Компания Lindaily автоматизировала систему финансового планирования и бюджетирования. Проект реализован на платформе Optimacros. Работы выполнены специалистами компании «АТОМС Консалтинг» при участии сотрудников Lindaily.
Компания Lindaily предоставляет услуги по аренде и обслуживанию спецодежды и вестибюльных ковров. У компании 10 офисов, 11 сервисных центров в регионах России, более 600 сотрудников и 40 000 b2b-клиентов. До недавнего времени Lindaily являлась частью финского холдинга.
Изначально, получив статус отдельного юридического лица, компания использовала для автоматизации финансовой модели отечественное программное обеспечение, широко применяющееся для задач финансового учета. Однако работа на таком ПО для задач планирования продемонстрировала его недостатки: отсутствие гибкости, скорости пересчетов, моделирования «что, если» и возможности кастомизации под потребности заказчика. В результате Lindaily приняла решение о смене программного продукта.
«Мы хотели не просто восстановить уже работавшую до разделения методологию, но и внедрить новые дашборды, отчеты, показатели, метрики, изменить подход к бюджетированию, используя драйверный анализ», — комментирует Богдан Журавлев, ведущий финансовый аналитик Lindaily.
В результате проведенного тендера предпочтение отдали платформе Optimacros. Ключевыми аргументами в пользу такого выбора стали соответствие основным требованиям поддержки гибкого процесса планирования, интуитивно понятный интерфейс и возможность доработок под потребности бизнеса специалистами заказчика.
В качестве подрядчика была выбрана компания «АТОМС Консалтинг».
«Этот тендер показал, что для заказчика часто важна не только стоимость продукта, но, прежде всего, его функциональность и удобство использования. Мы продемонстрировали возможности платформы и подтвердили свою экспертизу, полученную при выполнении более чем 20 проектов Optimacros в компаниях различных сфер деятельности», - считает Андрей Гвоськов, генеральный директор «АТОМС Консалтинг».
Создание системы финансового планирования и бюджетирования заняло 4 месяца. В рамках проекта была построена финансовая модель, сформированы планы и прогнозы по выручке и затратам, построен PnL по компании, настроено получение фактических данных из бухгалтерии 1С.
«Фишкой проекта стала работа по его реализации в режиме онлайн. В ходе встреч мы создавали финансовую модель, настраивали и корректировали ее логику. Причем работы выполнялись, как нашими специалистами, так и коллегами из Lindaily, который сформировал центр компетенций на своей стороне, обучив несколько специалистов работе с платформой. Благодаря простоте и гибкости Optimacros реализовать проект удалось в оптимальные сроки», — считает Максим Юрыгин, руководитель проекта, партнер «АТОМС Консалтинг».
Сегодня в системе работает около 70 пользователей. В ней аккумулированы данные за 3 года, с 2023 по 2025 год в разрезе более 200 центров затрат и данные по выручке за этот же период по около 300 статьям затрат. Планирование ведется в разрезе кост-центров (ЦФО), статей затрат и статей доходов. В модели параллельно формируется 6 плановых бюджетный версий.
На основе полученных данных система формирует два отчета: отчет по затратам и отчет по функциям.
Первый отчет представляет все затраты в разрезе статей и ЦФО. Пользователь в удобном формате видит статьи затрат в формате «факт+прогноз» по любому количеству месяцев, а также данные прошлого 2023 года. Система рассчитывает и предоставляет данные по отклонениям в процентном и суммовом соотношениях. Отчет формируется ежемесячно.
Отчет по функциям также отражает затраты, но не по их типу, а по месту возникновения, например производство, материалы, отдел обслуживания, продажи и т.д. В компании реализовано двухступенчатое распределение: система учитывает аллоцированные расходы и прямые расходы внутри каждого бизнес-юнита. Структура бизнеса такова, что все центральные функции – служба финансов, HR, бухгалтерия, маркетинг – находятся в Санкт-Петербурге. Они оказывают услуги всем бизнес-юнитам, которые расположены в 7 регионах России. Эти затраты распределяются пропорционально выручке и по сервисам на все бизнес-юниты.
Кроме этого, есть ЦФО, которые относятся одновременно к нескольким сервисам. Соответственно переносятся и затраты. Таким образом, можно оценить прибыльность не только в целом каждого бизнес-юнита, но и каждого сервиса, а также себестоимость услуг компании.
«Пользователи отмечают удобство работы в Optimacros. В интерфейсе системы много общего с уже привычным Excel, поэтому сотрудники быстро адаптировались к новому продукту. Кроме этого, необходимо отметить его быстродействие: ввод данных и обновление отчетов происходит практически в режиме онлайн, информация доступна в любое время. Для нас также важна возможность выгрузки данных, например, из файлов Excel, и интеграция их с уже внесенными в систему», — рассказывает о преимуществах работы в системе Богдан Журавлев.
Компания планирует развитие проекта. На следующий год стоит задача по автоматизации отчета о движении денежных средств (ДДС) и расчета выручки. Предстоит большая работа по автоматизации производственной функции: необходимо создать большое количество аналитических отчетов по расходу энергии, эффективности производства, по расходам на химикаты и т.д. Также рассматривается вопрос автоматизации продаж и логистики, блока ценообразования для планирования выручки и ряд других задач.
