Журналы учета трудовых книжек: как вести в 2026 году

Журналы учета трудовых книжек — это обязательные кадровые документы, которые позволяют контролировать движение самих трудовых книжек и их бланков. Требование об их ведении закреплено приказом Минтруда № 320н.

Работодатель обязан вести два отдельных журнала:

— учета движения трудовых книжек и вкладышей;

— учета бланков трудовых книжек и вкладышей.

Книга учета движения трудовых книжек используется для регистрации документов при приеме и увольнении сотрудников, а также при оформлении новых книжек и дубликатов.

Книга учета бланков предназначена для контроля за чистыми бланками строгой отчетности. В ней фиксируются поступление, выдача и уничтожение бланков с обязательным указанием их серий и номеров.

Форму журналов работодатель разрабатывает самостоятельно. Однако есть требования к оформлению:

журнал должен быть прошнурован, пронумерован, иметь твердый переплет и заверяться подписью руководителя.

Важно: вести такие книги в электронном виде нельзя — допускается только бумажный формат.

За отсутствие журналов предусмотрена административная ответственность. Штраф для руководителя составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении возможна дисквалификация.