Контрактный менеджмент или искусство управления обязательствами
Что такое контрактный менеджмент?
Контрактный менеджмент это процесс управления контрактом на всех его стадиях, начиная от подготовки проекта договора, его согласования, подписания готового документа и до выполнения всех его условий, закрытия контракта, включая все гарантийные обязательства. Целью контрактного менеджмента является повышение эффективности бизнеса, сокращение расходов на реализацию проектов и снижение риска несоблюдения контрактов.Если рассмотреть контрактный менеджмент более детально, то этот процесс можно разложить на большой набор задач, которые возникают на разных этапах жизненного цикла договора:
- подготовка контрактной стратегии;
- разработка проекта договора с учетом требований технического задания и контрактной стратегии;
- согласование контракта со всеми заинтересованными сторонами;
- проведение переговоров с подрядчиком в процессе согласования контракта;
- подписание контракта;
- переход на стадию практической реализации - составление графика исполнения договора, определение контрактных вех и выделение единичных обязательств из текста договора;
- организация исполнения обязательств, мониторинг выполнения работ по каждому из этапов контракта и документирование прогресса по ним;
- корректировка при необходимости договоренностей в процессе исполнения контракта, в т.ч. согласование изменений со всеми сторонами, своевременное заключение дополнительных соглашений;
- запуск претензионной работы в случае, если обязательства по контракту не исполняются в должном объеме или невовремя;
- приемка выполненных работ и оказанных услуг;
- закрытие договора, когда все обязательства выполнены, или продление контракта при необходимости;
- работа в рамках исполнения гарантийных обязательств.
Ты помнишь, как все начиналось
Понятие контрактного менеджмента начало складываться в США в 1950-х гг. Стимулом для внедрения системного подхода в управлении контрактами стало активное заключение контрактов с правительством, исполнение которых четко контролировалось и сами компании были заинтересованы в точном и успешном выполнении заключенных ими контрактов. Юридические службы компаний столкнулись с необходимостью контролировать множество процессов, связанных с договорами, включая составление коммерческих предложений, оценку рынка, заключение контрактов и отслеживание их исполнения.В Европе контрактный менеджмент начал активно развиваться с реализацией плана Маршалла, который был запущен США как механизм помощи Европе после Второй мировой войны. В рамках реализации плана Маршалла было запущено восстановления объектов промышленности и инфраструктуры, что сопровождалось большим количеством контрактов по строительству этих объектов, которыми нужно было управлять.
В 1959 г. была создана Национальная ассоциация контрактного менеджмента в США (NCMA), которая продвигает управление контрактами с помощью различных средств, включая образование, публикации, оповещения о законодательных и нормативных актах, профессиональные сертификаты, кодекс этики, награды и программы развития. В Европе также стали появляться центры компетенций в сфере контрактного менеджмента, хотя и с некоторым отставанием.
Важным шагом стало создание Международной ассоциации менеджеров по контрактам и коммерции, которая стала глобальным ресурсом для инноваций в торговых отношениях и практике заключения контрактов. Подобное признание отражает реальную значимость контрактного менеджмента в современных условиях, когда сложность проектов и сопровождающих их контрактов неизменно растет, а конкурентоспособность того или иного бизнеса зависит от его эффективности, инструментом обеспечения которого является в т.ч. грамотное управление контрактами.
А как в России?
В Россию контрактный менеджмент пришел в начале 21-го века, когда в нашей стране начали реализовываться крупные инфраструктурные проекты, в т.ч. в сфере добычи, транспортировки и переработки углеводородов. Все они реализовывались на наилучших доступных технологиях мирового уровня, что означало выход на российский рынок крупных международных производителей оборудования, подрядчиков и нефтесервисных компаний, которые принесли с собой наработанную практику выстраивания эффективных бизнес-процессов, в т.ч. контрактный менеджмент. Параллельно и отечественный бизнес начал выходить на международный уровень, что также требовало выстраивания отношений с иностранными партнерами, поставщиками и клиентами, качественно управляя договорными обязательствами.В последние годы контрактный менеджмент постепенно входит в практику российских крупных компаний, работающих с долгосрочными и капиталоемкими проектами. Это касается не только нефтегазовой отрасли, но других отраслей, где проекты предполагают выполнение сложных работ, заключение и исполнение большого количества договоров, строительства, металлургии, фармацевтического бизнеса, сельского хозяйства, информационно-коммуникационных технологий, консалтинговых услуг и даже киноиндустрии. В самых разных отраслях экономики компании так или иначе приходят к тому, что стоит внедрить контрактный менеджмент и извлечь из этого дополнительную ценность. Есть потенциал во внедрении контрактного менеджмента и в компаниях среднего бизнеса, в зависимости от того, что они делают и какие договоры реализуют.
