ЭДО внутри холдинга: как снизить затраты и повысить прозрачность процессов

Юлия Ворожбицкая - Руководитель группы внедрения и сопровождения проектов SL Soft Flow (компания SL Soft). Внутренний электронный документооборот (ЭДО) — неотъемлемая часть процессов любой компании, ставшей на путь цифровизации. Обмен документами между компаниями внутри группы становится удобнее, прозрачнее и экономичнее: ускоряются согласования и принятия коллегиальных решений, четко контролируется направление документов ответственному лицу, информация не теряется и поступает гораздо оперативнее без обращения к внешним сервисам — все делопроизводство ведется в единой среде. 

Организация внутреннего делопроизводства в холдинге в основном регулируется регламентами компании и характеризуется большим перечнем разнообразных документов, их жизненных циклов, маршрутов согласования и подписания. В этом отличие внутригруппового ЭДО (в группе компаний) от внешнего — обмена документами со сторонними контрагентами и подрядчиками. Внешний ЭДО регламентируется законодательством и, как правило, осуществляется через доверенных ФНС операторов ЭДО или иные сервисы, позволяющие подписывать документы УКЭП/УНЭП и передавать контрагентам. Для внутреннего делопроизводства некоторые компании до сих пор используют традиционные способы: сотрудники обмениваются бумажными документами или пересылают сканы по электронной почте. Очевидно, что эти варианты не отличаются надежностью и прозрачностью, поэтому они не подходят для бизнеса, который задумывается об оптимизации процессов и эффективности использования ресурсов. Особенно если мы говорим о холдинге с разветвленной структурой и сложными маршрутами документопотоков. Инструменты, предоставляемые операторами ЭДО, — это более удобный и современный подход. Однако стоимость услуг операторов напрямую зависит от объема обрабатываемых документов. И если передать им все внутреннее делопроизводство — а в крупной компании это тысячи документов в сутки, — последуют существенные издержки. Напомню, перечень документов, обмен которыми требует обязательного участия специализированного оператора ЭДО/ЭПД, закреплен законодательно:

счета-фактуры и УПД, включающие счет-фактуру, их исправления и корректировки; документы по работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке; документы по прослеживаемым товарам; документы при участии в процессе госзакупок; перевозочные документы.

Все остальные типы документов не требуют обязательного участия специализированного оператора ЭДО, но должны быть подписаны квалифицированной или неквалифицированной (в ряде случаев) электронной подписью: договоры и дополнительные соглашения к ним, спецификации, счета на оплату, УПД ДОП (не содержащий СЧФ), ТОРГ-12 (накладные), акты выполненных работ, акты сверки и многие другие. Для обмена ими и подписания оптимально использовать систему юридического значимого электронного документооборота (межоператорный шлюз). Это удобный, простой и безопасный способ организовать единый контур внутреннего ЭДО в периметре компании. Преимущества шлюза для групп компаний Межоператорный шлюз — универсальный инструмент как для внутренних, так и для внешних взаимодействий, он полноценно обеспечивает юридически значимый электронный документооборот — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу и однозначно признаются участниками документооборота, включая государственные органы. То есть система поддерживает квалифицированную электронную подпись, а в случае передачи документов в государственный орган — их соответствие утвержденному формату и порядку обмена. Шлюз напрямую взаимодействует со всеми информационными системами предприятия (СЭД, ERP, хранилищами данных) и таким образом обеспечивает возможность их синхронизации, быстрого поиска и организации доступа к ним. Теперь сотрудники любого из структурных подразделений группы компаний могут получить актуальную версию нужного документа, не опасаясь того, что он остался только в деловой переписке или на компьютере отдельного специалиста. Подписание внутренних документов всегда происходит по утвержденным маршрутам, независимо от того, касаются они одного филиала или группы компаний. При внутригрупповом обмене в истории документооборота осуществляется запись всех произведенных действий — кто что делал, статусы документы и в какое время они менялись. Вся информация синхронно отображается и на стороне отправителя. И передача данных происходит очень быстро, поскольку нет обращения к какому-либо внешнему сервису. По сравнению с сервисами операторов ЭДО, межоператорный шлюз обладает и другими существенными преимуществами:

