Учет транспортных расходов зависит от нескольких факторов. Основной – кем выступает заказчик услуг: покупателем, продавцом или происходит внутреннее перемещение имущества. Другой фактор: организует доставку непосредственно компания или привлекается третье лицо: экспедитор, посредник. От этого зависит состав документов и бухгалтерский и налоговый учет расходов. Не запутаться, правильно оформить и учесть транспортные расходы помогут рекомендации Системы Главбух.
Важное про документ
Для чего нужен
Как оформить
Что такое экспедиторская расписка и для чего она нужна
Бизнес ежедневно сталкивается с логистическими операциями. Например, вы оптовый производитель корпусной мебели, собственный грузовой транспорт на балансе предприятия не числится. В договоре с клиентом прописано условие, что в целях доставки товара привлекается транспортная компания. При передаче товара экспедитору требуется оформление экспедиторской расписки.
Скачать образец заполнения экспедиторской расписки в 2024 году https://1gl.ru/#/document/118/127430/Экспедиторская расписка – это документ, в котором:
отражаются стороны сделки (отправитель, грузоперевозчик, получатель);где произведен требующий перевозки груз;при наличии товарный код, маркировка;сколько мест занимает продукция и в какой упаковке она находится;вес груза (брутто, нетто);объем;финансовая информация (стоимость) и т.д.
Зачем оформлять экспедиторскую расписку разберемся в таблице:
Участник процесса
Гарантии для стороны сделки
Отправитель груза (поставщик)
Документ подтверждает передачу товара или продукции в доставку, фиксирует время и дату передачи, а также переданное количество
Перевозчик (транспортная, экспедиторская компания)
При передаче фиксируется состояние упаковки, ее целостность, проверяется количество погруженной продукции или товара. Если в процессе перевозки продукция не повреждена и доехала до получателя в заявленном количестве, то задача экспедитора выполнена.
Получатель (покупатель)
Покупатель принимает груз, сравнивает с информацией в расписке, проверяет, что упаковка не повреждена, поддоны не рассыпались. Например, покупатель принял продукцию в целой упаковке и уже по факту открытия нашел брак – вины транспортной компании нет, претензии предъявляют к поставщику. А если при погрузке упаковка была целой, а до покупателя дошла поврежденной, то, скорее всего, претензию предъявят к перевозчику.
Заказчик и транспортно-экспедиционная компания заключают договор, в котором предусматривается условие: нужно оформлять расписку или нет. Про договор транспортной экспедиции подробнее в ст. 801 ГК РФ.
Кто оформляет экспедиторскую расписку
Экспедиторскую расписку составляет экспедитор, если получено поручение заказчика. Обычно, она составляется в двух экземплярах (грузоотправителю и экспедитору), но по условиям договора стороны вправе предусмотреть оформление и третьего экземпляра для клиента. С грузом, помимо расписки, компании передают и сопровождающие первичные документы (УПД, товарная накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и т.д.).
Наличие экспедиторской расписки может подтвердить включение в расходы сумм за услуги экспедитора и факт реальной перевозки груза. Но помимо нее, в компании должны быть и другие документы для признания расходов:
подписанный договор;поручение экспедитору;расписка склада.
В п. 5 Постановления Правительства №554 от 08 сентября 2006 года представлен перечень экспедиторских документов.
Многие бухгалтера задаются вопросом: в чем разница транспортной накладной и экспедиторской расписки, для чего нужны перечисленные документы? Экспедиторская расписка подтверждает факт приемки груза от грузоотправителя, а в транспортной накладной сделан акцент на условия транспортировки и выполнении условий доставки. Один документ не может заменяться другим, так как цели их оформления разнятся.
Как заполнить экспедиторскую расписку
Бланки экспедиторской расписки, поручения экспедитору, складской расписки найдете в приказе Минтранса №23 от 11 февраля 2008 года.
Расписка заполняется на основании поручения экспедитору. Порядок заполнения документа:
укажите дату выдачи и регистрационный порядковый номер;в строке «Грузоотправитель» укажите данные о компании или ИП, которая отправляет груз. Обычно здесь указывается информация о поставщике. Если экспедитор привлек для перевозки транспортную компанию, то в расписке в строке «Грузоотправитель» он заполнит свои данные. Если по поручению клиента экспедитор по доверенности заключит договор на перевозку с транспортной компанией, то в строке «Грузоотправитель» будут фигурировать данные компании или лица, которая является собственником груза;в строке «Клиент» отразите информацию о лице, которое будет получать товар: его ФИО или наименование, место нахождения или прописки ИП;на экспедитора заполните наименование и фактический адрес нахождения компании или информацию о ФИО и прописке ИП;страна происхождения товара – это место, где фактически произведен товар или продукция;товарный код заполняется по классификаторам ТН ВЭД и ОКПД2;маркировку определите по ГОСТ 14192-96;впишите количество грузовых мест, отразите как упакован товар (в коробах, на паллетах и т.д.);укажите веса брутто и нетто (то есть с упаковкой и без нее);впишите объем продукции к перевозке;в строке «Стоимость» отражают информацию о его стоимости на основании первичных документов;пропишите габариты упаковок;чтобы не расписывать подробно условия приема груза экспедитором, в соответствующей строке сделайте ссылку на пункт из подписанного договора на экспедиционные услуги;особые отметки необходимы, чтобы товар или продукция дошли до конечного получателя в исходном неповрежденном виде. Например, вы везете мебель с зеркалами, отметьте, что товар хрупкий и по коробам нельзя ходить, а если транспортируете шампунь, то укажите фразу «учитывать обозначение верха упаковки» и т.д.,расписка подписывается экспедитором, расшифровывается его фамилия, имя и отчество.
