Машиночитаемая доверенность в 2026 году: что это и как оформить
Что это такое
Требования к содержанию
Как оформить
Как пользоваться
Как отменить
Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ в формате XML, который уполномочивает физическое лицо действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя. В отличие от традиционных бумажных доверенностей, МЧД создается и подписывается в цифровом формате с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Доверенности для любых случаевСкачать бесплатно
Как проверить доверенность представителяУзнать бесплатно
МЧД заменяет бумажный документ. Если ее подписал руководитель, то ее не нужно дополнительно заверять у нотариуса. Применение машиночитаемой доверенности должно упростить работу компаний с налоговиками, фондом и иными ведомствами, поскольку МЧД автоматически распознает и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени компании.
Обязательно ли применять машиночитаемую доверенность в 2026 году
Применять МЧД обязаны все организации и ИП, если от их имени представители подписывают электронные документы. Например, сотрудники бухгалтерии, отдела продаж и др. С 1 сентября 2024 года больше не действуют сертификаты электронной подписи сотрудника (ЭЦП) с данными о компании или ИП, даже если в самом сертификате указан более длительный срок.
Обязательное требование о наличии МЧД не касается руководителей и ИП. Они по-прежнему вправе подписывать электронные документы своей УКЭП, дополнительно полномочия подтверждать не нужно (ст. 17.3 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Важно: Росстат проинформировал предприятия и ИП о переносе сроков внедрения обязательной проверки наличия МЧД при подаче статистических отчетов. Информация опубликована на официальном сайте. Росстат перенес срок проверки МЧД на 1 мая.
Требования к содержанию машиночитаемой доверенности
МЧД представляет собой электронный аналог бумажной версии, созданный в формате цифрового документа. Основной целью введения МЧД является снижение случаев мошенничества, упрощение работы и автоматизация процесса проверки полномочий представителей. В связи с этим все положения Гражданского кодекса применимы к МЧД, а также существуют дополнительные требования, касающиеся формата, регистрации и хранения этих документов, чтобы информация могла быть обработана специальными программами (см. таблицу).
Показатель
Комментарий
Формат файла
XML — по общему правилу; PDF — в исключительных случаях
Формат ЭП в подписи
XMLDSIG или формат, который утвердил приказ Минцифры от 14.09.2020 № 472
Содержание
название документа;
данные доверителя и представителя;
дата выдачи;
срок действия, если он есть;
полномочия доверенного лица с идентификатором из классификатора полномочий;
сведения об информационной системе, которая предоставит сведения о прекращении действия доверенности;
номер документа;
отметка о возможности передоверия;
УКЭП руководителя организации — доверителя или ИП — доверителя
Где и как оформить МЧД в 2025 году
Машиночитаемая доверенность представляет собой документ с четкой структурой, оформленный в формате XML, и создать его самостоятельно, без использования специализированного сервиса, довольно сложно.
Оформить машиночитаемую доверенность в 2025 году можно через сервис на сайте ФНС, системы отправки отчетности или на Госуслугах. Далее мы подробно расскажем, как создать документ на сайте nalog.gov.ru. О других способах вы узнаете из видеоинструкций, которые подготовили эксперты Системы Главбух.
Видеоинструкции: как оформить МЧД
Как оформить машиночитаемую доверенность в ФНС: инструкция
Шаг 1. На сайте nalog.gov.ru откройте сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Ознакомьтесь с вводной информацией и нажмите «Продолжить». Далее согласитесь на обработку персональных данных, выберите «Создать доверенность» и отметьте тот формат, который вам нужен. Покажем, как сформировать МЧД для налоговой (формат 5.01). Также с помощью сервиса вы можете создать документ для хозяйственных сделок между компаниями (версии 002 и 003).
Шаг 2. Заполните необходимые сведения, которые предложит сервис. Номер документа сервис поставит автоматически, но вы можете его изменить. Далее укажите дату создания доверенности и дату окончания. Также вы можете поставить галочку в ячейке «Без срока действия». Тогда доверенность будет действовать в течение одного года со дня ее создания (п. 1 ст. 186 ГК).
В сведениях о доверителе выберите категорию из списка, например юридическое лицо. Заполните ИНН, КПП и ОГРН вашей организации. Далее на экране должно появиться наименование и адрес компании. Проверьте данные.
Сервис предложит выбрать из списка единый исполнительный орган. Это, как правило, руководитель компании, то есть лицо, которое вправе действовать без доверенности от организации. Также вы можете ввести ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН директора организации вручную.
Шаг 3. Укажите сведения о представителе. Выберите полномочия, которыми хотите наделить работника. И укажите ИФНС, на которые будут распространяться полномочия.
Когда заполните все данные, перейдите на предпросмотр и проверьте, все ли верно. Затем нажмите «Сформировать ХМL».
Шаг 4. Подпишите доверенность усиленной квалифицированной подписью руководителя компании или самого индивидуального предпринимателя и загрузите файл с МЧД в распределенный реестр на сайте ФНС. Для этого в левом меню сервиса ФНС выберите раздел МЧД, а затем «Загрузить в реестр».
Как оформить машиночитаемую доверенность на портале госуслуг
На портале государственных услуг можно создать доверенность в разделе личного кабинета компании. Для этого необходимо зайти в раздел «Доверенности и доступы», затем выбрать опцию «Делегирование полномочий» и нажать на «Создать новую». Важно заполнить все обязательные поля, включая действия, которые доверяются, такие как предоставление юридических услуг или управление финансами организации. Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) директора.
Машиночитаемую доверенность можно выдать как сотруднику, привязанному к профилю компании, так и любому другому пользователю, у которого есть подтвержденная учетная запись на портале госуслуг. Подготовку машиночитаемой доверенности может осуществить сотрудник, имеющий доступ к профилю компании на данном портале.
Как пользоваться МЧД
Чтобы отправить отчетность или другой документ, работнику надо заверить его собственной подписью и приложить к файлам МЧД. Но можно упростить процедуру.
Чтобы работнику не приходилось каждый раз прикладывать файл с доверенностью, загрузите МЧД в блокчейн-платформу ФНС. Она работает по технологии распределенного реестра. При хранении МЧД в распределенном реестре сотрудник сможет отправлять не документ электронной доверенности, а лишь ее реквизиты.
Как отозвать доверенность
При смене полномочий сотрудника вам потребуется отменить ранее выданную ему доверенность и сформировать новую МЧД. Гражданский кодекс не предусматривает возможность вносить корректировки в уже действующие доверенности.
Отозвать доверенность нужно и в случае, если работник сам отказался от возложенных на него полномочий или решил уволиться (ст. 188, 189 ГК).
Чтобы отменить МЧД или отказаться от полномочий, необходимо сформировать соответствующее заявление, подписать ЭП и загрузить в систему хранения МЧД. Сделать это можно на сайте ФНС и в сервисах коммерческих организаций, которые работают с МЧД и ЭДО. Все работают с форматом из приказа ФНС от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@.
Если доверенность зарегистрирована в реестре ФНС, то все можно сделать через сервис. Для отмены МЧД на блокчейн-платформе МЧД войдите в разделе МЧД в рубрику «Отменить доверенность» и выберите формат отменяемой доверенности.