Как вести и подшивать кассовую книгу в 2026 году: инструкция
В какой форме вести
Кто обязан вести
Как правильно оформить
Как исправлять ошибки
Как правильно вести и подшивать кассовую книгу в 2026 годуЗаведите новую кассовую книгу по форме КО-4 с начала 2025 года. Для юридических лиц ведение кассовой книги обязательно, исключений нет ни для кого, в том числе для малых компаний. Для ИП кассовая книга не обязательна, предприниматель сам выбирает – вести или нет.
Кассовая книга: скачать бланк 2025 годаСкачать бесплатно
Кассовая книга: образец заполнения в 2025 году Скачать бесплатно
Кассовая книга 2025: форма и образец
Скачайте бланки и образцы, чтобы правильно вести кассовую книгу организации в 2025 году:
Форма КО-4: кассовая книга >>>
Образец кассовой книги >>>
Положение о ведении кассовых операций >>>
Кассовая книга в 2026 году: как оформить и вести
Книга имеет стандартизированный бланк с индексом КО-4, код по ОКУД – 0310004. Ее можно вести одним из двух вариантов:
В печатной форме: книга представляет собой бумажный журнал, в который вносятся записи ручным или компьютерным способом.
В электронной форме: кассовая книга заполняется в программе, например 1С, онлайн системе или системе ЭДО.
Кассовая книга оформляется на год и ведется до его окончания. Оформите закрытие датой 31 декабря, даже если остались неиспользованные страницы. Если страницы закончились в середине года, закройте оконченную форму КО-4 и оформите новую. Далее расскажем, как заполнять кассовую книгу в 2025 году.
Для кого обязательно ведение кассовой книги
Кассовая книга должна быть в каждом российском предприятии, в нее заносят операции с наличными денежными средствами.
Нужно ли вести кассовую книгу, если у вас нет онлайн кассы? Да, надо вести форму КО-4, ведь по ККТ проводятся не все операции с наличными деньгами. Оформление кассовой книги включает операции, которые проводятся практически на каждом предприятии:
Выдача наличных средств в подотчет и возврат неиспользованного остатка,Выдача заработной платы, отпускных, больничных и прочих выплат в рамках трудовых отношений,Выплата материальной помощи, выдача денежных подарков и т.д.
Кассовая книга и отчет кассира необязательны для ИП. Предприниматель вправе проводить кассовые операции в упрощенном порядке и отказаться от ведения формы КО-4.
Штрафы, если нет кассовой книги >>>
Нормативные документы для ведения кассовой книги
Порядок заполнения кассовой книги урегулирован в трех нормативных документах:
Указание ЦБ № 3210-У от 11.03.2014. Документ регламентирует порядок проведения операций с наличными деньгами.
Постановление Госкомстата № 88 от 18.08.1998. В документе приведены стандартизированная форма КО-4 и указания по заполнению.
Налоговый кодекс. Документ регламентирует порядок признания доходов и расходов, отраженных в кассовой книге и в бухгалтерском учете.
Кассовая книга: образец заполнения в 2026 году
Смотрите пример заполнения кассовой книги. Так она выглядит при заполнении вручную и в электронном виде:
Скачать образец >>>
Бумажная кассовая книга: правила заполнения вручную
Чтобы оформить и вести форму КО-4 в начале года, необходимо правильно оформить и прошить ее. Пошаговую инструкцию мы привели ниже.
Как правильно заполнить кассовую книгу
Чтобы ничего не упустить, действуйте по следующей инструкции.
Шаг 1: проверьте обложку и страницы журнала на целостность, отсутствие загрязнений и помятостей.
Шаг 2: проставьте номера на всех страницах. Используйте ручку с любыми чернилами, цвет не имеет значения.
Важно! Нумеровать страницы нельзя простым или каким-либо другим карандашом.
Шаг 3: прошейте все страницы прочной нитью. Если нет специализированной нити для подшивания бумаг, можно использовать обычную швейную нить в несколько сложений. Чтобы нить не порвала первый лист, подложите небольшой кусочек картона перед первой страницей и прошейте его вместе со всеми листами.
Важно! Подшивайте только страницы журнала, обложку подшивать не нужно.
Шаг 4: оформите прошивку:
Выведите концы нити между последней страницей и обложкой.
Сделайте петлю запаса, чтобы свободно перелистывать страницы. Не делайте слишком большую петлю, она будет путаться между страницами.
