El 30 de diciembre de 2024, a cuatro días de la fecha señalada para la entrada en operación del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), Laura Ávila Bolaños, presidenta ejecutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), comunicó a todas las jefaturas que la herramienta entraría en operación con solo dos de los 16 módulos requeridos.
Completar el ERP es vital para la CCSS, ya que permitirá modernizar e integrar los sistemas de gestión de compras, inventarios, control de almacenes, tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, mantenimiento y transporte, entre otros.
El proyecto se planteó desde 2017 y representa una inversión de $45 millones, que son poco más de ¢22.000 millones al tipo de cambio actual, de los cuales se habían ejecutado ¢20.214 millones hasta octubre de 2024. La institución, además, tiene el tiempo en su contra, pues el contrato con el proveedor se prorrogó el año anterior y le restan aproximadamente seis meses para su vencimiento.
El lanzamiento del sistema de forma incompleta consta en un oficio firmado el 30 de diciembre por la jerarca; el gerente financiero, Gustavo Picado Chacón; el gerente de Logística, Esteban Vega de la O, y el director de Plan de Innovación, Héctor Arias Mora. En ese documento, Ávila expresó que, a partir del 3 de enero, el sistema saldría “en vivo” solo con los módulos de “Gestión de Portafolios y las principales funcionalidades del módulo de Proyectos”.
La razón principal de esa decisión fueron los cuestionamientos planteados por la Gerencia Financiera y la Gerencia de Logística a la Dirección de Plan de Innovación, departamento que tiene a cargo el proyecto. Por ejemplo, el 21 de diciembre, todas las jefaturas de la Gerencia Financiera firmaron un oficio en el cual enlistaron los problemas de la herramienta, como la incapacidad de integrarse con otros sistemas que utilizan para procesos de pago, contabilidad y compras.
Solo en el caso del Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop), clave para la adquisición de bienes y servicios, declararon que “se desconoce el estado actual”, porque “no se ha participado en el proceso”, también con otros sistemas vitales, como el Expediente Digital Único en Salud (EDUS). “Se desconoce el estado actual”, reiteraron.
“Desde la perspectiva de los procesos financieros y contables que nos corresponde guiar y conducir técnicamente, se indica que a la fecha no se reúnen los elementos mínimos para su entrada en operación. En el ámbito financiero, la CCSS no se puede permitir paralizar o ralentizar procesos de pagos a funcionarios, proveedores, usuarios, incapacidades, licencias, traslado de recursos a diversas instancias”, advirtieron.
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La Gerencia de Logística también emitió una serie de dudas sobre el funcionamiento del ERP. De las pruebas realizadas entre el 16 y el 20 de diciembre, los equipos de trabajo detectaron que “no reúne los elementos mínimos para su entrada en operación”, ya que con las evaluaciones se perdió hasta un 50% de los datos relacionados con control de inventarios.
“(...) No se disponen de las condiciones mínimas necesarias que aseguren la continuidad de las operaciones de la cadena de abastecimiento institucional, así como los planes de contingencia que sume a la administración de riesgos, para una salida exitosa en enero 2025″, señaló Esteban Vega de la O, en un oficio firmado el 23 de diciembre.
En una declaración oficial, divulgada por la oficina de prensa, Laura Ávila Bolaños, presidenta ejecutiva de la CCSS, manifestó que estaban realizando una “salida progresiva del ERP”. Sin embargo, omitió referirse a los riesgos y brechas señaladas por las gerencias Financiera y Logística.
No obstante, en documentos internos, remitidos a directores de departamentos, sucursales y centros médicos, reconoció los cuestionamientos y aseguró que el resto de módulos entrarán en operación “en un espacio de tiempo abreviado”, pero no ofreció detalles.
La Nación llamó desde la semana pasada a Ávila, pero no contestó las llamadas realizadas a su teléfono celular. Lo mismo ocurrió con Héctor Arias Mora, director de Plan de Innovación. A este funcionario también se le envió un correo electrónico este lunes 6 de enero, pero no contestó antes del cierre de esta información.
El contratista encargado del desarrollo del ERP es GBM de Costa Rica. La adjudicación se realizó en 2018 en un proceso que se ejecutó fuera del Sistema Integrado de Compras Públicas. La proyección institucional es que, para agosto de 2025, el contrato ascienda a ¢27.000 millones.
Una de las preguntas sin respuesta es quién asumirá la responsabilidad administrativa si no se logra implementar el ERP antes de que caduque el contrato con el proveedor.
Las inconformidades con respecto al ERP van más allá de las oficinas centrales, pues desde el 29 de octubre de 2024, a través de una nota, Carlos Jiménez Herrera, director del Hospital Nacional de Niños, señaló que el proceso para poner en marcha esa herramienta había “sido abrupto” y que la capacitación recibida hasta ese momento era “considerada insuficiente”.
Jiménez, además, cuestionó que no se tuviera previsto asignar personal técnico a los hospitales para acompañar la implementación de la plataforma.
El Consejo Nacional de Aprovisionamiento, integrado por los directores de varios hospitales y áreas de salud, también criticó el proceso de implementación, mencionaron que la “mayoría de los funcionarios en las unidades locales desconoce totalmente” en qué consiste el proyecto.
Añadieron que la capacitación es insuficiente “para la magnitud de un sistema de este tipo” y que les preocupa el poco tiempo que existe para capacitar a los trabajadores.
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Por último, indicaron que existe resistencia al cambio de parte de algunas jefaturas médicas, así como falta de plazas y problemas para la migración de datos.
