Главное в статье
Когда нужна опись
Как составить документ
Опись для передачи документов контрагенту
Опись для передачи документов в архив
Опись документов личного дела сотрудника
Опись документов для ИФНС
Для чего нужна опись документов
Работа организации связана с большим количеством документов. Это входящая корреспонденция и отправленные на нее ответы, различные приказы и заявления работников, технические инструкции и бухгалтерские отчеты. Все они требуют своевременного учета и оптимизации. Одним из вариантов решения этого вопроса служит опись документов.
Опись передаваемых документовСкачать бесплатно
Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив. Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используют в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве организации.
Опись документов выполняет сразу три функций. Во-первых, она подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров. Во-вторых, опись позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа. В-третьих, она помогает организовать документооборот компании.
Как составить опись документов в 2025 году: главные правила
Унифицированной формы описи передаваемых документов нет. Ее составляют в свободной форме. Как правило, опись документов оформляют таким образом:В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп организации. Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя). Ниже по центру пишут название документа. Например «Опись передаваемых документов к договору»,Далее идет список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
порядковый номер,полное название,количество листов,количество экземпляров,итоговое количество передаваемых документов,
В самом низу страницы делается отметка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Ниже вы найдете шаблоны описи передаваемых документов для разных случаев. Образец можно скачать и использовать в своей работе.
Образец описи документов для передачи в другую организацию
Часто требуется передавать комплекты документов в другую организацию. Например, для заключения договора, участия в тендере, получения займа и т.д. Зафиксировать факт и количество передаваемых документов можно в описи. Особое внимание в описи нужно уделить заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию: это могут быть проверяющие органы, партнеры, контрагенты и т. п. Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Опись передаваемых документов контрагентуСкачать образец
Скачать образец
Опись документов для передачи в архив: образец
Такая опись документов, бланк которой содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше, нужно подготовить, даже если архивируется всего одно дело.
В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:
Индекс или номер дела,
Дата дела – здесь указывается не дата окончания, а дата открытия дела,Срок хранения.
Сроки хранения определяются на основании нормативных актов. Например, многие бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет, некоторые кадровые – до 75 лет.
Опись дел, передаваемых в архив Скачать бланк
Внутренняя опись документов личного дела сотрудника
Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.
Перед тем как сдать личное дело в архив, на внутренней описи сделайте итоговую запись. В ней укажите количество документов в деле и количество листов, из которых состоит сама опись. Проверьте, что внутреннюю опись подписал сотрудник, который ее составил
Внутренняя опись документов из личного делаСкачать образец
Скачать образец
Как оформить опись передачи документов в ИФНС
Дополнительно к копиям документов, которые запросила налоговая, оформите сопроводительное письмо. Укажите в нем реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему. Образец реестра документов, которые передают в ИФНС, смотрите ниже.
Образец реестра документов для ИФНССкачать бесплатно
Скачать образец
