Должностную инструкцию главбуха пора менять
Что общего в инструкциях главбухов
Все должностные инструкции, которые оказались в распоряжении редакции, определяют задачи, действия и ответственность работника, а также требования к уровню подготовки. При этом в них не прописано, как именно нужно выполнить работу. Инструкцию главбухов посчитали бесполезным документом в работе 38 процентов коллег, а 22 процента ее даже не читали (опрос на vk.com/gazeta_unp). Но стоит посмотреть, что работодатель прописал в обязанностях.
В инструкциях большинства главбухов УНП обнаружила функции юриста, генерального и финансового директоров и вдобавок рискованные правила. Должностная инструкция может оказаться опасной. Ее используют как аргумент в судах против главбуха или компании. Проверьте, нет ли в ваших обязанностях лишнего.
Должностную инструкцию можно сравнить с профстандартом. Так получится выяснить, свою ли работу выполняет главбух.
Работодатель не вправе требовать, чтобы сотрудник выполнял не свойственную ему работу. Перечень всех возможных трудовых функций и действий по должности прописали в профессиональном стандарте. При этом каждая из функций предполагает отдельную денежную оценку. Если директору нужно, чтобы главбух составлял бухгалтерскую отчетность, а еще занимался бы налоговым учетом, финансовым анализом, то за это надо доплатить. Тем более нельзя без согласия сотрудника и доплаты вменять ему работу по другой должности.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда
С 6 апреля 2019 года действует новый стандарт для бухгалтеров. УНП сравнила с ним тексты инструкций коллег. Фрагменты с условиями, которые возлагают на бухгалтера чужие обязанности и риски, смотрите ниже.
Главбух работает финансовым директором
Выяснилось, что многие правила инструкций главбухов взяты из квалификационных справочников. А именно из общеотраслевого справочника должностей руководителей, служащих и других специалистов (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Документ действует, и в нем по каждой должности назвали обязанности сотрудника, что он должен знать и на каком уровне.
Большинство должностных инструкций главбухов — это набор формулировок из справочника образца 1998 года. Требования к главбуху скорректировали всего раз в 2003 году (постановление Минтруда от 12.11.2003 № 75). Тогда отдельно прописали должность финансового директора. При этом в современных инструкциях для руководителя бухгалтерии по-прежнему прописаны планирование, контроль выполнения смет, обеспечение финансовой устойчивости компании и пр. (см. фрагмент «Обязанности финансового директора»).
Обязанности финансового директора
Соглашаться с таким функционалом можно только в случае, если главбух совмещает должность финансового директора, например. Иначе такие обязанности стоит исключить из должностной инструкции.
Павел Зюков, старший партнер, руководитель налоговой практики юридической компании Coleman Legal Services
Пост финансового директора считают одним из вариантов карьерного развития для главбуха. Судя по должностным инструкциям, коллеги уже работают с функционалом директора по финансам. Правда, его труд оплачивается наполовину дороже, чем работа главбуха. Это ясно из анализа предложений на HeadHunter.
Стоит обсудить с руководителем название текущей должности, если фактически выполняете работу финансового директора, и оформить перевод. Ведь кандидату с опытом работы в должности легче получить ее у нового работодателя. Притом что главбухи давно следят за дебиторкой и за нормой расхода и пр. (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.02.2018 № 33–2218/2018).
Директор передал часть своих дел главбуху
Коллег не удивляет, что руководитель желает получить от них больше, чем предполагает профессия главбуха. Они признают, что директор при любом удобном случае поручает работу, которая не связана с бухгалтерией.
Споров о тексте должностной инструкции не было, при этом дополнительные обязанности практически все директора хотят возложить. Например, отправка документов почтой заказчикам или лично, составление отчетов в таблицах, или корректировка прочих документов, которые не относятся к бухгалтерии.
Марина Артюшенкова, главбух ООО «Пресс Бюро», Москва
Директору не нужно поручать или просить поработать вместо него, если это обязанность главбуха. Коллеги работают с инструкцией, по которой должны контролировать движение имущества организации и выполнение ее обязательств. При этом главбух обязан обеспечить, чтобы все операции в компании были законными (см. фрагмент «Функции генерального директора»).
