При работе с личными данными сотрудников следуйте установленным правилам их получения, передачи, хранения и уничтожения. В рекомендации Системы Главбух вы найдете информацию о том, какие документы необходимо оформить для законной обработки персданных, а также узнаете о возможных штрафах для компании и ответственных лиц за допущенные ошибки в этой сфере.
Изменения законе № 152-ФЗ о персональных данных
Закон о защите персональных данных запрещает распространять личные данные, если человек не согласен. Передавать информацию нельзя, даже если гражданин сам разместил ее в Интернете (п. 1 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Изменения в ФЗ о персданных ввели определение «персональные данные, разрешенные для распространения» и установили, как эти сведения можно использовать. А что относится к персданным, читайте в другой статье.
Полная версия Закона № 152-фз о ПД с изменениямиСкачать бесплатно текст закона
Политика защиты и обработки личных данных Скачать бесплатно образец
Персональные данные, разрешенные для распространения, — это сведения, к которым с согласия человека есть доступ у неограниченного круга лиц. Ранее не требовалось согласие на обработку этих данных, если человек разместил их в Интернете. Теперь любые данные о человеке можно передавать только с его согласия. При этом молчание не означает, что физлицо согласно на передачу личных данных (п. 5, 8-9 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ с изменениями).
Как работать с персональными данными по Закону 152-ФЗ
Новые правила работы с персональными данными работников предусматривают следующее. Согласие на обработку персданных, которые физлицо разрешило передавать, нужно оформить отдельно от других согласий. Чтобы передавать сведения сотрудника недостаточно иметь стандартное согласие на обработку данных. Для передачи данных потребуется отдельный документ, даже если в обычном согласии на обработку сотрудник указал, что не возражает, чтобы его данные компания передавала третьим лицам. Согласие на распространение персданных нужно оформить отдельно.
Отдельное согласие на обработку персональных данных потребуется в двух случаях:
компания распространяет сведения неопределенному кругу лиц;
компания передает сведения третьим лицам.
Например, получите от сотрудника отдельное согласие на распространение таких данных, если публикуете на сайте компании сведения о работнике.
Согласие на обработку персданныхСкачать бесплатно
Не нужно брать согласие у сотрудников, если компания обрабатывает его личные данные в рамках трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Сведения работников вы используете, чтобы начислять зарплату, заполнять кадровые документы, трудовую книжку и отчетность.
Не нужно брать разрешение на передачу сведений в налоговую инспекцию, СФР, военный комиссариат, приставам, прокуратуру и другие аналогичные ведомства. Также согласие не потребуется, если компания передает персданные работников в банк, чтобы оформить зарплатные каты. Но при условии, что в положении об оплате туда указано, что сотрудник получает заработок на карту и он ознакомился с документом.
Как оформить согласие по новому Закону о персональных данных
Как составить отдельное согласие, Закон 152 -ФЗ о персональных данных не устанавливает. Но это не значит, что документ можно оформить в как вздумается. В согласии сотрудник должен указать, какую информацию он согласен передавать и куда, а какую нет. Не передавайте сведения, если не ясно, разрешил ли человек распространять сведения. (ч. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Требования к содержанию согласия на обработку персданных, которые человек разрешил распространять, утв. приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Оформите согласие в письменном виде. Включите в согласие следующую информацию:
сведения о гражданине, который дает согласие, – Ф.И.О., телефон, электронную почту и почтовый адрес;
сведения о компании, которая получает сведения, – наименование, адрес из ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН;
цель обработки персональных данных – например, размещать сведения на сайте можно с целью увеличения продаж и формирования доверия у будущих клиентов;
категории и перечень данных – пусть человек перечислит, какие именно личные данные в 2022 году он разрешает, а какие не разрешает распространять;
срок действия согласия – укажите период, в течение которого действует согласие на распространение этих данных, или дату окончания его действия;
наименование информационного ресурса – гражданин должен указать на каком сайте разрешает размещать информацию и в каком разделе, если он дает согласие на публикацию своих данных.
Когда нужно прекратить распространять личные данные по Закону № 152
Новое в персональных данных предусматривает, что гражданин может в любой момент потребовать прекратить распространять информацию, которую ранее разрешал передавать (п. 12 ст. 10.1 ФЗ № 152 с изменениями). Тогда компания должна немедленно прекратить распространять личные сведения. С этого момента согласие на распространение больше не действует.
Свой отказ физлицо должно изложить письменно. Пусть укажет в требовании Ф.И.О., номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес, список персональных данных, обработку которых нужно прекратить.
