Эксперт в области управления — о том, как внедрить ИИ в работу компании

Алиса (Кулоби) Тестина — эксперт в области стратегического и операционного управления, управляющая проектами по цифровизации на девяти заводах в пяти странах, ведущий эксперт по внедрению ИИ в корпорации под руководством члена совета директоров. Мы подробно поговорили о том, почему малому и среднему бизнесу важно уже сегодня задуматься о ИИ, как помочь команде принять изменения, каких сотрудников нанимать и как самому не ошибиться с выбором карьеры.

1. Понимание международных стандартов и контекстов

Моя профессиональная деятельность началась в ООН, где я занималась тендерными процессами и закупками. Этот опыт показал мне, что успех в международной организации зависит не только от знаний и навыков, но и от способности понимать культурные различия и общаться с людьми из самых разных уголков мира. Я осознала, что глобальный масштаб требует навыков, позволяющих взаимодействовать с разными людьми и решать задачи в условиях ограниченных ресурсов. Это был период, когда я научилась строить доверительные отношения и работать на грани возможностей, что стало основой для будущих достижений.

2. Освоение стратегического управления и принятия решений

Следующий важный этап пришел, когда я начала работать с более крупными проектами в масштабных конгломератах. Здесь я столкнулась с задачами, которые требовали не только знания процессов, но и умения видеть стратегическую картину. Управление большими бюджетами, стратегическое планирование — все это стало моей ежедневной реальностью. И самое важное — я поняла, что в условиях высокой ответственности каждая ошибка становится уроком. Я научилась принимать решения, которые влияют на долгосрочные результаты, и разрабатывать подходы, способные адаптироваться к новым вызовам.

3. Трансформационные проекты и построение устойчивых систем

Сегодня я руковожу стратегическими проектами по внедрению ERP-систем и программами трансформации в одной из крупнейших агропромышленных компаний Европы Lantmannen Unibake. Моя работа фокусируется на цифровизации и оптимизации бизнес-процессов (в том числе с использованием ИИ-решений) в пяти странах: Латвии, Литве, Эстонии, Финляндии и Дании. Я внедряю IT-решения, которые позволяют ускорить процессы принятия решений, повышают производительность и снижают операционные затраты.

Моя цель не только в улучшении текущих процессов, но и в создании команд, которые смогут адаптироваться к изменениям и достигать амбициозных целей. Это требует глубокого понимания человеческой природы, мотивов и принципов работы в команде, что, в конечном итоге, определяет успех любого трансформационного проекта.

1. Диагностика

Первый шаг всегда начинается с диагностики текущих бизнес-процессов. Искусственный интеллект нельзя просто «вставить» в систему как универсальное решение. Для успешной интеграции ИИ важно понять, где именно его внедрение принесет наибольшую пользу. Это включает в себя тщательный анализ цепочек поставок, производственных процессов, взаимодействия с клиентами и управления данными.

Мы задаемся вопросами: какие из процессов наиболее затратны по времени и ресурсам? Где данные уже накоплены, но еще не использованы эффективно? Только после получения ответов мы можем определить конкретные задачи, которые будут решаться с помощью ИИ.

2. Адаптация

На этом этапе мы фокусируемся на том, чтобы подобрать подходящие инструменты, которые уже доказали свою эффективность на рынке. Внедрение ИИ — это не изобретение велосипеда, а грамотное использование существующих технологий.

Мы ищем те решения, которые лучше всего подходят под задачи компании, и настраиваем их так, чтобы они учитывали специфику ее данных и процессов.

Например, если речь идет о производстве, мы выбираем платформы, которые могут обрабатывать большие объемы данных и делать точные прогнозы. Это помогает нам сократить простой оборудования, лучше управлять запасами и планировать производственные циклы. Такой подход позволяет внедрять ИИ быстрее, экономя время и ресурсы, а также помогая сотрудникам освоить новые инструменты. Важно, чтобы они видели, что ИИ не усложняет их работу, а помогает упростить ее и достичь лучших результатов.

3. Интеграция

Последний этап — это интеграция ИИ в ежедневные процессы компании. Это означает, что ИИ становится частью бизнес-процессов, а не просто дополнением. Мы создаем системы, которые могут самостоятельно учиться и адаптироваться к изменениям, делая управление более гибким. Речь идет о создании экосистемы, где каждый элемент, от сбора данных до принятия решений на уровне управления, интегрирован в общую стратегию компании. Важно не только внедрить технологию, но и создать систему, в которой ИИ поддерживает процессы принятия решений, становится инструментом для инноваций и роста.