Функции генерального директора
Фрагмент инструкции предусматривает фактически полную ответственность главбуха за все, что происходит в организации. В том числе за то, что должен делать лично руководитель. Не главбух контролирует производство, сбыт и снабжение. А вопросы безопасности, к примеру, заводской территории, бухгалтер решить не сможет, для этого нужна специализированная служба. Главбух может только содействовать контролю за собственностью. Иначе он рискует отвечать за бездействие других сотрудников.
Дмитрий Ширяев, руководитель направления судебной практики АКГ «Уральский союз»
Директор, а не главбух отвечает за деятельность компании, обязан экономно распоряжаться ее имуществом, сохранить его и получить прибыль. Для этого у руководителя есть необходимые полномочия. Его распоряжения обязательны для любого сотрудника компании, а главбуха слушают только его подчиненные.
Не ясно, как бухгалтер обеспечит законность хозяйственных операций. Он обязан регистрировать факты хозяйственной жизни, составлять отчетность, считать налоги. Это руководитель решает, какие сделки состоятся, а какие нет. При этом он консультируется с юристом не только о правовых рисках, но и о том, законны ли действия, которые только запланировали. Обеспечить работу компании по закону должен директор, а не главбух.
Все главбухи немного юристы
Обязанности большинства коллег, как выяснилось, прописаны на основе квалификационных справочников. Формулировки из профстандарта в должностных инструкциях почти не применяли. Тем более явно выбиваются из бухгалтерских обязанностей те, которые попали в инструкции из квалификационных требований к юристу.
Например, главбухи обязаны следить за тем, чтобы контрагенты вовремя погасили дебиторку, и взыскивать долги. А также коллеги должны обнаруживать хищения в компании, документировать их и передавать следователям (см. фрагмент «Работа за юриста»).
Работа за юриста
Главбух действительно документирует недостачи, если обнаружит их при инвентаризации. Но все остальное — задача юристов. Да и взысканием долгов занимаются именно они. Все, что должен сделать главбух при случае, — так это вовремя передать информацию в юротдел.
Ольга Слобцова, главный эксперт ООО Аудиторская фирма «Экспертный центр „Партнеры“»
Обязанности, которые требуют юридической специализации, могли оказаться в инструкциях коллег как добавка к функции контроля за сохранностью имущества. И главбухи до сих пор следят, чтобы работники не расхищали то, что принадлежит компании (апелляционное определение Магаданского областного суда от 14.03.2017 № 33–113/2017).
Юридических функций нет в профстандарте главбуха. Это дополнительный повод исключить из обязанностей то, что может не получиться выполнить. Даже если главбух продолжит выявлять хищения и следить за долговыми сроками, то юрист будет действовать, когда посчитает нужным. Он не подчиняется главбуху и не обязан выполнять его распоряжения. Судьи с этим согласны, даже если бухгалтерия требует, чтобы юрист взыскал долги (апелляционное определение Московского городского суда от 26.07.2018 № 33–32681/2018).
Обязанности и ответственность
С одной стороны, главбух обязан качественно выполнять работу. Но с другой стороны, если он будет так поступать, то по его же должностной инструкции у него возникает ответственность.
Например, директор может потребовать провести незаконную операцию. Но по инструкции главбух отвечает за то, что принял к исполнению документы по операциям, которые противоречат закону.
В инструкциях коллег записывают, что они ответственные, если не выполняют распоряжения директора. При этом напоминают, когда главбух отвечает наравне с руководителем компании: если ведут бухучет не по закону, не представляют вовремя бухгалтерскую отчетность.
