График отпусков на 2025 год: как составить, заполнить, утвердить
Главное про график отпусков
Обязательно ли вести
Правила составления
Кого включать
Как утвердить
Обязателен ли график отпусков
График отпусков по Трудовому кодексу – это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха. Его ежегодно утверждает руководитель компании. В документе указывают сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.
Официальный бланк графика отпусков на 2025 годОфициальны бланк excel
Пример заполнения шаблона графика отпусков на 2025 годИдеальный образец заполнения, убережет от штрафов
Документ не только помогает спланировать отдых сотрудников, но и позволяет корректировать производственные планы работодателя, поможет избежать накладок, чтобы производство не осталось без работников. Полное руководство к действую, как составляется документ, подготовили эксперты Системы Главбух. Скачать руководство. А ниже мы остановимся на основных моментах.
Общие правила составления графика отпусков на 2025 год
График отдыха сотрудников ведут в течение всего календарного года. Отмечайте в документе фактические даты, когда сотрудники используют отдых, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК РФ).
Кто составляет график отпусков
Документ разрабатывают сотрудники из отдела кадров. В случае отсутствия отдела кадров, составление расписания отдыха может быть поручено сотруднику, ответственному за ведение кадрового учета.
Нужно ли учитывать пожелания сотрудников по графику отпусков
Чтобы составить документ, нужны сведения о пожеланиях работников. Их собирают руководители структурных подразделений по приказу директора. Собрать пожелания сотрудников можно разными способами. Во-первых, сформировать проект графика отпусков на 2025 год в формате Google-таблицы и открыть к ней доступ для каждого работника. Сведения будут в одном файле и не придется ее сводить.
Во-вторых, выслать бланк расписания отдыха по электронной почте, сотрудники впишут дни, когда планируют отдохнуть, и после направят письмо обратно. Такой способ не подходит для крупных организаций, но вполне можно использовать в подразделениях. Ведь их руководители лучше знают, когда кого можно отпустить на отдыха, чтобы соблюсти интересы работодателя.
Когда утверждается график отпусков на очередной год
До какого числа составляется документ, прописано в статье 123 ТК РФ. Утвердить его нужно за две недели до начала года. Для графика на 2025 год срок выпал на вторник 17 декабря, но можно утвердить и ранее этой даты.
Как составляется график отпусков
Документ считается первичным документом, поэтому его заполнение подчиняется правилам, аналогичным тем, что используются в бухгалтерском учете. Записи в первичных документах могут быть выполнены чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек, а также с помощью компьютера. Исключается использование обычного карандаша для заполнения.
Закон не устанавливает ограничений по цвету чернил, которые могут быть использованы при заполнении первичных документов. Однако рекомендуется использовать традиционные цвета чернил, такие как черный, синий или фиолетовый.
График отпусков на 2025 года: форма
Составляют документ по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. Это может быть унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) либо самостоятельно разработанная форма. Универсальный бланк на 2025 год в excel можно скачать бесплатно по ссылке ниже.
Скачать бланк
В унифицированной форме есть графы, которые только загромождают документ ненужной информацией. Поэтому его можно взять за основу, переделав его под себя.
Из типовой формы можно безболезненно убрать шапку документа с указанием классификаторов, реквизиты мнения профсоюза, табельный номер сотрудника. А графы 5-9, которые касаются продолжительности отдыха, лучше переделать. Во-первых, можно убрать графы о переносе. Ведь та же самая информация, по сути, учитывается в двух других графах - «Отпуск фактический» и «Отпуск запланированный». Во-вторых, их стоит тоже немного изменить по сравнению с документом Госкомстата. Для наглядности вместо дат начала запланированного и фактического отдыха можно написать их конкретные периоды и количество календарных дней каждой части запланированного и фактического отпусков.
Если были какие-то переносы отдыха, основание можно указать в графе «Примечания». Для подобных пометок ее надо оставить. Например, в ней можно указывать продолжительность накопившихся с прошлых лет отпусков.
Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то она должна содержать обязательные реквизиты. Вы можете дополнить свой доумент графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с очередностью отдыха, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника.
Кого включать в график отпусков на 2025 год
Учтите всех сотрудников, с кем действуют трудовые договоры на день его утверждения (ст. 123 ТК). Минтруд разрешал не писать в документе тех, с кем расстаетесь в ближайшее время, работников в отпуске по уходу и внешних совместителей — если прописать такие правила во внутреннем локальном акте (письма от 10.12.2020 № 14–2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14–2/ООГ-17895, от 09.12.2020 № 14–2/ООГ-17851). Мы не рекомендуем так поступать.
Во-первых, у вас на столе может быть подписанное заявление на увольнение сотрудника по собственному желанию — но он вправе в последний момент передумать. Тогда есть риск не запланировать его отпуск.
Во-вторых, включая всех, вы никого не пропустите. Новеньких тоже впишите в документ (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18–1193). Хотя в первый год работы они могут взять дни отдыха по заявлению. Единые правила помогут минимизировать споры. Не забудьте и о декретницах.
Не включайте в график отпусков на 2025 год служащих, которые выполняют свою работу в компании по договору подряда. Даже если договор заключен на длительный срок, подрядчики не вправе брать ежегодный отдых. Если включить их в план отдыха, то на проверке трудинспекторы могут обязать переделать договор подряда в трудовой.
Подсчитать рабочие годы и остатки отдыха сотрудников поможет сервис от Системы Главбух.
Посчитать остатки отпуска
Образец графика отпусков на 2025 год
Редакция «Учет. Налоги. Право» подготовила образец документа с учетом всех изменений в законах и свежих разъяснений Роструда и Минтруда.
Скачать пример заполнения
Как утвердить график отпусков на 2025 год
Заполненный документ подписывает руководитель кадровой службы. А при его отсутствии – другой специалист, назначенный ответственным. Например, главный бухгалтер. А вот утвердить документ должен руководитель. Для этого в правом верхнем углу предусмотрено специальное поле. Пропишите должность руководителя, дату утверждения. Далее руководитель ставит свою подпись. Печать на документе ставить не нужно, так как он предназначен для внутреннего использования.
В законе нет требования о том, что нужно знакомить работников с расписанием отпусков строго под подпись. Мы рекомендуем все-таки заручиться подписями сотрудников. Так у вас будут доказательства того, что работников с документом вы ознакомили (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Если трудинспекторы решат, что сотрудники не в курсе запланированного отдыха и документ фиктивный, выпишут штраф. Неизвестно, получится ли оспорить его в суде.
Как внести изменения в график отпусков на 2025 год
Документ обязателен для работника и работодателя, но в него можнл вносить исправления. Если в течение 2025 года изменятся установленные сроки предоставления отдыха, например из-за болезни или отзыва сотрудника с отдыха, то необходимо внести корректировки.
Если сотрудник просит внеочередной отдых, то в документе нужно указать новую дату. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о переносе сроков и внести изменения в документ.
Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отдыха" сразу, как только работник написал заявление и издан приказ. Между тем делать записи надо после выхода сотрудника на работу. Например, если на отдыхе работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Если работник решил отдохнуть вне плана, и фактическая дата начала отдыха уже стоит в документе, можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить", поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр.
Если в декабре компания составила график, а в январе приняла на работу нового сотрудника или кто-то уволился, составлять отдельный документ не надо. Новеньким можно предоставить отдых только на основании заявления.
Хранить документ надо три года с момента окончания действия. То есть график отпусков на 2025 год компания вправе уничтожить после 31 декабря 2028 года.
Читайте: По каким правилам вести расчет отпускных выплат