Одним из пионеров внедрения контрактного менеджмента в России стала Газпром нефть, где эта практика работает уже более шести лет. Для компании контрактный менеджмент стал одним из способов повышения эффективности при управлении контрактами, снижения рисков при реализации договоров. За прошедшее с момента внедрения время контрактный менеджмент в компании развился, трансформировался, достаточное большое число людей работает в этом направлении. Важно начать с подхода и, если подход правильный, то он постепенно приживается, прорастает, обрастает дополнительными функциями, рассказал Анатолий Ткаченко, руководитель проектов в Газпромнефть-Снабжение.
Когда нужен контрактный менеджмент?
Контрактное администрирование, так или иначе, есть в любой компании. По заключенным договорам проводятся определенные действия, направленные на его реализацию. Контрактный менеджмент позволяет поднять эту практику на более высокий уровень и повысить ее эффективность, подкрепив ее методологией, определением полного набора действий по контракту и их регламентацией, выделением ключевых рисков и обязательств, критериев, по которым можно дифференцировать подходы к управлению договорами разной сложности, привлечением специалистов и экспертов, которые более качественно управляют более сложными договорами и, соответственно, приносят дополнительную ценность компании.Потребность в контрактном менеджменте в компании возникает в двух случаях:
- когда есть сложные, уникальные договоры, по которым высокие риски или вызовы при их реализации, что требует системного и качественного подхода к управлению ими;
- когда компания планирует или уже реализует крупные долгосрочные проекты капитального характера и реализуемые договоры в рамках этих проектов имеют большое значение для получения конечного результата.
Контрактный менеджмент дает значительную синергию с системой управления проектами. Проектное управление в нефтегазовых компаниях имеет особое значение, поскольку проекты в отрасли носят долгосрочный, стратегический характер, требуют значительных финансовых вложений и зачастую имеют достаточно продолжительный срок окупаемости. Управление проектом призвано обеспечить его реализацию в запланированные сроки, что в конечном итоге приводит к определенной экономии, которая окупает затраты на управление проектом. Контрактный менеджмент создает дополнительную ценность, позволяя качественно, в запланированные сроки и в рамках запланированного бюджета реализовать тот или иной договор. Этот инструмент необходим компаниям для снижения рисков неисполнения договоров, обеспечения бесперебойной работы производства, получения заявленной прибыли и, в конечном итоге, обеспечения своей конкурентоспособности.
Вопрос о методах
С точки зрения подходов компании контрактный менеджмент включает в себя выработку контрактной стратегии, т.е. какими методами будет осуществляться управление теми или иными группами договоров. Кроме того, важным моментом в контрактной стратегии является дифференцированный подход к договорам разной степени сложности. Например, критериями разделения договоров в Газпром нефти является стоимость договора и срок реализации. Чем дороже и долгосрочнее договор, тем больше требуется внимания к нему для качественного исполнения.Если говорить об администрировании контракта, то методология включает в себя фокус на каждом этапе жизненного цикла договора от момента его подготовки, согласования, подписания, выделения обязательств, организации их исполнения, в случае необходимости, внесения изменений, до ведения претензионной работы, закрытия договора и извлечения ценного опыта на будущие проекты и договоры.
Можно сказать, что методология управления договорными обязательствами стоит на трех китах:
- управление обязательствами,
- управление изменениями,
- управление спорами.
Контрактный менеджмент поэтапно
Охватывая весь жизненный цикл договора, контрактный менеджмент фокусируется на разных аспектах в зависимости от этапа работ, в соответствии с этим меняются и задачи контрактного специалиста. К проекту контрактный менеджер подключается еще до его старта, на этапе подготовки контракта, когда определяется потребность компании в какой-либо закупке, определяются закупочные лоты, формируется техзадание, идет поиск будущего поставщика, ведутся переговоры по условиям потенциальной сделки и формализация их результатов в виде текста договора и его подписания. На этом этапе контрактный менеджер общается с закупочными, техническими и юридическими подразделениями внутри компании, а также с представителями контрагента, его участие должно способствовать заключению высококачественного договора, который будет легко и удобно исполнять. Особенно важен этот этап для проектов в нефтегазовой отрасли, в которых зачастую используются нетиповое, уникальное по своим характеристикам и режимам работы оборудование.Второй этап, на котором роль контрактного менеджера еще более важна, этап после заключения контракта, его практическая реализация. На стадии исполнения договора на специалисте, управляющем контрактом, лежат задачи по контролю сроков исполнения обязательств, внесению дополнений к контракту, контролю за связанными платежами, разрешением текущих спорных ситуаций. Контрактный менеджер владеет всей информацией по договору, находится на связи с партнерами, клиентами, подрядчиками и поставщиками, отслеживает сроки промежуточных этапов и предупреждает о возможном их несоблюдении, решает текущие проблемы, насколько это возможно, с взаимно приемлемым результатом. Контрактный менеджер владеет информацией по истории взаимодействий между сторонами и пониманием причинно-следственных связей, которые привели к спорной ситуации и помогает ее разрешить, не прибегая к претензионной работе или тем более судебным разбирательствам.
