Для участия в закупках бизнесмены предоставляют информацию об организации, уставные документы и другие необходимые сведения для заказчика. Чтобы иметь доступ к этой информации в любое время, на портале поставщиков доступен облачный сервис «Мои документы». В электронной библиотеке уже содержится около 30 тысяч документов. Об этом сообщил заместитель руководителя столичного Департамента информационных технологий Роман Урнышев.
Эксперты ведомства поделились советами о том, как использовать этот инструмент, чтобы сделать работу на платформе закупок малого объема еще более удобной.
«Библиотека электронных документов на портале поставщиков оптимизирует для представителей бизнеса участие в закупках, экономит время на подготовку необходимой документации, дает возможность сотрудникам компании работать с единой базой файлов. В этом разделе пользователи хранят копии необходимых документов, шаблоны контрактов, лицензии, сертификаты, банковские гарантии, организационные файлы для специалистов и другую важную информацию. Пользоваться облачной библиотекой могут все сотрудники компании, при этом доступ к сервису возможен с разных устройств», — рассказал Роман Урнышев.
Библиотека «Мои документы» находится в правой части пользовательского меню. Чтобы туда попасть, нужно выбрать раздел «Документы». В библиотеке для каждого файла есть информация о его названии, дате загрузки, типе и номере версии. Эти данные помогут вам работать с платформой и искать нужные документы, используя фильтры.
Кроме того, в этом разделе можно увидеть историю недавно использованных и просмотренных документов. Для удобства пользователей есть возможность выбрать файлы, которые будут автоматически прикрепляться к каждому пакету. Чтобы воспользоваться этой опцией, достаточно отметить нужные файлы флажком в столбце «По умолчанию».
При загрузке файла в библиотеку потребуется заполнить поля, которые помогут сориентироваться в версиях и при поиске. Пользователям необходимо ввести название и выбрать из списка подходящий тип, а также добавить номер и при необходимости примечание. Платформа поддерживает большую часть распространенных форматов: текстовые (doc, docx, pdf, txt, rtf), графические (png, jpeg, jpg, gif, tiff), табличные (xls, xlsx, yml), а также презентации в форматах ppt и pptx.
Сервис позволяет редактировать названия документов прямо на платформе. Чтобы убрать ненужные или устаревшие файлы, достаточно выделить их в общем реестре и нажать кнопку «Удалить» в меню сверху.