Отсутствует тарификация по документам. Холдинг может организовать бесплатный обмен документами среди всех своих структурных подразделений, независимо от объема ЭДО и количества пользователей. Более широкие и гибкие настройки управления доступом (в отличие от типовых настроек у операторов ЭДО), что позволяет учесть специфику полномочий и ограничений для всех сотрудников и бизнес-функций в рамках группы компаний. Готовая ролевая модель, которую можно настроить так, как необходимо конкретному предприятию. Гибкая настройка маршрутизации документов в зависимости от их типа и внутренних регламентов. Более простая интеграция по API с источниками данных и синхронизация между подразделениями группы компаний. Клиентоориентированное внедрение и сопровождение от вендора (в отличие от сопровождения собственными силами заказчика или в рамках общей техподдержки оператора ЭДО). Безопасная работа в контуре компании, без необходимости обращаться к внешним сервисам.

Выбор и внедрение системы ЮЗЭДО Чтобы организовать внутренний ЭДО с ее помощью, компании необходимо определить:

вариант реализации, примерный объем документов, который будет проходить внутри группы, состав компаний-участников, административные ресурсы, которые потребуются на ведение и сопровождение внутреннего ЭДО, требуемое техническое обеспечение, необходимость привлечения сторонних компаний — консультантов и интеграторов.

Непосредственно для внутригруппового ЭДО от системы требуется поддержка всех типов документов и всех регламентов взаимодействия, принятых в компании. Также к факторам, влияющим на выбор шлюза, стоит отнести:

удобный и понятный единый интерфейс всех функциональных модулей, простой API для интеграции с внешними системами организации, возможность развертывания в контуре компании, наличие качественной техподдержки для кастомизации, модернизации и сопровождения продукта, оперативное реагирование разработчика на все изменения законодательства — они должны отражаться на функциональности системы.

Применение инструментов ИИ Технологии искусственного интеллекта (ИИ) находят место во всех сферах бизнеса для автоматизации рутинных процедур, ускорения процессов и минимизации риска ошибок. В организации внутригруппового ЭДО характерно несколько сценариев их применения. Первый — автозеркалирование и автосверка данных для более четкого ведения учета, оперативного устранения расхождений между структурными подразделениями холдинга, получения более оперативного и полного финансового результата. Второй — потоковое распознавание неформализованных документов, извлечение, проверка и обработка данных (маршрутизация входящих, разделение файла на документы, извлечение атрибутов, междокументная сверка, экспорт в учетные системы и т. д.) с помощью технологии IDP (Intelligent Document Processing). По нашей статистике, IDP-сервис позволяет компании снизить издержки на обработку документов до 50% и ускорить этот процесс в 5–10 раз. А неформализованных документов во внутригрупповом обороте документами обычно — подавляющее большинство. Третий — интеллектуальный поиск документов, их классификация и саммаризация. Если в компании уже сформирована база знаний, продвинутый поиск позволяет пользователям быстро получать из нее ответы, а также находить нужную информацию из различных источников, включая в неформализованные документы — например, быстро вычленять из общего скоупа все договоры по техподдержке или договоры с подрядчиками, работающими только по предоплате. Для сотрудников все интеллектуальные инструменты могут быть собраны в едином интерфейсе ИИ-ассистента, взаимодействие с которым происходит на естественном языке. Такой помощник может ответить на простые (например, «Как оформить отпуск в компании?») и специализированные («Какие обязанности у лицензиата по договору №1») вопросы, распознать текст документа на загруженном изображении, сформировать отчет, запустить определенные бизнес-процессы (оформление отпуска, формирование справки и т. п.). Также возможно кастомизировать ИИ-ассистентов под задачи конкретного подразделения: отдела закупок, юридической службы, бухгалтерии, HR и других. При этом важно осознавать, что искусственный интеллект — это только подспорье в работе, не панацея от всех ручных задач. Не стоит передавать ему такие полномочия, как автоматизированное подписание документов, поскольку юридически ответственность за подпись все равно будет нести субъект, формально подписавший документ (то есть владелец поставленной под документом подписи).

Итак, межоператорный шлюз — оптимальный способ организовать внутренний электронный документооборот в холдинге. Система станет для сотрудников единой средой взаимодействия, предоставит им все необходимые инструменты, включая интеллектуальные, а также обеспечит надежный и безопасный документами в соответствии со всеми корпоративными регламентами, не пренебрегая при этом критериями юридической значимости и законодательными нормативами.