Отличия резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете Скачать таблицу различий
Смета (расчет) отчислений в резерв на оплату отпусков Скачать образец
Кто создает резерв отпусков на 2024 год
Все организации обязаны формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете, за исключением тех, которые ведут упрощенный учет. Этот резерв считается оценочным обязательством, так как обладает всеми соответствующими признаками.
Кто может не создавать резерв
Более того, нормы ПБУ 8/2010 применяют, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска предоставляют сотрудникам в рамках трудовых отношений, основанных на трудовых договорах.
Обязанность формировать резерв на оплату отпусков в налоговом учете отсутствует. Это право предоставлено организациям, которые используют метод начисления. Такой подход позволяет учитывать затраты на отпуска через формирование резерва с начала текущего года, еще до того, как сотрудники фактически уйдут в отпуск.
Организации, которые применяют кассовый метод, не могут создавать резерв на оплату отпусков в налоговом учете. Это обусловлено тем, что при кассовом методе расходы учитываются только после фактической оплаты. Таким образом, затраты на отпуска будут уменьшать налоговую базу лишь в момент выплаты сотрудникам.
Тем, кто обязан, но не создает резервов на оплату отпусков в бухучете, могут выставить как налоговый, так и административный штраф. В Системе Главбух смотрите, что будет, если не формировать в бухучете резерв по отпускам.
Штраф за резерв отпусков
Как рассчитать резерв на оплату отпусков: пошаговый алгоритм годаВ бухучете величина резерва должна совпадать с общей суммой отпускных всем сотрудникам. Причем тут надо учитывать также налоги и взносы. Учтите, что в расчет берут именно те дни отпуска, которые сотрудник уже заработал. Оценивайте предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность.
В ПБУ 8/2010нет конкретной методики расчета резерва. Порядок расчета и его регулярность каждый работодатель определяет самостоятельно. Чтобы создать резерв на оплату отпусков, следуйте пошаговому алгоритму.
Инструкция: как создавать резерв по отпускам
Шаг 1. Определите периодичность
Выберите, как часто будете рассчитывать резерв. Это можно делать ежемесячно, ежеквартально или на год. Оптимальное решение — делать это так часто, как компания составляет бухгалтерскую отчетность. Если организация составляет только годовую отчетность, то резерв можно рассчитывать также раз в год (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК).
В бухотчетности резерв на оплату отпусков показывают отдельной строкой, только если это существенная величина (п. 24 ПБУ 8/2010).
Шаг 2. Выберите методику расчета резерва
При расчетах можно ориентироваться на варианты, которые Минфин утвердил для государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений. Смотрите их в разделе 3 Методички Минфина по СГС «Выплаты персоналу».
Есть три варианта методики расчета резерва на оплату отпусков:
по организации в целом;по категориям персонала;отдельно по каждому сотруднику.
При выборе учитывайте количество сотрудников, трудоемкость расчета, наличие компьютерных программ и прочие факторы.
Размер резерва в части страховых взносов надо определять с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. Один из вариантов – рассчитывать сумму резерва в этой части с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.
Выбранный метод и период для расчета закрепляют в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Подсказки для бухгалтера в Системе Главбух
Умный график отпусков – 2024Узнать подробности
Справочник по отпускам. Образцы, схемы действий и видеоинструкцииУзнать подробности
Как оформить ежегодный оплачиваемый отпускУзнать подробности
Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпускУзнать подробности
Как составить график отпусков на 2024 год
Шаг 3. Определите неиспользованные отпуска
При расчете также важно знать количество дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на дату расчета. Эти данные можно запросить в кадрах. Учтите, что эти сведения нужно оформить служебной запиской, а не простым электронным письмом, поскольку на них будет основан расчет.
Шаг 4. Рассчитайте зарплату
Бухгалтер на этом шаге должен рассчитать среднюю зарплату в целом по организации или среднедневной заработок по каждому сотруднику.
Если расчетный период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, средний дневной заработок определите по формуле:
Средний дневной заработок
=
Заработок, начисленный за расчетный период
:
12
:
Среднемесячное число календарных дней (29,3)
Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставляют в календарных днях, средний дневной заработок рассчитайте так:
Среднийдневнойзаработок
=
Заработок, начисленный за расчетный период
29,3
×
Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода
+
Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах (календарном месяце)
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце рассчитайте по формуле:
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце
=
29,3
:
Количество календарных дней месяца
×
Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце
Для определения среднего заработка в него нужно включить все выплаты, которые перечислены в пункте 2 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. В частности, к ним относятся:
зарплата, начисленная сотрудникам;денежное содержание муниципальных служащих;комиссионное вознаграждение;гонорар сотрудников редакций газет, журналов, других средств массовой информации, организаций искусства, состоящих в штате организации;надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);премии и вознаграждения.
Выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.), при расчете среднего заработка учитывать не надо.
Шаг 5. Рассчитайте резерв
Тут надо использовать методику, которую установили в учетной политике: в целом по организации, по категориям или по каждому сотруднику отдельно. Если закрепленный в учетной политике метод оказался неудобным, то его можно сменить, но при составлении политики на следующий год.
Формулы для расчета резерва по отпускам в целом по организацииМетод расчета резерва по организации в целом наиболее простой, но менее точно отражает сумму резерва. При этом методе расчет страховых взносов делайте также по организации в целом.
Для расчета общей суммы резерва можно использовать методику, аналогичную утвержденной Минфином для государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений (раздел 3 Методички Минфина по СГС «Выплаты персоналу»).
Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
Резерв отпускных = К х ЗПср, где
К — Количество всех дней неиспользованного отпуска по организации, дн.
ЗПср — Средняя зарплата по организации, руб.
Рассчитайте сумму взносов:
Резерв взносов = К х ЗПср х Тариф взносов
Рассчитайте общую сумму резерва:
Резерв = Резерв отпускных + Резерв взносов
Формулы для расчета резерва по отпускам по категории персоналаМетод расчета резерва отпусков по категориям сотрудников (группам персонала) проще метода расчета по каждому сотруднику. Величину резерва отпусков считайте отдельно по каждой категории персонала. Например, отдельно для административного отдела, производственного отдела, отдела снабжения, отдела продаж. Расчет страховых взносов также делайте по каждой категории сотрудников.
Для расчета общей суммы резерва можно использовать методику, аналогичную утвержденной Минфином для государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений (раздел 3 Методички Минфина по СГС «Выплаты персоналу»).
Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
Резерв отпускных = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где
К1, К2, К3 — Количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников, дн.
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — Средняя зарплата по каждой категории работников, руб.
Рассчитайте сумму страховых взносов:
Резерв взносов = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х Тариф
Рассчитайте общую сумму резерва:
Резерв = Резерв отпускных + Резерв взносов
Формулы для расчета резерва по отпускам по каждому сотруднику
Метод расчета резерва по каждому сотруднику наиболее трудоемкий, но позволяет рассчитать сумму резерва максимально точно. Такой способ расчета подойдет организациям с небольшой численностью сотрудников. При этом методе расчета резерва сумму страховых взносов также определяйте по каждому работнику.
Для расчета общей суммы резерва можно использовать методику, аналогичную утвержденной Минфином для государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений (раздел 3 Методички Минфина по СГС «Выплаты персоналу»).
Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
Резерв отпускных = К х ЗП, где
К — Количество не использованных сотрудником дней отпуска, дн.
ЗП — Среднедневной заработок сотрудника, руб.
Рассчитайте сумму страховых взносов:
Резерв взносов = ЗП х Тариф
Определите общую сумму резерва:
Резерв = Резерв отпускных + Резерв взносов
Как в бухучете отразить отчисления в резерв
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет ведут по видам резервов, поэтому к счету 96 компания должна открыть субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов (счет 96)).
Резервирование сумм отражают по кредиту счета в корреспонденции с тем счетом, на котором показывают зарплату сотрудников, по будущим отпускам которых рассчитываете оценочные обязательства:Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.
Создав резерв в бухучете, надо списать затраты по отпускным за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите отчисления в резерв на оплату отпусков (п. 8, 21 ПБУ 8/2010, Инструкция к плану счетов (счет 96)).
Как в налоговом учете определить процент отчислений в резерв на оплату отпусков в 2024 годуРасчет ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков прописан в абзаце 2 пункта 1 статьи 324.1 НК. Для этого используйте формулу:
Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков
=
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков с учетом страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев
:
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом страховых взносов и взносов на страхование от несчастных случаев
×
100
Ежемесячную сумму отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитайте по формуле:
Ежемесячная сумма отчислений в резерв на оплату отпусков
=
Фактическая сумма расходов на оплату труда (без учета предстоящих выплат) с учетом взносов на обязательное страхование и на страхование от несчастных случаев
×
Ежемесячный процент отчислений в резерв
Как в налоге на прибыль отразить отчисления в резерв
Ежемесячно следует учитывать расходы на отчисления с учетом категорий работников. Это означает, что выплаты, для которых создан резерв, должны быть отнесены к прямым или косвенным расходам в соответствии с законодательством.
Организации имеют право самостоятельно определять список прямых расходов, связанных с производством товаров или услуг. Однако такой выбор должен быть обоснован технологическими особенностями процесса. Механизм распределения и учета затрат должен быть зафиксирован в учетной политике компании.
Затраты на оплату труда работников, занятых в производстве или реализации, следует включать в прямые расходы. Следовательно, расходы на формирование резерва на оплату отпусков для таких работников также должны быть рассмотрены как прямые. Зарплата управленческого персонала или других сотрудников, не относящаяся к прямым расходам по объективным причинам, признается косвенными расходами.
Отчисления в резерв, относящиеся к прямым расходам, будут влиять на стоимость незавершенного производства или готовой продукции. Они уменьшат налоговую базу по мере реализации продукции. Отчисления, относящиеся к косвенным расходам, учитываются при расчете налога на прибыль в момент начисления.
В торговых организациях отчисления в резерв будущих выплат сотрудникам признаются косвенными расходами. Эти расходы учитываются при расчете налога на прибыль в момент начисления, за исключением затрат на доставку товаров до склада организации.
Как в УСН отразить резерв по отпускам
Компании, работающие по упрощенной системе налогообложения, лишены возможности формировать резервы на оплату отпусков сотрудников. В случае уплаты единого налога на доходы они не учитывают никакие дополнительные расходы, включая отчисления в резервы.
Также организации, которые платят УСН по объекту «доходы минус расходы», не могут создавать такие резервы. Поскольку они учитывают расходы только по факту выплаты, то расходы на отпуска будут учтены при расчете налога лишь в момент фактической выплаты сотруднику. Предварительной учёт этих расходов за счёт создания резерва невозможен. Поэтому в перечне расходов, учитываемых для целей уплаты единого налога из статьи 346.16 НК, отчисления в резервы не указаны.