Работа строится на принципах сотрудничества и взаимного обучения. Для успешного внедрения ИИ важно вовлечь все уровни компании — от топ-менеджмента до сотрудников, работающих на местах. Необходимо строить диалог с ключевыми заинтересованными сторонами, объясняя, как ИИ может повысить производительность и уменьшить рутину. Это сотрудничество позволяет интегрировать ИИ не только на техническом уровне, но и на уровне корпоративной культуры. В конечном счете цель — не просто внедрить ИИ, а сделать так, чтобы он стал естественной частью бизнеса, способствующей его росту и адаптации к будущим вызовам.

1. Четкая стратегия

Первое, что необходимо любому бизнесу, — это ясное видение того, как технологии могут вписаться в его долгосрочные цели. Часто предприниматели хотят «внедрить ИИ» или «использовать автоматизацию», но не понимают, какую конкретную проблему это решит. Технологии ради технологий не работают. Малому и среднему бизнесу важно начать с определения ключевых направлений роста:

• увеличения продаж,
• оптимизации расходов,
• улучшения клиентского сервиса.

Например, один из моих клиентов, компания, оказывающая услуги по замене мебели в гостиницах 3 и 4 звезды в нескольких странах Балтии, решил пересмотреть свою стратегию, чтобы понять, как технологии могут помочь увеличить доход. Вместо того чтобы просто внедрять модные инструменты, мы начали с анализа бизнес-процессов и выявили основную проблему: низкая операционная эффективность и сложность в управлении проектами на разных рынках.

Мы определили, что внедрение системы управления проектами и автоматизация процессов логистики и закупок могут значительно улучшить ситуацию. Мы внедрили инструменты для управления проектами, которое позволяло отслеживать все этапы замены мебели — от заказа до установки — и оптимизировать работу с поставщиками. В дополнение к этому мы интегрировали инструмент для анализа данных, который помог лучше планировать закупки, избегать дефицита материалов и оптимизировать доставку между странами.

В результате за год компания смогла сократить сроки реализации проектов на 26%, снизить логистические затраты на 12%, а также повысить удовлетворенность клиентов за счет более точного соблюдения сроков. Это дало возможность компании выйти на новые рынки и улучшить свои позиции в странах Балтии, превратив технологию в реальный инструмент для роста и укрепления конкурентных преимуществ.

2. Умение работать с данными

Малому и среднему бизнесу критически важно управлять издержками. Внедрение простых цифровых решений позволяет экономить на рутинных процессах, сохраняя больше ресурсов для роста. Внедрение технологий — это всегда вопрос о том, как сделать сложное простым, и рутинное — автоматическим.

Один из моих клиентов, владелец юридической фирмы, обратился с конкретной задачей: сократить рутинные операции и освободить время для стратегической работы. Чтобы достичь этого, мы провели три последовательных шага.

• Анализ процессов. Если вы не понимаете, что у вас работает неэффективно, то просто внедрять технологии бессмысленно. Мы начали с тщательного анализа всех процессов внутри компании. Проанализировали, где уходят время и ресурсы, какие задачи выполняются регулярно, но при этом не требуют глубокой экспертизы. Это принципиально важно: прежде чем внедрить любую технологию, нужно понять, что именно она должна улучшить. Мы выявили, что значительная часть времени у юристов уходила на подготовку стандартных документов, таких как кассационные жалобы и типовые договоры.
• Определение рутинных задач и поиск точек автоматизации. Всегда нужно понимать, где именно технология может стать рычагом. Мы сосредоточились на тех задачах, которые повторялись изо дня в день. Это и есть те самые точки, где ИИ может дать максимальный эффект. Кассационные жалобы — прекрасный пример. Те, кто работает в этой сфере, знают, что подготовка такой жалобы может занять несколько часов. Это кропотливый процесс, который требует времени, но часто имеет стандартизированную структуру. Именно здесь и кроется потенциал для автоматизации.
• Подбор инструментов и обучение команды. Технология без подготовки людей — это всего лишь железо. Мы выбрали уже существующие AI-инструменты для автоматической генерации стандартных юридических документов и адаптировали их под специфику работы фирмы. Мы провели обучение сотрудников, чтобы они понимали, как пользоваться новыми инструментами, и смогли быстро адаптироваться к изменениям. Что из этого получилось? Теперь подготовка кассационной жалобы занимает около 30 минут вместо нескольких часов.

В итоге нашего вмешательства, произошло сокращение рутинных задач более чем на 60% и стратегический выигрыш. Что это дало фирме? Юристы освободили свое время для более сложных и стратегически значимых задач. Это не только позволило сократить внутренние затраты, но и улучшило качество обслуживания клиентов.