Ответственность для главбуха
За регистрацию в учете фактов, которых на самом деле не было, штраф для ответственного сотрудника может составить до 10 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП). Главбух не вправе проводить операцию, которую считает незаконной. Но если директор распорядился об этом, то отказ руководителю может спровоцировать трудовой конфликт и главбуха уволят по статье 81 ТК. Увольнение можно отменить, если бухгалтер докажет, что не получал письменного распоряжения директора на сомнительную операцию (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 13.07.2017 по делу № 33–4847/2017). Ведь в случае, когда директор письменно оформил требование провести спорную операцию, главбух не отвечает за нарушение в бухучете (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Обычно за нарушения компании отвечает директор. При этом за опоздание с бухгалтерской отчетностью решили привлекать к ответственности именно главбуха. Но только в случае, если по должностной инструкции он обязан представлять отчетность (постановление Верховного суда от 09.03.2017 № 78-АД17-8).
Опасные обязанности
Из-за противоречивых правил об ответственности и обязанностях у главбуха нет гарантий, что он сможет работать с директором, который его не слушает. Коллеги считают, что не стоит оставаться у работодателя, если не получается договариваться.
Споров не было, не доводила до этого. Считаю, когда что-то не нравится, лучше поменять место работы. Если выходить на конфликт с работодателем, то ничего хорошего из этого уже не получится.
Елена Дерябкина, главбух ООО «Гостиничный центр»
Кадровое дело в бухгалтерии
Функционал по кадровому учету обычно поручают бухгалтеру, который начисляет зарплату, а контроль — главбуху. Коллеги часто выполняют дополнительные обязанности неформально и без доплаты.
В должностных инструкциях главбухов редакция не выявила формулировок, которые обязывают вести кадровое делопроизводство. Но некоторые функции специалистов по кадрам замаскировали под контроль за начислением зарплаты и работой материально ответственных сотрудников.
К бухучету не относятся контроль штатного расписания и установление окладов. Рекомендую исключить эту обязанность из должностной инструкции главбуха.
Павел Зюков, старший партнер, руководитель налоговой практики юридической компании Coleman Legal Services
Кадровыми вопросами должна заниматься отдельная служба. Но главбух вправе требовать, чтобы с ним согласовали кандидатуры материально ответственных. Ведь от их работы зависит достоверность бухучета.
Ольга Слобцова, главный эксперт ООО Аудиторская фирма «Экспертный центр „Партнеры“»
Если в должностной инструкции прописали обязанности по кадровому учету, то работодатель потребует отвечать за ошибки. Главбухов увольняют после визита трудинспекторов, которые выявили нарушения в компании. Отменить увольнение получится, если в должностной инструкции не записывали обязанности по кадровому учету (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2018 № 33–1690/2018).
Труд вместо кадровика
Права главбуха
Коллеги взаимодействуют друг с другом, если надо уладить проблемы с оформлением документов или сверить расчеты. На это у них есть право по должностной инструкции. Они могут представлять организацию по вопросам, которые связаны с компетенцией главбуха (см. фрагмент " Рискованные права»). Из-за этого коллег втягивают в конфликты между контрагентами.
Рискованные права
В инструкции главбуха ищут право подписывать документы от имени компании, если надо подтвердить ее долг или недействительность сделок. От условий должностной инструкции может зависеть результат спора (постановления Арбитражного суда Московского округа от 15.10.2018 № Ф05-13630/2018, ФАС Волго-Вятского округа от 21.05.2012 № А28-6179/2011).
Некоторые права главбуха могут осложнить его отношения с работниками собственной компании. Например, главбух вправе принимать меры, чтобы сберечь имущество компании. Докладные записки о подозрениях в недобросовестности сотрудника становятся причиной расследований и увольнений (апелляционное определение Магаданского областного суда от 14.03.2017 № 33–113/2017).
Некоторые работники возмущаются, считают доклад главбуха о подозрениях в краже клеветой и обращаются в суд за защитой репутации. Но в таких случаях судьи на стороне коллег (определение ВАС от 01.02.2013 № ВАС-16692/12). Ведь любой сотрудник обязан сразу сообщать о случаях, когда имуществу работателя наносят вред или возникает возможность его утратить (ст. 21 ТК).
Коллегам удается получить и полезные права. Например, они могут ускорить передачу документов в бухгалтерию, потому что управляют размером премий ответственных сотрудников. Также главбухам предоставили право определить перечень должностей работников, которые работают с первичкой. В профстандарте подобных правил нет, но главбуху стоит их сохранить.
Полезные права