Вопрос сокращения расходов на аренду, строительство и содержание офисов всегда волновал компании, обустраивающие свое рабочее пространство. Стремление к максимальной оптимизации бюджета при создании офиса актуально на всех этапах работы: от выбора объекта до поиска мебельных решений.
Однако есть ли возможность разумного подхода к экономии в процессе реновации офисных пространств? Какие расходы можно снизить без потери качества такого проекта, а на чем действительно не стоит экономить? Об этом "Вести.Недвижимость" рассказал управляющий партнер компании FORT Project Андрей Хазов.
— Насколько в целом сегодня актуален вопрос реконструкции уже арендованного пространства? На рынке присутствует большое количество предложений помещений с готовой отделкой.
— Даже выбирая офис с отделкой, арендатор стремится адаптировать пространство под индивидуальные потребности своего бизнеса. Мы проводим анализ состояния уже готового офиса с отделкой и формируем рекомендации по его оптимальной адаптации с учетом потребностей конкретного клиента.
— Что можно выяснить в ходе такого анализа?
— В нашей практике часто встречаются случаи, когда готовое пространство выглядит как новый офис, а в действительности нуждается в серьезном ремонте. Важно понимать, что только опытный специалист сможет дать профессиональную оценку реального состояния объекта. При этом, чтобы максимально избежать дополнительных издержек, анализ необходимо проводить уже на начальном этапе работы над проектом.
Что касается "неожиданностей", которые строительная компания может обнаружить в ходе оценки площадей — это любое несоответствие существующей строительной документации и любые дефекты, которые стали результатом несоблюдения технологий строительства. Речь идет как о незначительных дефектах — изношенное ковровое покрытие или некачественная покраска стен, так и о существенных недостатках, которые в дальнейшем могут негативно отразиться на эксплуатации объекта. Особое внимание следует обратить на аудит инженерных систем, неполадки в работе которых могут привести к сложностям и затратам в будущем.
Оценить, насколько экономия на аренде офиса с готовой отделкой будет оправдана, поможет качественный предпроектный анализ, реализованный профессиональной командой. В целом же в проектах реновации офиса нам удается заранее спрогнозировать смету с точностью до 75-80%, и это считается хорошим показателем для рынка.
— Тем не менее, отделка офиса с нуля пугает заказчиков большим объемом финансовых вливаний, особенно когда речь идет о помещениях в аренду. Какие основные затраты ждут клиента и есть ли способ их оптимизировать?
— Ключевой принцип, который всегда позволит оптимизировать расходы и избежать издержек при проведении строительных работ в офисном пространстве - это детальная проработка каждого из этапов реализации проекта. Простой расчет позволяет понять, насколько дорого может стоить отсутствие четкого плана работ: один месяц аренды офиса площадью 3000 кв. м в бизнес-центре класса А со ставкой 30 000 рублей за кв. м в год будет стоить 7,5 млн рублей. Срыв сроков работ по fit-out хотя бы на месяц приведет к дополнительным расходам в 7,5 млн рублей, и точно так же можно сэкономить 7,5 млн рублей при эффективном планировании работ с последующим сокращением сроков.
— Вопрос, который, наверное, интересует всех заказчиков. На чем можно сэкономить в процессе реновации офиса без ущерба для качества?
— Оптимизировать расходы можно за счет максимально скрупулезного выбора поставщиков. Например, когда мы работали над проектом московской штаб-квартиры Herbalife, на каждую позицию по материалам мы предлагали 3-4 разных варианта. Важно учитывать и тот факт, что материалы, произведенные за границей, обойдутся существенно дороже российских.
Раньше существовал устойчивый стереотип о том, что отечественная продукция не отличается высоким качеством, и он был оправдан, но сейчас ситуация меняется. В частности, российские производители стали закупать иностранное оборудование, которое позволяет выпускать продукцию более высокого качества. Мы, например, в 95% наших проектов используем российские фальшполы, и таким образом существенно экономим бюджет клиента.
Другой статьей экономии вполне могут стать декоративные и мебельные решения, но не за счет сокращения их количества, а за счет оптимизации процесса изготовления элементов. Например, в случае со стойками зоны ресепшн, дешевле в 2-3 раза изготовить стойку на заказ, а не покупать готовое мебельное решение.
На экономику проекта позитивно влияют грамотные планировочные решения. Каждый объект имеет свой коэффициент полезной площади: есть здания круглого или овального сечений, с различной площадью коридоров, с разными планировками. Опытный архитектор сможет предложить оптимальный вариант планировки, который позволит эффективно использовать каждую из зон офиса.
— А на чем категорически не стоит экономить?
— Неэффективно экономить на вентиляции и холодоснабжении офиса. Хочу подчеркнуть, что затраты на инженерные системы могут достигать 70% в смете, именно на них следует обращать особое внимание заказчика.
Нередко занижаются значения воздухообмена и холодоснабжения, так как это поможет снизить расходы на инженерные системы – но и это мнимая экономия. В результате такой "бережливости" велик риск получить офис с некачественными коммуникациями, в котором летом душно, зимой - холодно, а работоспособность сотрудников в некомфортных условиях падает. При расчете проекта обязательно учитывать инсоляцию в офисе, расположение рабочих мест относительно сторон света.
Важно тщательно анализировать все данные еще на этапе предпроектной подготовки, чтобы получить хороший результат. Ну и, конечно, недопустима любая экономия на противопожарных системах.
— В каких аспектах создания офиса экономия не желательна, но не приведет к критическим последствиям?
— Мы не рекомендуем заказчикам экономить на некоторых отделочных материалах. Например, качественное ковровое покрытие может отличаться высокой износостойкостью и акустическими характеристиками, в то время как более дешевый аналог достаточно быстро потеряет форму, что негативно повлияет на эстетику пространства.
Не стоит экономить на свете — непродуманная система освещения отразится на комфорте сотрудников. При этом, для каждой зоны рабочего офисного пространства необходимо предусмотреть свой сценарий освещения.
В некоторых случаях можно без последствий сэкономить на акустических решениях — это актуально для тех компаний, в которых нет колл-центра или отдела продаж. В таких офисах достаточно будет правильно зонировать площадь, выделить отдельные пространства для переговоров, отдыха.
Свести к минимуму финансовые риски и получить позитивный экономический эффект в работе над обновлением офиса помогут глубокий всесторонний анализ проекта, максимально детальная предпроектная проработка и слаженная работа профессиональной команды.
