¿Puedo utilizar el coche de empresa para uso personal? Derechos y obligaciones de este vehículo
En muchas empresas, los trabajadores reciben herramientas para desarrollar su labor de forma eficiente, como ordenadores portátiles que permiten conectarse desde cualquier lugar y trabajar de manera remota. Estos dispositivos, aunque formen parte del equipo laboral, están pensados exclusivamente para cumplir funciones profesionales y no para uso personal. Su objetivo principal es garantizar la productividad y la conexión con la empresa, ofreciendo flexibilidad al empleado, pero siempre dentro del marco de la actividad laboral.
El coche de empresa, por su parte, comparte la característica de ser un recurso proporcionado por la organización, pero su naturaleza y finalidad son diferentes. Mientras que el ordenador se utiliza principalmente para tareas intelectuales o de gestión, el vehículo sirve para desplazamientos, tanto dentro de la actividad profesional como, en algunos casos, con fines personales. Sin embargo, existe un desconocimiento generalizado entre los trabajadores sobre los derechos que tienen respecto a este recurso, especialmente cuando se trata de usarlo fuera del horario laboral o para fines propios.
El uso particular del vehículo requiere una autorización expresa por parte de la empresa, que puede constar en el contrato de trabajo o en un acuerdo adicional. Sin esta autorización, emplear el coche con fines personales podría considerarse una infracción de la buena fe contractual y acarrear responsabilidades laborales. La autorización formaliza el permiso y establece los límites del uso privado, garantizando que tanto la empresa como el empleado comprendan sus derechos y obligaciones.
¿El coche de empresa se considera una retribución?
Desde el punto de vista fiscal, el uso personal del vehículo de empresa se considera una retribución en especie, que debe reflejarse en la nómina del trabajador y cumplir con la normativa vigente sobre valoración de estos beneficios. La responsabilidad del empleado incluye cuidar del vehículo, mantenerlo en buen estado, cumplir la normativa de tráfico, asumir las multas que puedan surgir por infracciones y garantizar que su licencia de conducir esté en vigor. También debe seguir las políticas de kilometraje y las normas internas que regulan el uso fuera del horario laboral, asegurando una gestión responsable de los recursos de la empresa.
Los beneficios de permitir un uso privado del vehículo son claros tanto para la empresa como para el trabajador. Para el empleado representa un ahorro en transporte y un incentivo laboral que mejora la calidad de vida. Para la empresa constituye una herramienta de atracción y retención de talento, además de ofrecer ventajas fiscales en impuestos como el IVA, el Impuesto sobre Sociedades y el IRPF, pues cuentan con ciertas deducciones a su favor. Esta relación de beneficios y responsabilidades hace necesario un equilibrio que proteja los intereses de ambas partes, fomentando un uso justo y consciente del vehículo.
Las políticas internas pueden limitar el uso personal
Por ello, resulta fundamental que las empresas cuenten con políticas internas claras sobre el uso de coches corporativos, estableciendo criterios de elegibilidad, procedimientos ante accidentes, normas de mantenimiento y límites de uso particular. Una gestión cuidadosa y el cumplimiento normativo aseguran que el beneficio laboral no se convierta en un riesgo legal o fiscal, fomentando un uso responsable del vehículo y una relación transparente entre la empresa y sus empleados. Además, estas políticas facilitan la resolución de conflictos y previenen posibles disputas derivadas del uso indebido del coche, garantizando una convivencia laboral más ordenada.