El trabajo realizado en los departamentos de Comercio Exterior ha ido evolucionando con el tiempo; desde el proceso operativo para la obtención de información aduanera a través de documentos físicos, el ir y venir de correos o llamadas con proveedores, agente aduanal, transportistas y áreas de compras, generar múltiples reportes y fórmulas en excel, hasta preparar expedientes físicos teniendo infinidad de cajas con papeles; todos ellos generando procesos ineficientes y con altas probabilidades de error por la manipulación excesiva de información.
Las actividades que se creía que eran las que se hacían en las áreas de Comercio Exterior eran meramente operativas; importar y exportar mercancías en tiempo para poder cumplir con un programa de producción, el cual genera: pedimentos, perseguir cajas de tráiler y pagar cuentas de gastos, pero ¿Cuándo surge el cumplimiento? Éste sale a relucir cuando se tiene algún tipo de auditoría ya sea por consultores externos o en el peor de los casos por alguna autoridad, dando como resultado el que se detecten las oportunidades en los procesos aduaneros: la información incorrectamente declarada en pedimentos, expedientes incompletos, falta de control en los activos fijos, así como en los programas o certificaciones de las compañías, lo que conlleva al pago de multas críticas para las compañías y en el peor de los casos a problemáticas que impiden el que puedan seguir operando con normalidad y después del mal momento vivido es cuando ahora si se busca corregir todo lo que lleva a un riesgo y buscar estar cumplimiento.
Me pregunto: ¿por qué esperar hasta que sucedan situaciones graves para poner especial atención a los departamentos de Comercio Exterior? Los temas Aduaneros son tan importantes como lo es la producción; es hacer las cosas correctamente y anticiparnos a detectar inconsistencias, el cometer errores u omisiones de Comercio Exterior cuesta, y cuesta mucho, porque recordemos que el desconocimiento de la ley no nos exime de su cumplimiento ¿por qué no aprender de los errores previos o de los errores de los demás? Las empresas deben estar muy atentas a erradicar las prácticas antiguas poco eficientes y con posibilidad de error y evolucionar en el tema de automatización y análisis de datos aduaneros, si la autoridad al día de hoy ya lo hace, ya que cuentan con mucha información electrónica de los contribuyentes y a partir de ahí pueden generar análisis de riesgo con los cuáles mandan auditorías muy específicas. ¿Por qué no hacerlo nosotros de manera preventiva y autocorregirnos?
¿Vale la pena invertirle recursos al área de Comercio Exterior? En mi opinión sí, totalmente; hoy en día estamos en una época donde la automatización a través de múltiples sistemas y el business intelligence (BI) nos hacen más fácil la ejecución y el control de tareas y procesos, así como el que poder generar nuestros propios análisis de riesgo internamente según la operación aduanera de cada compañía para poder tomar acciones al respecto y asegurar el cumplimiento.
Las empresas que formamos parte del Comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León estamos convencidos de ello, es por ese motivo que hemos preparado el Foro de Comercio Exterior: “Automatización e Inteligencia de Datos en el Comercio Exterior” donde platicaremos a mayor detalle del tema, los invitamos a registrarse a este evento, esperando contar con su asistencia.
Yuritzi Vázquez, directora del comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León.
