Использование скан-копий первичных документов для подтверждения расходов при Упрощенной системе налогообложения (УСН) возможно только в исключительных случаях, и при условии, что налогоплательщик впоследствии получит оригиналы документов, оформленные в соответствии с законодательством. Такой вывод был сделан в письме Минфина от 14 июня 2024 года № 03-11-11/55025.
В письме Минфина подчеркивается, что для учета расходов при УСН они должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, а именно быть экономически оправданными и документально подтвержденными. Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичными учетными документами, которые могут быть как бумажными, так и в виде электронного документа с электронной подписью. Обязательные реквизиты для таких документов перечислены в пункте 2 статьи 9 этого закона.
Несмотря на строгие требования к документальному оформлению, Минфин отмечает, что использование скан-копий первичных документов для целей налогового учета допустимо, но только в исключительных случаях. Однако, точного определения, что именно понимается под «исключительными случаями», в письме не содержится.
Важно учитывать, что применение скан-копий для учета расходов не освобождает налогоплательщика от необходимости иметь оригиналы учетных документов, соответствующие требованиям законодательства. Таким образом, даже если в исключительных случаях допускается учет расходов по скан-копиям, налогоплательщик должен обеспечить получение оригиналов документов от контрагента в будущем.