3. Готовность к переменам

Малый бизнес часто боится крупных изменений, особенно если они требуют инвестиций. Но на самом деле именно умение быстро адаптироваться и внедрять новые технологии дает конкурентное преимущество.

Для малого и среднего бизнеса в России технологии — это не просто способ экономить, а мощный инструмент для роста. Но это не волшебная палочка; их эффективность зависит от вашей стратегии, умения работать с данными и готовности меняться. Технологии не заменяют предпринимательскую смекалку — они усиливают ее.

Технологии освобождают вас от рутины, позволяя сосредоточиться на стратегии и клиентах. С их помощью даже простые решения могут кардинально изменить траекторию бизнеса, давая вам шанс выйти на новый уровень.

Вот первые шаги:

• Освоение основ ИИ. Руководители должны понимать ИИ хотя бы на базовом уровне, чтобы осознанно принимать решения об оптимизации. Это помогает увидеть, где именно ИИ может сократить затраты времени и повысить продуктивность. Без понимания, что может ИИ и как он работает, любые планы по оптимизации останутся на уровне фантазий.
• Нахождение ИИ-энтузиаста в компании. В большинстве случаев в компании всегда найдется один-два сотрудника, увлеченные технологиями и готовые экспериментировать с новыми решениями. Важно выявить этих людей, дать им пространство для исследований и объединить их усилия с видением компании. Эта связка между стратегией управления и техническими навыками энтузиастов превращает ИИ в мощный инструмент, а не просто в модный тренд.
• Анализ рутинных процессов. Совместно с ИИ-энтузиастом проанализируйте все рутинные процессы, на которые сотрудники тратят больше всего времени. Это может включать обработку данных, ответы на клиентские запросы, подготовку отчетов или планирование встреч. ИИ способен взять на себя задачи, которые не требуют интеллектуального участия, но отнимают много часов.
• Внедрение подходящих ИИ-решений. Важно выбрать уже проверенные инструменты, такие как ChatGPT или Copilot, которые позволяют автоматизировать часть рутинных процессов без необходимости создания сложных решений с нуля. Эти инструменты могут эффективно сократить время, затрачиваемое на обработку запросов, планирование или работу с данными, обеспечивая компании быстрый доступ к новым ресурсам.

Рынки меняются быстро, и компании, которые способны мгновенно анализировать данные и реагировать на изменения, выигрывают. ИИ позволяет бизнесу принимать решения на основе данных, а не интуиции. Представьте, что вместо недели на анализ рыночных трендов и построение прогнозов вы тратите часы или даже минуты. Компании, которые откладывают внедрение ИИ, рискуют оказаться позади своих более технологически развитых конкурентов.

Что внедрение ИИ дает бизнесу

• Повышение операционной эффективности. ИИ может автоматизировать рутинные задачи, такие как обработка заказов, управление запасами и документооборот. Это позволяет компаниям не только сократить затраты на персонал, но и свести к минимуму ошибки, которые часто возникают при выполнении однообразной работы. Когда ИИ берет на себя повторяющиеся задачи, сотрудники могут сосредоточиться на тех аспектах работы, которые требуют творческого подхода и стратегического мышления.
• Улучшение взаимодействия с клиентами. ИИ может анализировать поведение покупателей, их предпочтения и потребности, чтобы предлагать им персонализированные решения. В результате бизнес получает более лояльных клиентов, которые чувствуют, что компания действительно понимает их нужды. Это ведет к увеличению среднего чека и частоте повторных покупок, а также к лучшему удержанию клиентов в долгосрочной перспективе.

Выделим топ-10 навыков.

Чтобы достичь таких результатов, можно действовать по следующему плану.

• Проанализируйте свои текущие навыки. Поймите, что уже есть в вашем арсенале и в чем ваши сильные стороны, которые можно развивать дальше.
• Изучите, какие навыки востребованы на рынке. Рекомендуется обращаться к отчетам таких агентств, как Hays, где показаны уровни зарплат и востребованные навыки в различных странах, в том числе в СНГ. Это поможет понять, какие компетенции ценятся в вашей отрасли.
• Определите, за что платят компании. Если у вас нет ключевых навыков, таких как знание и использование ИИ, займитесь их освоением. Это особенно важно, так как владение ИИ станет обязательным условием для многих позиций в ближайшие 3-5 лет. Работодатели будут ожидать от кандидатов не только понимания технологий, но и умения внедрять их в практическую работу.
• Выберите регион и отрасль, где ваши цели достижимы. Определите, где ваши навыки и амбиции могут соответствовать потребностям рынка. Это может означать выбор определенного региона или сегмента рынка, где ваши перспективы роста наиболее высоки, и планирование карьеры на ближайшие несколько лет.