Съесть слона по частям: как и зачем составлять чек-лист

От запуска продукта до управления сложным проектом: чек-лист — вот инструмент, который выручает многих.

Сложность системы приводит к тому, что мы не можем полагаться только на свою память, чтобы знать, что и когда делать. Проверочный список — это эффективный инструмент, позволяющий перебросить часть когнитивной нагрузки на стороннего помощника.

Вот почему они повсюду: от контрольного списка вопросов хирургической безопасности Всемирной организации здравоохранения до предполетной подготовки и более обыденных чек-листов при планировании мероприятия. С помощью чек-листов мы покупаем продукты, управляем бизнесом и проводим сложные операции.

Посмотрим на увлекательную историю контрольных списков и узнаем, как можно разработать собственный, чтобы повысить эффективность, точность и (что, пожалуй, важнее всего) душевное спокойствие в личных и профессиональных проектах.

Помощь в сложном деле

Нет сомнений в том, что доктора и космонавты — неглупые люди. Однако в повседневной работе они в значительной степени полагаются на списки. Сколько бы опыта мы ни накопили, мы все равно остаемся людьми. Можно совершить ошибку в самых простых вещах. Именно контрольный список помогает защитить нас от досадных оплошностей.

Так, например, в 2018 году, прямо во время операции на мозге, кенийские врачи поняли, что в мозге пациента нет тромба. Они оперировали не того человека. Люди в социальных сетях выразили негодование по поводу ужасающей путаницы, которую можно было предотвратить, просто проверив идентификационную карточку пациента.

Эта простая задача входит в контрольный список хирургической безопасности Всемирной организации здравоохранения, состоящий из 19 пунктов. Его создали под руководством американского хирурга и исследователя в области общественного здравоохранения Атула Гаванде, чтобы предотвратить такие пугающие ошибки, которые были допущены во время операции в Кении.

В нем перечислены простые, но важные пункты, которые необходимо проверить в течение трех этапов операции. Например: «подтвердить личность пациента», «подтвердить процедуру и место разреза» или «подтвердить все известные аллергические реакции».

«Порой нам кажется, что пользоваться контрольными списками — это ниже нашего достоинства, словно это стыдно», — пишет Атул Гаванде в книге «Манифест контрольных списков». Однако системы, в которых нам приходится работать, стали настолько сложными, что было бы глупо полагаться только на память и ожидать, что мы будем работать наилучшим образом.

В 1935 году самолет Boeing новой модели разбился во время демонстрационного полета, в результате чего погибли два члена экипажа. Этот инцидент привел к созданию первого официального контрольного списка. Из-за появления новых технологий, которые пилот должен был использовать во время взлета, полета и посадки, стало невозможным запомнить все сложные шаги, связанные с безопасным управлением самолетом.

С тех пор контрольный список стал повсеместным явлением, и не зря: это надежный инструмент, позволяющий уверенно ориентироваться в сложных ситуациях. Во время космической миссии с высадкой на Луну в 1969 году контрольные списки были настолько важны, что астронавт «Аполлона-11» Майкл Коллинз назвал их «четвертым членом экипажа». Каждый астронавт потратил тогда более ста часов на ознакомление с индивидуальными чек-листами, а контрольный список операций по запуску состоял из более чем ста страниц.

Высокая эффективность

Чек-лист может показаться простым инструментом, но при правильном использовании он чрезвычайно эффективен. Вот несколько примеров:

• Выпуск лучшего продукта. В 1999 году компания Apple создала внутренний контрольный список под названием ANPP — сокращение от Apple New Product Process. Это подробный регламент, в котором пошагово изложен секретный рецепт. Apple использует его для разработки, создания прототипа и запуска любого нового продукта.
• Более взвешенное решение. Многие успешные инвесторы используют контрольные списки, чтобы решить, стоит ли делать ставку на ту или иную компанию. Они основываются на достоверных данных, потенциале рынка, квалификации предпринимателя, а также на предыдущих неудачах, с которыми сталкивался венчурный фонд.
• Отличная работа. Контрольный список — это еще и способ убедиться в том, что все находятся на одной волне и будут работать наилучшим образом. Хард-рок группа Van Halen включила в контракт пункт, согласно которому организаторы концерта должны поставить за кулисами миску с конфетами M&Ms, убрав из нее коричневые. Это может показаться глупым требованием, но на самом деле конфеты использовались в качестве индикатора того, прочитали ли организаторы весь контрольный список и готовы ли к шоу.

Как же составить контрольный список, который будет работать на вас?

Идеальный чек-лист

Во-первых, важно уточнить, что чек-лист — это не список дел. Если список дел — это перечень задач, которые нужно выполнить, причем в произвольном порядке и без какой-либо общей цели, то контрольный список — это четко определенный список условий, которые нужно отметить как выполненные, чтобы завершить сложную задачу.

Вы можете составить контрольный список для запуска продукта, уборки дома или покупки нового автомобиля — любой задачи, состоящей из нескольких важных частей. Если перед вами достаточно сложная задача и нужно устроить когнитивную разгрузку с помощью чек-листа, просто сделайте эти три шага:

1. Четко определите цель. Не создавайте список дел. Вместо этого отталкивайтесь от общей цели и обязательно перечислите все необходимые условия, прежде чем приступать к работе.
2. Пусть это будет одна страница. По мнению Атула Гаванде, идеальное количество страниц, которое должно быть в чек-листе, — всего одна. Да, космонавты могут использовать более длинные, но я позволю себе предположить, что вы не космонавт. Короче — значит лучше. Это снизит когнитивную нагрузку и сделает ваш контрольный список гораздо более эффективным.
3. Дополнительно можно добавить ответственных и сроки. Если это коллективный контрольный список и вы работаете в команде, может быть полезно связать каждый пункт с человеком, который за него отвечает, и сроком выполнения. Это поможет вам и команде легко пройти контрольный список и убедиться, что каждый знает, над чем ему предстоит работать.

Главная задача — это перенести процессы мозга на внешний носитель. Это позволяет совершать меньше ошибок и снижает уровень стресса. Как только вы привыкните, то увидите, насколько полезными могут быть контрольные списки во всех сферах жизни.

В следующий раз, когда у вас будет большой проект, составьте контрольный список. Совместный контрольный список для всей команды будет еще более эффективным.

Сообщение Съесть слона по частям: как и зачем составлять чек-лист появились сначала на Идеономика – Умные о главном.