За нарушение правил начисления зарплаты работодателю грозит штраф до 50 000 руб. В рекомендации Системы Главбух читайте, как установить размер зарплаты, чтобы избежать штрафа.
Что такое лицевой счет сотрудника по заработной плате
Лицевой счет работника используется для ежемесячного фиксирования всех начислений, удержаний и выплат заработной платы в течение года. Этот документ, заполняемый индивидуально для каждого сотрудника, предоставляет полную информацию о расчетах по заработной плате. Основой для ведения лицевого счета служат первичные документы, отражающие учет выработки, выполненных работ и отработанного времени, а также документы, касающиеся различных видов оплаты.
Согласно действующему законодательству лицевые счета по заработной плате не являются обязательными. Однако работодатели должны помнить об обязанностях, установленных законом:
предоставлять расчетный листок при выплате зарплаты, форма которого утверждается работодателем (ст. 136 Трудового кодекса РФ),
представлять работнику документы, указанные в статье 62 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, организация может использовать другие документы для ежемесячного фиксирования сведений о заработной плате, выплаченной сотруднику в течение года. Если документов по начислению зарплаты у работодателя не окажется, ревизоры могут штрафовать. Размеры санкций такие:
10 000 рублей, если нарушения произошли в течение одного налогового периода;
30 000 рублей, если нарушения произошли в течение более чем одного налогового периода.
Какую форму лицевого счета по зарплате использовать
Действующее законодательство дает работодателям выбирать форму лицевого счета работника. Компания вправе:
либо использовать стандартные формы лицевых счетов, если это было утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике. Унифицированные формы лицевых счетов № Т-54 и № Т-54а были утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-54 применяется при ручной обработке данных, а форма № Т-54а – при автоматизированной обработке (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
либо применять собственные формы, разработанные и утвержденные руководителем, при условии, что они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк формы №Т-5аСкачать бесплатно
Бланк формы №Т-54аСкачать бесплатно
Лицевой счет сотрудника (форма Т-54): правила ведения и заполнения.
Унифицированная форма Т-54 не является обязательной для ведения и как правило данной формой пользуются крупные организации с большим количеством работников.
Лицевой счет по форме Ф-54 заполняется на каждого работника при заключении трудового договора и является очень важным документом. Он содержит личные данные человека, количество отработанных часов в каждом месяце, все начисления и удержания. Датой первичного оформления данной формы является дата приема на работу, а датой завершения дата увольнения работника. Если сотрудник отработал в организации полный календарный год, то датами расчетного периода считаются первый и последний день года. Образец лицевого счета по зарплате по форме № Т-54 смотрите ниже.
Скачать бланк
Унифицированная форма Т-54 представляет собой шапку документа и табличную форму, состоящую из двух частей.
В шапке документа содержатся сведения об организации: наименование организации, название подразделения, код ОКПО, а также сведения о работнике, на которого заполняется лицевой счет:
номер документа;
расчетный период, за который составляется документ;
категория персонала;
ИНН;
СНИЛС;
код места жительства;
семейное положение;
наличие детей;
дата устройства на работу;
дата увольнения с данной работы;
дата рождения.
Первая часть таблицы содержит следующие сведения (в скобках дан номер столбца):
о приеме на работу, переводах работника, условиях труда, изменениях в оплате труда: дата и номер приказа (1-2), подразделение (3), должность работника (4), условия труда (5), размер тарифной ставки или оклада (6), доплаты и надбавки, если такие предусмотрены (7-8);
отпусках работника: вид отпуска (9), дата и номер приказа об отпуске (10-11), за какой период взят отпуск (12-13), дата начала и окончания отпуска (14-15), продолжительность отпуска в календарных днях (16);
удержаниях с зарплаты: номер и дата документа (17), период удержания (18-19), сумма, которая должна быть удержана (20), размер удержания за месяц (21);
сумме льгот (налоговый вычет), предоставляемых работнику (22).
Вторая табличная часть содержит информацию о количестве отработанного времени, начислениях и удержаниях, задолженностях за работником и компанией перед работником необходимых для начисления ежемесячных выплат:
месяц (23);
отработанные в месяце дни: код (24, 26), количество (25, 27);
различные начисления работнику в данном месяце (28-32), другие доходы (33), пособие по временной нетрудоспособности: месяц (34), дни (35), сумма (36), всего (37);
удержания из выплат: аванс (39), налог на доходы (39), прочие (40–45), всего (46);
задолженность: за компанией (47) и за работником (48);
всего к оплате (49).
После внесения всей информации сотрудник ответственный за оформление в организации лицевых счетов ставит свою подпись с расшифровкой и дату составления документа.
Форма № Т-54 лицевой счет: образец
Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника.
Скачать образец
Лицевые счета сотрудников по заработной плате в 1С 8.3 ЗУП: где найти
Чтобы в личной карточке и лицевом счете системы 1С:ЗУП была доступна не только кадровая информация, переводы и данные о подразделениях и должностях сотрудника, но и события, связанные с изменениями в заработной плате, нужно включить соответствующую опцию в настройках кадрового учета. Для этого перейдите в раздел главного меню «Настройка» и выберите пункт «Кадровый учет».
В данном разделе отображены настройки кадрового учета базы 1С:ЗУП. Выберите параметр «Отображать изменения оплаты труда в личной карточке Т-2», чтобы в базе корректно отображалась структура, необходимая для формирования отчета.
Затем, в разделе «Зарплата» главного меню базы 1С, перейдите в подраздел «Отчеты по зарплате». В открывшемся окне найдите гиперссылку «Лицевой счет (Т-54)».
Срок хранения лицевых счетов работников
Согласно правилам Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения документов зависит от даты завершения делопроизводства:
документы, законченные до 01.01.2003 года, должны храниться 75 лет,
завершенные после 01.01.2003 года – 50 лет.
Если организация прекращает ведение лицевых счетов по зарплате, необходимо обеспечить сохранность иных документов, подтверждающих расчеты с работниками (расчетные листки, расчетные и платежные ведомости, расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование и др.). В таком случае документация также должна храниться либо 50, либо 75 лет, в зависимости от даты завершения делопроизводства по этим документам.