Свяжите концы прочным узлом.
Приложите узел к обложке, сверху наклейте пломбу. Это может быть кусочек обычной бумаги или картона.
Поставьте печать предприятия так, чтобы она частично заходила на пломбу и обложку.
Отрежьте лишние кончики нитки так, чтобы из-под пломбы выглядывало примерно по одному сантиметру нити.
Шаг 5: оформите обложку: укажите название предприятия, год и код ОКПО, его можно узнать по ИНН на сайте Росстата.
Шаг 6: Внесите заверительную запись на последнюю страницу. Укажите, сколько листов содержится, и поставьте печать предприятия.
Шаг 7: заверьте книгу подписями руководителя и главного бухгалтера.
Порядок ведения кассовой книги
Записи в книгу вносит кассир или другой сотрудник, выполняющий функции кассира. Лист книги состоит из двух частей:
Собственно книга,
Отчет кассира.
Записи должны быть идентичными. Чтобы не дублировать их ручным способом, лист складывают пополам и вкладывают лист копировальной бумаги. Кассир ежедневно выполняет следующие действия:
Открывает новый лист и вносит начальный остаток.
В течение дня вносит операции прихода и расхода.
В конце дня закрывает лист, подсчитывает суммарный приход и расход, выводит остаток.
Какие требования предъявляются к ведению кассовой книги:
Записи вносятся ежедневно без пропусков и изъятий.
Подчистки и помарки не допускаются, порядок исправления расскажем ниже.
Замена и изъятие листов не допускается.
Записи может вносить только кассир или другой сотрудник, назначенный руководителем.
Записи вносятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.
Начальный и конечный остаток может быть нулевым или положительным числом. Если в конце дня получился отрицательный остаток – в течение дня была допущена ошибка, внесены не все документы или допущена арифметическая ошибка при подведении итога.
Начальный и конечный остаток должны точно соответствовать фактическому наличию денежных средств в кассе предприятия.
Важно! Если в течение дня не было операций по кассе, открывать новый пустой лист не нужно. Выполняйте открытие при проведении первой за день операции прихода или расхода.
Заполнение на ПК
Записи можно вносить не только ручным, но и компьютерным способом в программе ведения бухучета или в обычном редакторе excel. Записи вносятся в таком же порядке, как в ручном исполнении. В конце дня необходимо распечатать и завизировать лист.
Также вам будет интересно:
Твой первый урок по проводкам
Правильность ведения кассовой книги
Контроль осуществляет главный бухгалтер, он может в любое время:
Потребовать форму КО-4,
Проверить записи,
Сверить записи с фактическим наличием средств в кассе,Сверить записи с приходными и расходными ордерами.
Форма КО-4 подвергается ежедневному оперативному контролю. В конце дня оторвите лист отчета кассира, завизируйте его подписью кассира, приложите приходные и расходные ордера и передайте в бухгалтерию.
Бухгалтер должен проверить записи отчета и сверить их с фактическим наличием ПКО и РКО. Если все сходится, бухгалтер ставит подпись в подтверждение приема отчета и приложенных документов.
В таком порядке осуществляется контроль ведения кассовой книги в бумажном и электронном формате.
Как вести кассовую книгу, если несколько касс
Если на предприятии несколько операционных касс, необходимо вести одну форму КО-4 в главной кассе.
Денежные операции в течение дня проводятся по ККТ соответствующей кассы. В конце дня наличная выручка передается в главную кассу, где ведется одна общая форма КО-4. Записи вносятся на основании:
ПКО и РКО, переданных операционными кассами,
Фискальных документов, сформированных всеми ККТ предприятия.
Как вести кассовую книгу, если несколько касс >>>
Кассовая книга: как исправлять ошибки
При ручном заполнении возможны текстовые или числовые ошибки. Исправлять их необходимо в таком порядке:
Зачеркните одной сплошной чертой неточность,
Рядом запишите правильные данные,
Удостоверьте исправление подписями кассира и главбуха.
Нельзя делать исправления путем подчисток, замены страниц, использования корректирующих средств. Такие действия расцениваются как нарушения порядка ведения и влекут серьезные штрафы.
В электронном варианте исправления вносятся дополнительными записями в базе данных. Порядок внесения смотрите в базе знаний своей программы или онлайн системы.
Штрафы за ошибки в кассовой книге >>>