В процессе работы любой компании появляется большое количество документов, которые больше не нужны. Это самый разный набор бумаг — от черновиков и случайно распечатанных файлов до единиц хранения в архиве, срок действия которых вышел.
Возникает логичный вопрос: что делать и где уничтожить документы? Ответ на него зависит от того, о каких именно бумагах идет речь. Давайте разбираться!
Ответ: «Нет!»
Точнее — некоторые можно, но лучше даже их сдать в переработку. Итак, если документы не подлежат хранению, никогда не были в архиве, не содержат никаких важных сведений (например, личных данных, финансовых сведений, коммерческих тайн и т.д.), то их можно отдать на переработку. Но и их желательно пропустить через шредер — на всякий случай.
В то же время, если вы вынесете такие листы на мусорку, вы не нарушите закон. Только не поможете природе.
Совсем иначе обстоят дела с важными документами. Важные в данном случае — это все листы, которые содержат коммерческую информацию (ей может воспользоваться посторонний), персональные данные, а также абсолютно все, чтобы было или должно было быть в архиве. То есть те документы, которые по закону нужно хранить хотя бы некоторое время.
В этом случае нужно действовать по следующему плану:
подготовить «Акт о выделении дел к уничтожению»; тщательно измельчить все бумаги на офисном шредере; сдать их в переработку.Эту процедуру можно провести самостоятельно, если листов немного. Но что делать тем, у кого накопились целые горы ненужных бумаг? Конечно же, обратиться к профессионалам!
Конфиденциальное уничтожение документов — это процедура, которая проводится следующим образом:
перед началом вы можете заказать архивную обработку документов, в ходе которой профессионалы выявят выделенные на уничтожение дела из вашего архива; все бумаги заберут прямо из вашего офиса, вам не придется никак их готовить к уничтожению; специалисты удалят из массы все небумажные элементы (например, скрепки, скобки, веревочки от папок, пластиковые файлы и папки и т.д.); профессионалы проведут взвешивание, чтобы определить, какая масса у бумаг, отправленных на уничтожение — такая услуга обычно оплачивается за килограммы; на собственных площадях, за закрытыми дверьми, без доступа посторонних происходит измельчение всех документов до фракции «0» — при этом может присутствовать представитель компании-заказчика для контроля; затем полученная масса отправляется на переварку на целлюлозно-бумажный комбинат, где из нее получают новые. бумажные изделия; заказчику выдают все соответствующие акты, например, «Акт о конфиденциальном уничтожении документов» или специальная отметка на «Акте о выделении дел к уничтожению».
