Результативность бизнеса напрямую зависит от ведения документооборота: потратить лишние 10 минут на составление договора – шанс не догнать нетерпеливого клиента на пути к более «шустрому» конкуренту. На самом деле уже давно всё придумали для оптимизации рутинных процессов – сервисы автоматизации позволяют сократить время на составление типовых документов в разы и разгрузить менеджеров от задач, которые гораздо быстрее и эффективнее выполнит робот. Более того, из таких целевых действий, как делегирование создания шаблонных документов сервису, формируется выход на новый уровень. Поэтому, как говорит, эксперт, готовые документы в 2 клика - шаг в сторону масштабирования. Одним из таких онлайн помощников является сервис Форма, используя который подготовка пакета документов сокращается всего до нескольких минут, исключая шанс на ошибки, допускаемые человеком. Сооснователь сервиса Форма Никита Колосов рассказал о том, как создавался сервис и какие преимущества получает клиент.

- Как возникла идея создания сервиса «Форма»? Что вдохновило вас и ваших сооснователей на этот проект?

- Мы с партнером несколько лет подряд занимались заказной разработкой: создавали для бизнеса внутренние системы управления, а также реализовывали интернет-магазины и корпоративные сайты. Сначала наш заказчик из сферы ритейла попросил организовать автоматическое формирование договора поставки и ряда других документов, и мы сделали такой модуль в рамках работы над внутренней системой управления. Затем заказчик из медицины и сеть риэлторских агентств попросили сделать нечто похожее, но со своими шаблонами и внутри уже их систем. В какой-то момент мы с партнером поняли, что спрос на автоматическое формирование документов есть в абсолютно разных нишах, а сама задача – довольно типовая. Мы сделали прототип «на коленке», показали их нашим клиентам по студии и спросили о том, купили бы они такое решение для своего бизнеса? В ответ получили твердое «да». Так мы взялись за создание MVP (первой версии минимально жизнеспособного продукта).

Вдохновляет нас то, что мы можем помочь бизнесу снять с себя такую рутинную задачу, как заполнение шаблонов вручную, когда нужно пролистать 20 страниц договора, просклонять ФИО в 2-х местах, заполнить отделение, где выдан паспорт и банковские реквизиты вручную, написать сумму прописью в скобках и сделать много чего еще, прежде чем направить документ ожидающему клиенту. Наша мечта, как команды – сделать так, чтобы бизнес не тратил по 15 минут на 1 документ, а делал это за минуту, а освободившееся время посвящал основным задачам.

- Какие были основные сложности на начальном этапе разработки и запуска сервиса?

Нам удалось миновать сложность подбора команды разработки, так как первое время пока создавали сервис, мы делали это силами команды студии. Наверное, самое трудное было находить и буквально уговаривать предпринимателей выделить нам час времени на то, чтобы пообщаться и понять, как устроен процесс заполнения шаблонных документов сейчас, а также показывать промежуточные прототипы, чтобы на этапе разработки делать понятный пользователям продукт. Ну и конечно, проблема, которая остается с нами по сей день – первичная настройка. Пользователю нужно потратить примерно 20 минут на то, чтобы настроить свой шаблон в сервисе, а дальше заполнять его за 1 минуту. С нашей помощью в настройке это происходит просто, но вот научить пользователей делать это самостоятельно – оказалось сложной задачей. Мы перепробовали порядка 7 вариантов онбордингов (инструкций-подсказок, которые появляются после регистрации при попадании в сервис) и все еще «докручиваем» их.

- Можете рассказать подробнее о бизнес-модели Форма? На чем основан ваш доход?

Сервис работает по классической SaaS модели. Мы предлагаем подписку. Ее стоимость зависит от количества пользователей в рабочем пространстве. Если сказать проще, то чем больше сотрудников компании пользуются конструктором Форма, тем выше цена подписки.

За эти деньги пользователи получают полный функционал сервиса, то есть они могут: быстро и удобно создавать документы или целые комплекты документов; отправлять ссылку на заполнение части данных своим контрагентам; пользоваться встроенными интеграциями (справочники адресов, ЕГРЮЛ, справочники ФИО, банковские реквизиты), а также базой уже готовых шаблонов, которые подготовили юристы-партнеры.

- Как вы сформировали вашу команду? Какие ключевые качества и навыки вы ищете в сотрудниках?

