Как заполнить справку о доходах: инструкция
Справка о доходах для сотрудника в 2025 году: новая форма
Справка о доходах для работника, заменяющая 2-НДФЛ, должна быть оформлена по форме из приложения 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.
Справка о доходах сотрудника (замена 2-НДФЛ): бланк Скачать бесплатно
Для отчетного периода 2023 года и предыдущих годов необходимо использовать ту форму, которая была актуальна на момент, за который предоставляются данные. Например, если в 2024 году сотрудник запросил информацию за 2023 год, справку следует оформить по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (письмо ФНС от 06.05.2024 № ЗГ-2-11/7005@).
Из обновленной формы справки о доходах и суммах налога физического лица исключили строку «Сумма налога перечисленная». Теперь достаточно в справке показать только исчисленный и удержанный налог. Скачать бланк справки о доходах для сотрудника в 2025 году можно ниже.
Скачать бланк справки
Кому выдавать справку о доходах
С 2024 года работодателям необходимо предоставлять справку о доходах по запросу сотрудника (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК). Право на получение справки имеют как действующие, так и бывшие сотрудники, а также другие физические лица, получавшие доход от работодателя, включая тех, кто работал по гражданско-правовым договорам.
Физическое лицо может запросить справку у налогового агента в любое время и за любой период, не ограничиваясь только текущим или предыдущим годом. Например, если в апреле работник запрашивает справку о доходах за последние полгода, ему предоставят две справки: одну за весь предыдущий год и вторую за период с января по март текущего года.
Как заполнить справку о доходах для сотрудника (замена 2-НДФЛ)
Правила по заполнению справки для сотрудника не утвердили. Реквизиты формы соответствуют справке-приложению к 6-НДФЛ и форме 2-НДФЛ, которую заполняли за 2020-й и более ранние годы. Поэтому при составлении справки о доходах, которую вы выдаете физлицу по его заявлению, ориентируйтесь на правила заполнения:
справки о доходах к 6-НДФЛ (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@);
отмененной формы 2-НДФЛ (приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).
Общий порядок заполнения справки о доходах для сотрудника (замена 2-НДФЛ) мы привели в таблице.
Название раздела
Как заполнить
1. Данные о налоговом агенте
Укажите данные о налоговом агенте в том же порядке, что и на титульном листе расчета 6-НДФЛ. Используйте сокращенное наименование организации
2. Данные о физическом лице – получателе дохода
Укажите данные физлица в том же порядке, что и в справке-приложении к 6-НДФЛ. В поле «Статус налогоплательщика» укажите код из пункта 5.4 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@
3. Доходы, облагаемые по ставке ... %
Заполните этот раздел отдельно по каждой ставке налога. Используйте коды доходов из приложения 1 и коды вычетов из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Не указывайте в этом разделе стандартные, социальные и имущественные вычеты. Порядок заполнения раздела – такой же, как для приложения к справке о доходах к 6-НДФЛ, но без деления по КБК
4. Стандартные, социальные и имущественные вычеты
Укажите стандартные, социальные и имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья. Используйте коды из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387
5. Общие суммы дохода и налога
Заполните этот раздел в том же порядке, что и раздел 2 справки о доходах к 6-НДФЛ, но без разделения по разным ставкам и КБК
6. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога
Заполните этот раздел, если налог не удержали. Укажите общие сведения по всем ставкам налога и КБК
Образец справки о доходах для сотрудника в 2025 году
Если сотруднику отказать в выдаче или нарушить сроки выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица, налоговому агенту грозит административная ответственность.
Скачать образец
Справка о доходах для сотрудника в 2025 году: сроки выдачи
По общему правилу справку выдают в течение трех рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Также справку надо выдать и иным получателям дохода, но срок уже действует другой — в течение 10 рабочих дней с даты получения заявления. Кроме того, срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней. Но тогда надо направить физлицу мотивированное уведомление с указанием причин продления срока (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Работодатель также должен выдать справку, если сотрудник увольняется. Выдать справку о доходах и суммах налога физического лица надо в последний день его работы без заявления.
