В статье подробно о том, что такое отпуск авансом, кому и в каких случаях предоставлять и когда он может повлечь негативные последствия для работодателя.
Специалисты Системы Главбух разработали специальный проект по оформлению и расчету отпусках в 2024 году. Ознакомьтесь, чтобы не допустить ошибок.
Что такое отпуск авансом по ТК
По Трудовому кодексу ежегодный отпуск сотрудник должен заработать. Право на первый оплачиваемый отдых возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК). Только с согласия работодателя сотрудник может взять полный отпуск и раньше, не проработав полгода. Соответственно отпуск авансом – это дни отпуска, которые работник еще не заработал.
Отпуск авансом за следующий год: можно ли отказать дать
Ответ на вопросы "Можно ли отказать работнику в отпуске авансом, можно ли дать сотруднику отпуск авансом вперед на 31 день" содержится в статье 122 ТК. В ней прямо сказано, что сотрудники могут отдохнуть досрочно, если руководитель даст на это свое согласие. Если отдых работника повлияет на хозяйственную ситуацию в компании, работодатель может не давать отпуск аванс.
Вместе с тем некоторым работникам отпуск по их требованию должен быть предоставлен до истечения шести месяцев работы. К их числу относятся:
сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
Отпуск авансом за следующий год обязательно предоставлять только тем сотрудникам, про кого сказано в части 3 статьи 122 ТК. Поэтому, например, многодетным родителям досрочный отдых не положен.
Также есть категории сотрудников, кому всегда нужно предоставлять отпуск в удобное для них время. График отпусков значения не имеет. В их числе:
мужья в период, когда их жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
работники, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших – 18 (ст. 262.2 ТК);
родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК) и другие.
Полный список сотрудников, которые по желанию могут взять отпуск в любое удобное для них время, смотрите в справочнике от экспертов Системы Главбух.
Оформление отпуска авансом за следующий год
Оформление отпуска авансом аналогично отпуску вне графика, однако имеются особенности в процедуре подачи заявления. Прочие документы, такие как приказ, записка-расчет, платежное поручение, личное дело и график отпусков, заполните стандартным образом.
Видеоинструкция. Как заполнить заявление на отпуск авансомПосмотреть инструкцию
В случае, когда работник подпадает под категорию, предусматривающую льготы, он должен указать таковые в заявлении на отпуск. Так, женщины в преддверии декретного отпуска имеют право получить его в авансовом порядке (ч. 3 ст. 122 ТК). При отсутствии у работника льгот, но при подаче им заявления на отпуск, работодатель может его предоставить. В таком случае заявление должно быть подписано руководителем работника, что свидетельствует о согласовании данного отпуска.
Также рекомендуем попросить работника внести в заявление на авансовый отпуск обязательство о возврате отпускных за неотработанные дни отпуска. Образец заявления на отпуск авансом смотрите ниже.
Скачать образец
Риски предоставления отпуска авансом
Если работник получил отпуск авансом за неотработанный период и затем решит уволиться, работодатель имеет право удержать из его зарплаты сумму отпускных за незаработанные дни. При этом стоит помнить, что по общему правилу размер всех удержаний при выплате заработной платы не может превышать 20% ее суммы.
Вместе с тем на практике нередки случаи, когда суммы зарплаты может не хватить, чтобы произвести удержание. В этом случае можно предложить работнику погасить остаток суммы в добровольном порядке. Внесение денег в кассу организации в добровольном порядке уже не будет считаться удержанием, так как работник вправе самостоятельно распоряжаться своими доходами. В кассу можно внести любую сумму без ограничений.
Если работник не согласен добровольно вернуть в кассу сумму отпускных за неотработанный отпуск, обращаться в суд бесполезно. Действующее законодательство не содержит оснований для взыскания в суде уже после увольнения работника суммы отпускных (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 29.08.2014 № 70-КГ14-4). Поэтому желательно не допускать случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют работнику заранее. Это позволит минимизировать риск невозврата отпускных за неотработанный, но использованный отпуск.