С завершением проекта контрактный менеджмент не заканчивается. В компаниях с развитой функцией контрактного менеджмента весь тот опыт, который был накоплен за время реализации проекта, обобщается, анализируется и передается на следующий проект, что позволяет повысить качество договорной работы. Осмысление и использование полученного опыта помогает повысить качество всего закупочного процесса, включая поиск контрагентов, изменение типовых контрактных условий.
Контрактный менеджмент на практике
Рассматривая возможность внедрения контрактного менеджмента, компании нужно оценить, насколько качественно выстроены процессы закупок и управления проектами, что не устраивает в текущих процессах ведения договорной деятельности, есть ли потенциал для улучшения, к какому результату хотелось бы прийти и окупятся ли эти изменения с точки зрения конечного результата. Это позволяет сформировать концепцию, возможно даже с привлечением внешних консультантов, поскольку не всегда удается посмотреть на процесс сверху, находясь внутри организации. Следующим шагом становится выбор пути, по которому будет внедряться концепция, и как будет выглядеть процесс управления договором. Далее следует пилотирование на небольшом объеме договоров, например по отдельному проекту или нескольким договорам, и, если практика окажется успешной, тиражировать ее на всю организацию, закрепляя ее в нормативно-методической документации, в бизнес-процессах, в автоматизации и постоянном развитии персонала.Ключевыми силами при внедрении контрактного менеджмента является поддержка руководства при внедрении изменений и настроенность самой организации на изменения. Мир быстро меняется и контрактный менеджмент тоже не стоит на месте, он развивается, растет, практики меняются. Надо быть открытыми к новому и стремиться применить все лучшее, что подходит вам в той или иной работе, порекомендовал Анатолий Ткаченко.
Подходы к практическому внедрению контрактного менеджмента могут быть различными:
- подход, при котором контрактный менеджмент выделяется в отдельный бизнес-процесс, при этом он может быть включен в юридическую функцию, в функцию закупок или как отдельная функция;
- возможен вариант, когда часть процессов контрактного менеджмента находится внутри производственной функции;
- есть способы, когда контрактный менеджмент дезинтегрирован, когда к проектному офису или команде подключают контрактного специалиста, чтобы он помог качественно организовать управление договорами без связи контрактных специалистов между собой или единой методологии процесса управления договорами.
Еще один важный момент заключается в том, что контрактный менеджмент представляет собой кросс-функциональное взаимодействие. По сути, контрактный менеджер становится правой рукой руководителя проекта, выступая единым окном коммуникации для всех задействованных в контракте сторон. Контрактный специалист взаимодействует как внутри организации, с финансовыми, юридическими, техническими, закупочными и многими другими службами, транслируя собранную внутри компании информацию в адрес подрядчика и организовывая его работу. При этом важно избежать как пересечения функций с другими подразделениями внутри компании и пробелов в распределении обязанностей.
Здесь важно разделение операций, разделение ответственности, кто что делает, когда, в какие сроки. Обычно это регулируется матрицей взаимодействия либо матрицей разделения ответственности, чтобы каждый понимал, в каком этапе он участвует, что делает он, за что ответственен он, а где он выступает в роли консультанта, согласующего или эксперта, пояснил Анатолий Ткаченко.
Беспроигрышная стратегия
Особенностью всех крупных инвестиционных проектов, в т.ч. нефтегазовом секторе, является тесное взаимодействие заказчика и подрядчика. Сложность реализуемых в отрасли проектов обуславливает то, что подрядчик по интегрированным EPC-контрактам выступает, по сути, технологическим партнером заказчика и его роль крайне важна.Исторически так сложилось, что практика контрактного менеджмента в России стала внедряться сначала в компаниях-заказчиках, но и крупные подрядчики уже реализуют у себя практики контрактного менеджмента. Согласно методике контрактного менеджмента, на стороне подрядчика формируется зеркальная команда, назначается контрактный специалист или контрактный управляющий. В этом смысле достигается позиция win-win и сквозной процесс по всей цепочке, создавая прозрачный поток коммуникации, единое информационное поле, единые точки коммуникации при возникновении спорных ситуаций.
Заказчику контрактный менеджмент помогает отстаивать свои интересы, исходя из условий договора, чтобы получить требуемый результат по договору и дополнительную эффективность, не допустить сдвига сроков и роста стоимости по договорам, ускорить возврат инвестиций. В свою очередь, подрядчик, качественно исполнив договор, не сталкивается с какими-либо изменениями, которые могут негативно повлиять на маржинальность сделки для него. И заказчики, и подрядчики все больше заинтересованы в том, чтобы использовать единую методологию и коммуницировать в рамках единых правил игры. Как итог, стороны приходят к совместному управлению договором.