Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, нужны: график отпусков, приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет на отпускные. Могут понадобиться и другие документы. Например, уведомление об отпуске для сотрудника или его заявление. Подробнее о том, как оформить документы для отпуска, смотрите в инструкции от Системы Главбух, которую согласовали с Рострудом.
Когда надо писать заявление на отпуск
Когда и за сколько дней нужно писать заявление на отпуск, зависит от того, работник идет отдыхать по графику или нет. Если сотрудник уходит в отпуск по графику, то писать заявление не требуется. Кадровая служба уведомит сотрудника за две недели о дате начала отпуска, а после издаст приказ. Бухгалтер начислит отпускные, которые выплатят за три рабочих дня до начала отдыха.
Если сотрудник собирается отдыхать вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление.
Еще один случай, когда надо писать заявление на отпуск, - отдых запланировал новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.
Эксперты Системы Главбух подсказали, как оформить перенос отпуска, не делать при этом лишнюю работу и избежать трудовых споров с сотрудниками. Как перенести отпуск >>
За сколько дней надо писать заявление на отпуск
Часто период отпуска не совпадает с графиком отпусков, утвержденным ранее. Любая организация — это живой организм, в котором постоянно происходят изменения: приемы, увольнения, болезни и другие личные обстоятельства сотрудников. Они вносят коррективы в уже утверждtнные планы на ежегодные отпуска. В этом случае работнику уже потребуется написать заявление на предоставление оплачиваемого отпуска.
За какое время пишется заявление на отпуск? Заявление рекомендуется оформлять за две недели до планируемой даты начала ежегодного отдыха, но и не менее чем за 3 дня. По общему правилу, указанный временной интервал обусловлен необходимостью обработать заявление сотрудника, издать приказ, произвести расчет отпускных и выплатить положенную сумму не нарушая сроков.
Как по закону писать заявление на отпуск? Законом не закреплена форма заявления. В обязательном порядке в нем указывается период отпуска и продолжительность. Важно отметить, что нужно писать именно числа отсутствия, а не просто период. Заявление на отпуск пишется «по какое число включительно». Например, прошу предоставить мне очередной отпуск с 1 июня 2024 года по 14 июня 2024 года. В данном случае последним днем отпуска будет 14 июня. Образец заявления ниже.
Скачать образец
Можно ли писать заявление на отпуск за неделю до начала? Можно. Трудовым кодексом не определены конкретные сроки подачи заявления. Работодателю важно успеть вовремя издать приказ и перечислить сотруднику положенную сумму за 3 рабочих дня до начала отпуска. Ну а если речь идет о небольших компаниях, где документооборот происходит быстро, то недельный срок, вполне подходящий для соблюдения всех условий.
За какое время пишется заявление на неоплачиваемый отпуск
Есть еще один вид отпуска, который не подлежит оплате – отпуск без сохранения зарплаты. По уважительным причинам работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы или административный отпуск.
За сколько дней нужно писать заявление на административный отпуск? Сроков подачи заявления законодательством не установлено. Учитывая, что такой вид отпуска чаще всего является непредвиденным, то оно может быть подано в любой момент. Нужно обязательно учесть, что в общих случаях предоставление административного отпуска является правом работодателя, а не его обязанностью. Перечень обязательных случаев закреплен в Трудовом кодексе. При подаче заявления на такой вид отпуска стоит оценить вероятность его предоставления и, поэтому, не откладывать написание на последний день.
Для получения отпуска без зарплаты работнику необходимо обратиться с заявлением и указать даты начала отпуска и его продолжительность. По желанию можно указать причину и приложить подтверждающие документы. Ниже образец заявления на отпуск за свой счет.
ГИТ может оштрафовать работодателя, если нарушить правило «трех дней». Даже если работник напишет в заявлении, что готов получить отпускные позже срока, это не защитит от претензий инспекторов. За задержку отпускных также придется выплатить компенсацию, причина задержки не важна.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости. Из рекомендации в Системе Главбух " Как выплатить отпускные"
Когда писать заявление на отпуск после устройства на работу
Воспользоваться своим правом на ежегодный отпуск вновь приятный работник может по истечении 6 календарных месяцев непрерывной работы. В данном случае он имеет право на 14 календарных дней отпуска. Порядок предоставления отпуска для вновь принятых сотрудников аналогичен общим правилам. Заявление также рекомендуется подать за две недели до начала отпуска, чтобы получить согласие руководителя, успеть перераспределить обязанности на замещающих работников и вовремя получить отпускные.
По предварительному согласию с работодателем отпуск может быть предоставлен и ранее 6 месяцев, а также более, чем на 14 дней. Такие ситуации решаются в индивидуальном порядке между работником и работодателем.
Исключением для истечения шестимесячного периода непрерывной работы являются следующие категории работников:
женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники в возрасте до восемнадцати лет;
работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
Что будет, если пропустить срок подачи заявления
Когда сотрудник пропускает срок подачи заявления и обращается менее, чем за три дня, то работодатель нарушает срок выплаты отпускных. В данном случае, работодателю потребуется выплатить работнику денежную компенсацию за задержку причитающихся выплат. На практике работодатель может отказать в предоставлении отпуска с указанной даты, отодвинув ее до минимально необходимой. А если работник все-таки настаивает на отдыхе с конкретного числа, то альтернативой является административный отпуск на указанные дни.