Сейчас команда сервиса никак не связана со студией разработки, мы выделили ее в отдельную и расширили. Наверное, как и большинство стартапов, делали это путем проб и ошибок. Мы стараемся помимо релевантного опыта и экспертизы в своей области обращать внимание на так называемые «софт скилы» сотрудника, то есть его понимание специфики работы в стартапе, уровень ответственности и способность быть гибким к изменениям. Поскольку продукт новый – нам приходится быстро и часто менять в нем что-либо, чтобы быть лучше, чем вчера.

- На каких клиентов ориентирован сервис «Форма»? Какие типы бизнеса получают наибольшую выгоду от его использования? Как «Форма» помогает малому и среднему бизнесу в оптимизации документооборота?

Сервис Форма ориентирован в первую очередь на компании, где бизнес за месяц формирует от 5 типовых документов и более. Это такие сферы, как ритейл, консалтинг, медицина, рекрутинг, всевозможные сферы услуг. Форма позволяет быстро и безошибочно создавать шаблонные документы, отвечая на вопросы в формате квиз-теста.

- Какие уникальные преимущества предлагает ваш сервис по сравнению с конкурентами?

Думаю, основное наше отличие – принципиально другой подход к решению задачи с заполнением документов. Известные нам на текущий момент решения упрощают традиционный путь заполнения шаблонных документов: открыли редактор, начали искать «по старинке» глазами места, где необходимо заполнить данные, а сервис конкурента помог с их заполнением, выдав подсказку или вариант ответа. То есть эти решения действительно позволяют заполнить документ быстрее, но все базируются на классическом способе заполнения типового шаблона.

Мы предлагаем иной подход, где пользователь выбирает нужный шаблон и попадает в форму, где ему нужно ответить на вопросы и скачать готовый документ. Во-первых, это позволяет делать это с любого устройства, в том числе с мобильного телефона, а не только с компьютера. Во-вторых, это дает возможность расположить сами вопросы в удобной логике заполнения для пользователя, сконцентрироваться на главном и максимально быстро создать документ. Ну и как дополнение к уже сказанному – отправить клиенту ссылку, чтобы уточнить у него часть недостающих данных также, в формате вопросов. Когда клиент на них ответит, данные со стороны клиента подставятся в шаблон, а также автоматически соберется согласие на обработку персональных данных.

- Как вы планируете расширять функциональность сервиса, чтобы опередить конкурентов?

У нас очень амбициозные планы на ближайший год. Мы хотим, чтобы наши пользователи не только создавали документы на основе шаблона, но и могли бы подписывать их внутри сервиса, формировать ссылки на оплату исходя из условий договора и направлять их после подписания документа клиентом, согласовывать документы.

- Какие показатели успешности вы используете для оценки эффективности сервиса у ваших клиентов?

Мы ориентируемся на такие показатели, как количество документов, созданное клиентами через сервис, время, которое занимает у клиента создать документ через Форму и скорость внедрения. Эти три метрики позволяют понять, в том ли направлении мы идем.

- Что бы вы посоветовали начинающим предпринимателям в сфере IT и технологий?

Больше времени перед стартом разработки чего-либо уделить проведениям глубинных интервью с пользователями, понять, какие реальные проблемы у них есть. Важно не стать заложником идеи, которая возникла у основателя, но не нужна рынку.

Не пытаться создать продукт со всеобъемлющим функционалом. Начните с MVP (минимально жизнеспособного продукта), который будет решать самую главную проблему ваших будущих пользователей.

Оцените рынок перед стартом. Будет обидно, если вы соберете команду, создадите классный продукт, найдете инвестиции, а потом окажется что таких клиентов всего 100 и каждый готов платить за решение, например, не больше 2 000 рублей. Экономика проекта не сложится и придется закрываться.

- Какие ключевые уроки вы извлекли из своего опыта, которые могли бы быть полезны другим?

1. Нужно как можно раньше начинать запускать трафик на сервис, даже если продукт «сыроват». Первые 100 сессий в метрике дали нам больше данных, чем часы, потраченные на интервью до релиза.
2. По крайней мере для SaaS важно на старте озадачиться вопросом хорошего онбординга. От успеха первой сессии зависит то, станет зарегистрированный пользователь платящим клиентом или нет. А первое впечатление, как известно, дважды не произведешь.
3. A/B тесты в маркетинге - это прекрасно. Да, мысль кажется банальной, но далеко не все компании, тестируют по 4/5 вариации УТП (Уникальное торговое предложение) на первой странице лендинга. Мы тоже на старте так не сделали, а надо было. Сейчас параллельно проверяем 5 гипотез по УТП и дескрипторам, чтобы понять, какое больше откликается аудитории. Это позволяет на уровне тестов повышать конверсии в регистрации на небольших бюджетах.