровом деле, необходимы и сотрудникам органа регистрации прав при проверке сведений ЕГРН или документов, представленных в отношении объекта недвижимости.
Оцифровка реестровых дел значительно ускоряет и процедуру государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество, и предоставление заявителям запрашиваемых документов. Так, если реестровое дело уже переведено в электронный вид, срок подготовки ответа на запрос о предоставлении сведений в виде копии документа составляет с момента подачи запроса до формирования исходящих документов всего несколько минут, что положительно сказывается на оценке заявителями предоставляемой услуги.
За 11 месяцев текущего года филиал ППК «Роскадастр» по Тюменской области предоставил копии документов из реестровых дел по 23 544 запросам, из которых 15 513 – в электронном виде.
В электронный вид сотрудники филиала за 11 месяцев 2024 года перевели 31 201 реестровое дело.
«Работа по переводу в электронный вид реестровых дел предстоит еще значительная, поскольку конечной целью является возможность хранения и оперативного использования в электронном виде всех находящихся на хранении реестровых дел. Однако положительный эффект от выполненной оцифровки реестровых дел ощущают уже сейчас, как сотрудники органа регистрации прав, так и заявители», – подытожила Оксана Бронская.
