По закону все предприниматели, которые занимаются реализацией продукции в офлайн- и онлайн-режимах, обязаны своевременно передавать в налоговую чеки о совершенных операциях в электронном формате. Если этого не делать, за каждую сделку придется заплатить штраф, правда, существует ряд исключений, в случае которых данные правила становятся неактуальными. Сегодня решили разобраться в тонкостях работы с онлайн-кассами и подготовили список рекомендаций, которые упростят вашу работу по их установке и использованию.
Так называется кассовая техника, которая не просто позволяет проводить оплаты и предоставлять клиентам чеки, но и отправлять данные о совершенной операции в ФНС через оператора фискальных данных. Действия регламентируются законом № 54-ФЗ, он говорит о том, что онлайн-кассы в обязательном порядке обязаны применять все компании и индивидуальные предприниматели за исключением ряда категорий, например тех владельцев бизнеса, которые:
Несмотря на это, все представители малого бизнеса все равно должны выдавать клиентам чеки.
Онлайн-кассы работают следующим образом: клиент покупает продукт или услугу, техника фиксирует сделку в фискальном накопителе и выдает чек с деталями сделки, параллельно отправляя его через ОФД в налоговую службу и, при наличии у товара маркировки, в базу «Честного знака». Она формирует документы прихода и расхода, а также бланки строгой отчетности, также с ее помощью можно делать файлы, которые фиксируют начало и окончание смены.
Шаг первый — нужно купить технику и выбрать для нее подходящий фискальный накопитель, после чего заключить договор с оператором фискальных данных.
Для обслуживания операций по онлайн-кассе, как и в случае с обычной, требуется отдельный сотрудник — кассир. Если индивидуальный предприниматель хочет, он может также собирать весь комплект документов, включая кассовую книгу, приходные и расходные ордера.
Шаг второй — после того как техника готова, ее нужно подключить к интернету, своему компьютеру и настроить соответствующее программное обеспечение для работы кассы. Затем понадобится зарегистрировать ее в Федеральной налоговой службе, благодаря этому налоговая сможет своевременно получать данные о проведенных операциях.
Дополнительно потребуется подключить терминал, сканеры для считывания кодов товаров и технику для печати этикеток. Если онлайн-касса выходит из строя или у вас отключают электричество и она перестает работать, прием платежей нужно остановить.
Шаг третий — прописать подробный алгоритм работы с онлайн-кассой для всех сотрудников. Важно, чтобы продавцы в начале рабочего дня создавали отчет об открытии смены, проводить оплаты можно только после этого. Чек нужно выдавать клиенту сразу после покупки, если он не возражает против электронного формата, можно отправлять его по почте. Каждую смену работникам также необходимо закрыть, подготовив соответствующий отчет не позднее 24 часов с момента открытия.
За несоблюдение установленных законом правил собственникам бизнеса грозят определенные взыскания. Так, если индивидуальный предприниматель не устанавливает онлайн-кассу, придется заплатить штраф не менее 10 тысяч рублей, причем его размер может быть и больше — вплоть до 50% от общей суммы сделки.
Если техника есть, но установлена с некоторыми нарушениями — включая выдачу чека с ошибками — штраф составит платеж до 3 тысяч рублей.
Не выдавая клиенту чек о совершенной покупке, предприниматель рискует заплатить штраф на сумму 2 тысячи рублей. Несвоевременная отправка документов в ФНС чревата штрафом в размере до 3 тысяч рублей.
Нужна ли вашей компании база знаний и как ее создать
Основные принципы хранения продуктов товарного соседства — инструкция для начинающих ИП
Правила работы с онлайн-кассами для начинающих предпринимателей
